Canllawiau

Treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr

Diweddarwyd 7 March 2024

Yn berthnasol i England and Gymru

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. Pwyntiau allweddol am gostau a thaliadau ymddiriedolwyr

Mae’r adran hon yn crynhoi’r prif bwyntiau i ymddiriedolwyr elusen eu hystyried. Maent yn seiliedig ar gymysgedd o gyfraith achosion, cyfraith elusennau, ac arfer da, ac maent yn cael eu trafod yn fanylach yn y canllaw.

• Mae’r cysyniad o swydd ymddiriedolwr di-dâl wedi bod yn un o nodweddion diffiniol y sector elusennol, gan gyfrannu’n fawr at ffydd y cyhoedd mewn elusennau.

• Yr egwyddor sylfaenol yw na ddylai ymddiriedolwyr roi eu hunain mewn sefyllfa lle mae eu buddiannau personol yn gwrthdaro â’u dyletswydd i weithredu er lles yr elusen heblaw eu bod wedi’u hawdurdodi i wneud hynny.

• Fodd bynnag, mae hawl gan ymddiriedolwyr i gael talu eu costau o gronfeydd yr elusen. Gall costau gynnwys ystod eang o gostau gan gynnwys, er enghraifft, costau teithio a chostau mynychu cyfarfodydd, taliadau ffôn a band eang penodol, teithio ar fusnes ymddiriedolwyr, a darparu gofal plant neu ofal i ddibynyddion eraill tra’n mynychu busnes ymddiriedolwyr.

• Mae gan elusennau bŵer statudol i dalu ymddiriedolwr, neu berson cysylltiedig, am gyflenwi nwyddau neu wasanaethau mewn rhai amgylchiadau o dan adran 185 o Ddeddf Elusennau 2011, fel y diwygiwyd. Ni ellir defnyddio’r pŵer hwn os yw’r ddogfen lywodraethol yn gwahardd y math hwn o daliad.

• Gall ymddiriedolwr elusen gael ei dalu am wasanaethu fel ymddiriedolwr dim ond os yw hyn yn amlwg er lles yr elusen ac yn darparu mantais sylweddol a chlir dros bob opsiwn arall. Nid oes pŵer cyffredinol yn y gyfraith ar gyfer y math hwn o daliad - byddai angen awdurdod penodol ar elusen a all gael ei ganfod yn ei ddogfen lywodraethol, neu gael ei ddarparu gan y Comisiwn Elusennau, neu, yn anaml, y llysoedd.

• Os yw elusen yn bwriadu cyflogi ymddiriedolwr mewn rhyw rôl arall, neu os yw elusen yn dymuno digolledu ymddiriedolwr am golli enillion i’w alluogi i fynychu cyfarfodydd yn ystod oriau gwaith, rhaid iddi yn gyntaf sicrhau bod ganddi’r awdurdod angenrheidiol yn ei ddogfen llywodraethu. Os nad yw, bydd angen i’r elusen gysylltu â’r Comisiwn neu’r llysoedd.

• Mewn unrhyw achos lle mae elusen yn dymuno gwneud taliad, ond nid oes ganddi bŵer clir i wneud hynny, rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr wneud cais i’r Comisiwn am awdurdod cyn i’r taliad gael ei wneud.

• Mae asesu unrhyw risgiau posibl yn briodol a rheoli gwrthdaro buddiannau yn ffactorau pwysig pan fydd elusen yn cynnig talu ymddiriedolwr. Dylai byrddau ymddiriedolwyr fod yn agored ac yn dryloyw ynghylch eu penderfyniad i dalu, a bod yn barod i’w gyfiawnhau os byddant yn cael eu herio’n gyhoeddus. I bob elusen, mae datgelu taliadau o’r fath yn y cyfrifon elusen yn unol â chanllawiau SORP Elusennau nid yn unig yn ofyniad cyfreithiol i gwmnïau ac elusennau mwy ond bydd yn helpu elusennau o bob maint i chwalu unrhyw ganfyddiad y gallai taliadau fod wedi’u gwneud yn gyfrinachol.

• Dylai fod gan elusennau weithdrefnau wedi’u diffinio’n glir ar gyfer nodi a rheoli gwrthdaro buddiannau. Yn ddelfrydol, dylai’r gweithdrefnau hyn gael eu nodi yn nogfen lywodraethol yr elusen.

