Canllawiau

Sut i wneud cwyn i ASCA

Diweddarwyd 18 Medi 2024

1. Y dyfarnwr a’r hyn rydym yn ei wneud 

1.1 Rôl y dyfarnwr 

Mae Dyfarnwr y Gadwyn Gyflenwi Amaethyddol (ASCA) yn gorfodi rheoliadau Ymrwymiadau Masnachu Teg (Llaeth) 2024.  Bydd yr ASCA, sy’n gweithredu ar ran Ysgrifennydd Gwladol yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig, yn cyflawni’r swyddogaethau gorfodi o dan y rheoliadau. 

Daeth y rheoliadau i rym yn y DU ar 9 Gorffennaf 2024, ac maent yn berthnasol i bob contract newydd a wneir ar gyfer prynu llaeth gan gynhyrchwr. Mae cyfnod pontio o 12 mis ar gyfer cytundebau presennol, ac ar ôl hynny bydd angen i bob contract o’r fath gydymffurfio â’r rheoliadau erbyn 9 Gorffennaf 2025.

Bydd yr ASCA yn ymchwilio i gwynion perthnasol am gontractau prynu llaeth a godwyd gan gynhyrchwyr. 

Pan fydd yr ASCA yn canfod bod prynwr wedi methu â chydymffurfio â gofyniad o dan y rheoliadau, gallai’r ASCA ei gwneud yn ofynnol i’r prynwr dalu cosb sifil neu iawndal neu’r ddau. 

Uchafswm cosb sifil yw 1% o drosiant y prynwr, i’w dalu i gronfa gyfunol y llywodraeth. 

Gellir adfer unrhyw gosb sifil heb ei thalu fel dyled.  

Mae’r ASCA hefyd wedi cyhoeddi canllawiau i helpu cynhyrchwyr a phrynwyr ddeall y rheoliadau, gan gynnwys: 

• pa ffactorau fydd yn cael eu hystyried wrth gyfrifo unrhyw gosb sifil neu iawndal yn dilyn penderfyniad gorfodi 

• sut gall cynhyrchydd neu brynwr wneud sylwadau i’r ASCA ar ôl derbyn hysbysiad 

• sut gall cynhyrchydd neu brynwr apelio penderfyniad sydd wedi’i wneud 

Bydd yr ASCA hefyd yn adolygu’r rheoliadau o fewn y 5 mlynedd i’w gwneud, ac o leiaf bob 5 mlynedd ar ôl hynny, ac yn cyhoeddi adroddiad sy’n nodi casgliadau pob adolygiad. 

Bydd yr ASCA yn ymrwymedig i ymgysylltu â’r diwylliant a sicrhau bod pawb yn deall y rheoliadau ac yn cydymffurfio â hwy. 

1.2 Am beth y gallwch gwyno 

Mae gennych chi (y cynhyrchydd) yr hawl i gwyno i’r ASCA am gontractau prynu llaeth nad ydynt yn cydymffurfio â gofynion rheoliadol, neu nid yw’r rhwymedigaethau’n cael eu cyflawni gan y prynwr y mae gennych gontract â hwy.   

Gallwch wneud cwyn berthnasol i ASCA ynglŷn â:   

1. Peidio cael contract prynu llaeth ysgrifenedig ar waith o gwbl. 

2. Pan na fydd rhywbeth sy’n ofyniad yn y rheoliadau wedi’i gynnwys yn eich contract prynu llaeth. 

3. Pan fydd rhywbeth sydd wedi’i gynnwys yn eich contract prynu llaeth yn mynd yn groes i’r rheoliadau. 

4. Ar gyfer contractau sy’n defnyddio pris amrywiol a bennir gan y prynwyr: methiant y prynwr i ymateb o fewn 7 niwrnod i’ch cais am esboniad ynglŷn â sut y pennwyd y pris newydd yn dilyn adolygiad o brisiau. 

Bydd yr ASCA ond yn gallu ymchwilio i’ch cwyn ar ôl i chi wneud y gŵyn i’r prynwr gan ddefnyddio’r broses datrys anghydfod yn eich contract a bod 28 diwrnod wedi mynd heibio, oni bai: 

1. Nad oes gennych gontract ysgrifenedig. 

2. Nid oes gan eich contract ysgrifenedig unrhyw ddarpariaeth ar gyfer datrys anghydfod. 

3. Nid yw’r broses datrys anghydfod yn eich contract yn cydymffurfio â’r rheoliadau. 

1.3 Yr hyn na allwn helpu ag ef 

Ni all yr ASCA ddarparu cymorth neu wybodaeth benodol ynghylch a fydd cwyn arfaethedig, os caiff ei chyflwyno, yn cydymffurfio â’r rheoliadau hyn ai peidio.  Gallai gwneud hyn arwain at wrthdaro buddiannau os byddwch yn cyflwyno cwyn i’r ASCA. 

Fodd bynnag, gall yr ASCA ateb ymholiadau cyffredinol am gwmpas y rheoliadau a’ch cyfeirio at rannau perthnasol posibl o’n canllawiau. Yn yr achos cyntaf, cyfeiriwch at ein canllawiau rheoliadau. Os ydych yn parhau i fod yn ansicr a yw eich pryder yn un y gellir ei gyfeirio at ASCA, cysylltwch â ni neu geisio cyngor cyfreithiol annibynnol cyn cyflwyno cwyn.  

Os yw eich ymholiad yn un cyffredinol am fwriad polisi’r rheoliadau neu’r Dyfarnwr, cyfeiriwch at ein canllawiau. Ni fyddwn yn ymateb i’r ymholiadau hyn. 

Cwynion sydd eisoes wedi’u penderfynu 

Ni all ASCA ymchwilio i gŵyn sydd eisoes wedi’i phenderfynu, oni bai ei bod yn gŵyn lle mae tystiolaeth newydd wedi dod i law, ac nid yw unrhyw gosbau sifil neu iawndal wedi’u rhoi yn y gorffennol. 

Anghydfodau 

Mae’n bosibl y bydd rhai achosion o anghydfodau cytundebol a fyddai’n cael eu cynnwys o dan gyfreithiau masnachol yn hytrach na chylch gwaith yr ASCA. Yn y sefyllfaoedd hyn, ceisiwch gyngor cyfreithiol annibynnol ynglŷn â sut i fwrw ymlaen â’ch anghydfod.   

Os yw eich ymholiad yn ymwneud â chais Rhyddid Gwybodaeth, anfonwch e-bost i data.protection@defra.gov.uk. 

2. Gwneud cwynion 

2.1 Sut i wneud cwyn 

Os hoffech wneud cwyn, lawrlwythwch ffurflen gwneud cwyn. 

I wneud cwyn berthnasol, mae’n rhaid i chi gyflwyno’r wybodaeth ganlynol drwy’r ffurflen hon: 

• manylion y methiant honedig i gydymffurfio 

• unrhyw dystiolaeth o’r methiant honedig i gydymffurfio 

• datganiad i ddweud a yw’r cynhyrchydd yn ceisio iawndal gan y prynwr dan sylw 

• swm yr iawndal a geisir 

• y rhesymau pam y ceisir iawndal o’r fath 

Ar ôl i chi lenwi’r ffurflen, dylech ei dychwelyd i asca@defra.gov.uk.   

2.2 Sut i ddelio â chwynion 

Os ydych yn gwneud cwyn, byddwn yn cydnabod ein bod wedi’i derbyn ac yn rhoi gwybod i chi beth fydd y camau nesaf. 

Os gwneir cwyn yn eich erbyn, byddwn yn cysylltu â chi i roi gwybod manylion y gŵyn a sut y gallwch ymateb i’r honiadau. 