• Fel arfer da, dylai bwrdd ymddiriedolwyr adolygu perfformiad pob ymddiriedolwr (gan gynnwys y cadeirydd) yn rheolaidd. Mae hyn yn arbennig o bwysig os yw ymddiriedolwr yn cael taliad gan yr elusen.

• Mae sicrhau bod y cyfle i fod yn ymddiriedolwr yn agored i bawb yn un o’r allweddi i gyflawni byrddau ymddiriedolwyr cryf ac effeithiol. Gall polisïau clir ar dalu costau helpu gyda hyn. Gellir defnyddio mathau eraill o daliad, gan gynnwys digolledu unigolion am golli enillion, hefyd fel arf i ddenu ymgeiswyr addawol na fyddent o bosibl yn gallu fforddio gwasanaethu fel arall. Os yw bwrdd ymddiriedolwyr yn ystyried os dylid gwneud taliad i ymddiriedolwr (yn hytrach nag ad-dalu costau) mae chwe ffactor allweddol i’w hystyried:

• pwy fydd yn derbyn y taliad - a fydd yn ymddiriedolwr, neu’n berson neu’n fusnes sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr?

• beth mae disgwyl i’r taliad gwmpasu?

• ydy’r taliad yn amlwg er lles gorau’r elusen?

• oes awdurdod cyfreithiol ar ei gyfer?

• pa amodau y mae’n rhaid eu bodloni os yw’r taliad i’w wneud?

• sut bydd unrhyw wrthdaro buddiannau yn cael eu rheoli?

Mae’r canllaw ar dreuliau a thaliadau ymddiriedolwyr yr un mor berthnasol i ymddiriedolwyr elusen ac unigolion neu fusnesau sy’n gysylltiedig â nhw.

2. Cyflwyniad ac ystyr termau

Mae’r cysyniad o swydd ymddiriedolwr di-dâl wedi bod yn un o nodweddion diffiniol y sector elusennol, gan gyfrannu’n fawr at ffydd y cyhoedd mewn elusennau. Nid yw hyn yn golygu na all ymddiriedolwr byth dderbyn unrhyw daliad neu fudd gan elusen; weithiau mae rhesymau da pam y gall fod er lles elusen i wneud taliad i ymddiriedolwr. Fodd bynnag, mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr leihau’r risgiau i enw da a gweithrediad eu helusen. Mae’r canllaw hwn wedi’i gynllunio i egluro’r gyfraith ac arfer da lle mae byrddau ymddiriedolwyr yn bwriadu gwneud taliadau i un neu fwy o’r ymddiriedolwyr.

2.1 Beth mae’r canllaw hwn yn cynnwys

Mae’r canllaw yn esbonio:

• yr hyn y gellir ei ddosbarthu fel costau cyfreithlon ymddiriedolwyr; mae’r Comisiwn yn pwysleisio na ddylai ymddiriedolwyr fod ‘allan o boced’ o ganlyniad i’r gwaith y maent yn gwneud ar ran eu helusen (adran 3)

• sut y gall elusennau ddefnyddio’r pŵer statudol i dalu ymddiriedolwyr ac unigolion cysylltiedig am nwyddau neu wasanaethau (a ddarperir gan Ddeddf Elusennau 2011, fel y diwygiwyd), a’r amodau y mae’n rhaid iddynt eu bodloni wrth wneud hynny (adran 5)

• yr amgylchiadau cyfyngedig lle gellir gwneud taliad am wasanaethu fel ymddiriedolwr, a’r materion y mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr roi sylw iddynt wrth ystyried y taliadau hyn (adran 5)

• pan fydd angen awdurdod y Comisiwn os yw ymddiriedolwr, cyn-ymddiriedolwr, neu berson sy’n gysylltiedig ag ymddiriedolwr, yn ymgymryd â chyflogaeth am dâl gydag elusen. Mae’r canllaw hefyd yn ymdrin â sefyllfaoedd lle mae gweithwyr elusen yn dod yn ymddiriedolwr. (adran 6)

• pryd y gellir talu iawndal rhesymol i ymddiriedolwr am golli enillion (adran 7)

Er mwyn cefnogi defnydd ymddiriedolwyr elusen o’r canllaw hwn, mae’r Comisiwn wedi cynnwys enghreifftiau yn y canllaw. Mae hefyd wedi cynnwys manylion canllawiau perthnasol eraill, a manylion cyswllt sefydliadau a all hefyd roi cyngor defnyddiol sy’n effeithio ar y mater o dalu ymddiriedolwyr.