2.3 Beth sy’n digwydd ar ôl i chi gyflwyno cwyn (i gynhyrchwyr) 

Ar ôl i chi gyflwyno cwyn, byddwn yn cydnabod ein bod wedi’i derbyn ac yn aseinio trafodwr achos. Hwy fydd eich pwynt cyswllt drwy’r broses gwyno.   

Yna bydd swyddfa’r ASCA yn gwirio’r ffurflen gwyno i wneud yn siŵr ei bod yn gyflawn a bod gennym yr holl dystiolaeth sydd ei hangen gennych er mwyn gallu ystyried y gŵyn yn llawn. Byddwn yn cysylltu â chi os bydd angen unrhyw wybodaeth bellach gennych ar y cam hwn. 

Yna bydd y gŵyn yn cael ei brysbennu er mwyn asesu a yw seiliau’r gŵyn yn cyd-fynd â’r meini prawf a nodir yn rheoliadau Ymrwymiadau Masnachu Teg (Llaeth) 2024.  

Os na allwn fwrw ymlaen â’ch cwyn, byddwn yn ysgrifennu atoch i’ch hysbysu o’r penderfyniad hwn a’r rhesymau dros y penderfyniad hwnnw.   

Prosesu cwyn 

Os yw eich cwyn yn un y gallwn ymchwilio iddi, byddwn yn eich hysbysu y byddwn yn dechrau’r weithdrefn ymchwilio. Mae hyn yn golygu cysylltu â’r Prynwr a rhoi hysbysiad iddynt eich bod wedi gwneud cwyn berthnasol i ASCA. Bydd yr hysbysiad hwn yn cynnwys yr honiadau a wnaethoch yn eu herbyn, ac yn gofyn am eu hymateb i’r gŵyn, gan gynnwys tystiolaeth ategol o’u safbwynt. Mae rhwymedigaeth gyfreithiol ar brynwyr o dan y Rheoliad i gydweithredu â’r ymchwiliad. 

Wrth ymchwilio cwyn berthnasol, gall yr ASCA ystyried hefyd methiannau eraill i gydymffurfio â’r rheoliadau nad oeddynt yn rhan o’r gŵyn honno. 

Yn ystod yr ymchwiliad mae’n bosibl y bydd angen mwy o dystiolaeth arnom gennych. 

Gallai’r mathau o dystiolaeth y gallwn ofyn amdani gynnwys:  

• dogfennau, gan gynnwys rhai mewn ffurfiau digidol 

• tystiolaeth tyst, a ddarperir naill ai drwy ddatganiad ysgrifenedig neu ar lafar 

• unrhyw dystiolaeth arall y mae’r ASCA yn ystyried ei bod yn berthnasol i’r gŵyn. 

Bydd ein cais am dystiolaeth yn ysgrifenedig a bydd yn cynnwys: 

• datganiad bod y cais yn cael ei wneud o dan baragraff (7)(b) 

• manylion y person y gwneir cais am dystiolaeth iddynt 

• pa dystiolaeth y gofynnir amdani 

• sut i gyflwyno’r dystiolaeth 

• lle i gyflwyno’r dystiolaeth 

• y dyddiad y mae angen darparu’r dystiolaeth  

Os na ddarperir y dystiolaeth y gofynnwyd amdani, gallai’r ASCA ddechrau camau cyfreithiol er mwyn i’r wybodaeth y gofynnwyd amdani gael ei chyflenwi. Gallai methiant i ddarparu tystiolaeth y gofynnwyd amdani arwain hefyd at yr ASCA yn llunio casgliad anffafriol am y person mewn cysylltiad â’r gŵyn. 

Efallai y byddwn yn ymgynghori â thrydydd parti, er enghraifft cyfreithwyr arbenigol a Dyfarnwr y Cod Cyflenwi Nwyddau Groser, fel rhan o’r broses gwyno. Os yw eich busnes y tu allan i’r DU, efallai y byddwn yn gofyn am fewnbwn gan yr awdurdodau yn eich awdurdodaeth yn ystod hynt eich cwyn. 

Gwneud penderfyniad 

Ar ôl ymchwilio i gŵyn, bydd yr ASCA yn gwneud penderfyniad a ydynt yn bwriadu gosod gofyniad i dalu cosb sifil a/neu iawndal ai peidio yn unol â’r rheoliadau. 

Os nad oes achos o dorri rheoliadau 

Os bydd yr ASCA yn canfod na fu achos o dorri’r rheoliadau, byddwn yn ysgrifennu at y ddau barti gan nodi na wnaed penderfyniad i osod cosb sifil a /neu iawndal a’r rhesymau dros y penderfyniad hwnnw. Yna bydd swyddfa’r ASCA yn cau’r gŵyn. 

Mae gennych hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad i beidio â gosod cosb sifil neu iawndal i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf. Ceisiwch gyngor cyfreithiol annibynnol ar apelio yn erbyn y penderfyniad i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf. I gael gwybodaeth am sut i apelio, gweler Canllawiau Statudol rheoliadau Ymrwymiadau Masnachu Teg (Llaeth) 2024. 

Os yw’r ASCA yn bwriadu gosod cosb a/neu iawndal 

Os yw’r ASCA yn bwriadu gosod gofyniad ar y prynwr i dalu cosb sifil a/neu iawndal, byddwn yn ysgrifennu at y ddau barti gan nodi’r achos o dor-rheol y mae’r ASCA yn credu sydd wedi’i gyflawni, y dystiolaeth y dibynnir arni a’r gosb sifil a/neu’r iawndal y mae’r ASCA yn bwriadu ei osod. 

Os yw’r ASCA yn cynnig ei gwneud yn ofynnol i’r prynwr dalu iawndal, bydd gennych gyfle i wneud sylwadau ysgrifenedig ynglŷn â swm yr iawndal hwnnw. Bydd gan y prynwr gyfle hefyd i wneud sylwadau mewn cysylltiad â’r achosion o dorri’r rheoliadau y mae’r ASCA yn credu sydd wedi’u cyflawni a’r gofyniad arfaethedig i dalu cosb sifil a/neu iawndal. 

Unwaith y bydd y cyfnod ar gyfer cyflwyno sylwadau ysgrifenedig wedi dod i ben, bydd yr ASCA yn gwneud penderfyniad terfynol ynghylch a ddylid gosod gofyniad i dalu cosb sifil a/neu iawndal. Lle penderfynir gosod cosb sifil a/neu iawndal, byddwn yn ysgrifennu at y ddau barti yn nodi’r gofyniad sy’n cael ei osod, y rhesymau dros hyn ac esboniad o sut y cyfrifwyd swm y gosb sifil a/neu iawndal. 

Mae gennych hawl i apelio i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf yn erbyn swm unrhyw iawndal a osodir. Dylech geisio cyngor cyfreithiol annibynnol ar apelio’r penderfyniad i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf. 

Noder, os na fydd yr ASCA yn canfod achos o dorri’r rheoliadau, nid yw hynny o reidrwydd yn golygu bod y contract yn annilys. Yn yr un modd, nid yw achos o dorri’r rheoliadau o reidrwydd yn golygu y bydd achos o fynd yn groes i’r contract ei hun, cyhyd ag  y bydd y ddau barti wedi bod yn cyflawni eu rhwymedigaethau o fewn y contract. 

Gofynnwch am gyngor cyfreithiol annibynnol am unrhyw achosion o dorri’r contract neu’r graddau y mae’n rhaid i chi barhau i gyflawni eich rhwymedigaethau oddi tano. 

3. Beth sy’n digwydd os gwneir cwyn yn fy erbyn? (i brynwyr) 

Os bydd yr ASCA yn derbyn cwyn amdanoch y mae’n bwriadu ymchwilio iddo, bydd y triniwr achos yn cysylltu â chi i’ch hysbysu am y gŵyn. Bydd hyn yn cynnwys manylion y gŵyn, gofynnir am eich ymateb i’r honiadau a wnaed yn y gŵyn a darparu’r dyddiad y mae angen eich ymateb. Y triniwr achos fydd eich prif bwynt cyswllt yn ystod yr ymchwiliad i’r gŵyn. 

Ar ôl i chi ddarparu eich ymateb cychwynnol i’r honiadau, bydd swyddfa’r ASCA yn asesu ein hymateb ac yn rhoi gwybod i chi a oes angen unrhyw fanylion pellach gennych arnom ar gyfer yr ymchwiliad. 

Mae’r mathau o dystiolaeth y gallwn ofyn amdanynt yn cynnwys: 

• dogfennau, gan gynnwys rhai mewn ffurfiau digidol 

• tystiolaeth tyst, a ddarperir naill ai drwy ddatganiad ysgrifenedig neu’n llafar 

• unrhyw dystiolaeth arall y mae’r ASCA yn ystyried ei bod yn berthnasol i’r gŵyn. 

Bydd ein cais am dystiolaeth yn ysgrifenedig a bydd yn cynnwys: 

• datganiad bod y cais yn cael ei wneud o dan baragraff (7)(b) 

• manylion y person y gwneir cais am dystiolaeth iddynt 

• pa dystiolaeth y gofynnir amdani 

• sut i gyflwyno’r dystiolaeth 

• lle i gyflwyno’r dystiolaeth 

• y dyddiad y mae angen darparu’r dystiolaeth  

Os byddwn yn gofyn am dystiolaeth gennych chi, gallai’r ASCA ddechrau camau cyfreithiol i’ch cael i gyflenwi’r wybodaeth.  Gallai methiant i ddarparu tystiolaeth y gofynnwyd amdani arwain hefyd at yr ASCA yn llunio casgliad anffafriol am y person mewn cysylltiad â’r gŵyn. 

Wrth ymchwilio i gŵyn berthnasol, gallai’r ASCA ystyried hefyd methiannau eraill  

Efallai y byddwn yn ymgynghori â thrydydd parti, er enghraifft cyfreithwyr arbenigol a Dyfarnwr y Cod Cyflenwi Nwyddau Groser, fel rhan o’r broses gwyno. Os yw eich busnes y tu allan i’r DU, efallai y byddwn yn gofyn am fewnbwn gan yr awdurdodau yn eich awdurdodaeth yn ystod hynt eich cwyn. 

Ar ôl ymchwilio i gŵyn, bydd yr ASCA yn gwneud penderfyniad a ydynt yn bwriadu gosod gofyniad i dalu cosb sifil a/neu iawndal ai peidio yn unol â’r rheoliadau. 

Os nad oes achos o dorri rheoliadau 

Os bydd yr ASCA yn canfod na fu achos o dorri’r rheoliadau, byddwn yn ysgrifennu at y ddau barti gan nodi na wnaed penderfyniad i osod cosb sifil a /neu iawndal a’r rhesymau dros y penderfyniad hwnnw. 

Mae gan y cynhyrchydd yr hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad i beidio â gosod cosb sifil neu iawndal i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf.  

Os yw’r ASCA yn bwriadu gosod cosb a/neu iawndal 

Os yw’r ASCA yn bwriadu gosod gofyniad ar y prynwr i dalu cosb sifil a/neu iawndal, byddwn yn ysgrifennu at y ddau barti gan nodi’r achos o dor-rheol y mae’r ASCA yn credu sydd wedi’i gyflawni, y dystiolaeth y dibynnir arni a’r gosb sifil a/neu’r iawndal y mae’r ASCA yn bwriadu ei osod. 

Os yw’r ASCA yn bwriadu gosod cosb sifil a/neu iawndal, bydd gennych gyfle i wneud sylwadau ysgrifenedig ynglŷn â swm yr iawndal hwnnw. Bydd gan y prynwr gyfle hefyd i wneud sylwadau mewn cysylltiad â’r achosion o dorri’r rheoliadau y mae’r ASCA yn credu sydd wedi’u cyflawni a’r gofyniad arfaethedig i dalu cosb sifil a/neu iawndal. 

Unwaith y bydd y cyfnod ar gyfer cyflwyno sylwadau ysgrifenedig wedi dod i ben, bydd yr ASCA yn gwneud penderfyniad terfynol ynghylch a ddylid gosod gofyniad i dalu cosb sifil a/neu iawndal. Lle penderfynir gosod cosb sifil a/neu iawndal, byddwn yn ysgrifennu at y ddau barti yn nodi’r gofyniad sy’n cael ei osod, y rhesymau dros hyn ac esboniad o sut y cyfrifwyd swm y gosb sifil a/neu iawndal yn ogystal â sut i dalu.  Bydd gennych 28 diwrnod i wneud unrhyw daliad. 

Mae gennych hawl hefyd i apelio i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf am benderfyniad yr ASCA i osod cosb sifil a/neu iawndal a’r swm y cawsoch eich gorchymyn i’w dalu. Dylech geisio cyngor cyfreithiol annibynnol ar apelio’r penderfyniad i’r Tribiwnlys Haen Gyntaf. 

4. Canllawiau statudol i gynhyrchwyr a phrynwyr 

Darperir y canllaw hwn gan Ysgrifennydd Gwladol yr Amgylchedd, Bwyd a Materion Gwledig o dan Reoliad 22 rheoliadau Ymrwymiadau Masnachu Teg (Llaeth) 2024. 

Mae’r canllawiau’n ymdrin â’r ffaith bod yr Ysgrifennydd Gwladol yn gosod gofyniad i dalu cosb sifil a/neu iawndal o dan Reoliad 21(1) o’r rheoliadau. 

Rhaid i’r Ysgrifennydd Gwladol roi sylw i’r canllawiau hyn wrth arfer y pwerau o dan Reoliad 21(1) o’r rheoliadau. 

Yn unol â hynny, fel sy’n ofynnol gan Reoliad 22, mae’r canllawiau hyn yn nodi:  

• y materion i’w hystyried wrth benderfynu ar swm y gosb sifil neu’r iawndal sy’n daladwy am dorri’r rheoliadau 

• hawliau’r prynwr a’r gwerthwr i wneud sylwadau o dan reoliad 24 y rheoliadau 

• hawl y prynwr a’r gwerthwr i apelio yn erbyn penderfyniad i osod gofyniad o dan adran 26 y rheoliadau 

Darllenwch y Canllaw Statudol ar gyfer y rheoliadau Ymrwymiadau Masnachu Teg (Llaeth) 2024 yma. 

5. Canllawiau ychwanegol i gynhyrchwyr a phrynwyr 

Cynhyrchwyd y canllaw anstatudol ychwanegol hwn i helpu partïon mewn contractau prynu llaeth i ddeall y gofynion yn y rheoliadau. 

Darllenwch y canllawiau anstatudol ar gyfer y rheoliadau Ymrwymiadau Masnachu Teg (Llaeth) 2024. 

6. Cwynion am yr ASCA a’r gwasanaeth a ddarperir 

Rydym yn ymrwymedig i ddelio â’ch cwyn o dan y rheoliadau yn deg, cyson a phrydlon. 

Os oes gennych gŵyn am sut mae ASCA neu’r Swyddfa wedi delio â’ch ymholiad neu’ch cwyn, neu safon y gwasanaeth a dderbynioch, cysylltwch â Dyfarnwr Safonau Gwasanaeth Defra yn service-standards.adjudicator@defra.gov.uk. 

Darllenwch fwy am safonau gwasanaeth Defra. 

Ni ellir defnyddio hyn i gwyno am y penderfyniad a wnaed gan yr ASCA. Gweler yr adrannau blaenorol ar sylwadau ac apeliadau.