2.2 Beth mae’r Comisiwn yn golygu wrth ‘gostau’ a ‘chostau ymddiriedolwyr’?

Mae costau fel arfer yn ad-daliadau gan yr elusen o gostau y bu’n rhaid i ymddiriedolwr eu talu’n bersonol er mwyn cyflawni dyletswyddau ymddiriedolwr. Mewn rhai achosion, efallai y bydd y costau hyn yn cael eu talu o flaen llaw. Nid yw ad-daliad o gostau a dynnwyd yn briodol yn daliad ymddiriedolwr, ac nid yw ychwaith yn cyfrif fel unrhyw fath o fudd personol.

Mae taliadau ymddiriedolwyr yn fuddiant ariannol neu fesuradwy arall a delir i ymddiriedolwr, neu i ‘berson cysylltiedig’ (gweler adran 3), o gronfeydd elusen yn gyfnewid am waith y mae’r ymddiriedolwr wedi’i wneud i’r elusen. Yn y rhan fwyaf o achosion, mae hyn yn golygu talu ymddiriedolwr am nwyddau neu wasanaethau y tu hwnt i ddyletswyddau arferol ymddiriedolwyr - er enghraifft, gwasanaethau plymio a rhannau (nwyddau a gwasanaethau), peintio eiddo’r elusen a chyflenwi’r deunyddiau (nwyddau a gwasanaethau), darparu offer chwaraeon (nwyddau), neu waith cyfreithiol neu gyfrifyddiaeth (gwasanaethau). Ond gall hefyd gynnwys taliad am wasanaethu fel ymddiriedolwr, a thaliad i ymddiriedolwr fel gweithiwr yr elusen mewn rôl ar wahân (er enghraifft prif weithredwr, pennaeth, neu arweinydd crefyddol sydd hefyd yn eistedd ar fwrdd elusen).

Gallai taliadau ymddiriedolwyr hefyd gael eu gwneud ‘mewn nwyddau’ - er enghraifft, defnydd am ddim o gyfleusterau neu wasanaethau’r elusen y mae’n rhaid i ddefnyddwyr dalu amdanynt fel arfer.

2.3 Ystyr termau ac ymadroddion eraill

Defnyddir y gair ‘rhaid’ pan fod gofyniad cyfreithiol neu reoleiddiol penodol y mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag ef. Defnyddir ‘dylai’ ar gyfer y canllawiau arfer da lleiaf y dylech eu dilyn heblaw bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.

Er bod y Comisiwn wedi ceisio ysgrifennu’r canllawiau hyn mewn iaithanffurfiol, mae nifer o dermau technegol y mae angen iddo eu defnyddio mewn mannau. Mae’r rhestr hon yn esbonio rhai ohonynt:

• Datganiad Cymwys o Arferion Cymeradwy (‘SORP’) yw’r term a ddefnyddir i ddisgrifio’r SORP i’w ddefnyddio gan yr elusen i baratoi ei chyfrifon ar sail croniadau sydd mewn grym ar gyfer y flwyddyn ariannol y mae’r cyfrifon yn cael eu paratoi ar ei chyfer.

• tor-ymddiriedaeth: torri unrhyw ddyletswydd a osodir ar ymddiriedolwr; i ymddiriedolwyr elusen, mae’r dyletswyddau hyn i’w gweld yn narpariaethau dogfen lywodraethol elusen, cyfreithiau a rheoliadau, neu orchmynion y llys neu’r Comisiwn.

• cwmni elusennol: cwmni a ffurfiwyd ac a gofrestrwyd o dan Ddeddf Cwmnïau 2006 at ddibenion elusennol yn unig; mae’r diffiniad hwn yn cynnwys cwmnïau elusennol sydd wedi’u cofrestru o dan Ddeddf Cwmnïau 1985, neu a oedd yn bodoli cyn hynny

• Deddf Elusennau: Deddf Elusennau 2011, fel y diwygiwyd

• pŵer talu amodol: lle gellir ddefnyddio pŵer i dalu ymddiriedolwyr dim ond gyda chymeradwyaeth ysgrifenedig y Comisiwn o flaen llaw

• gwrthdaro buddiannau: unrhyw sefyllfa lle gallai, neu gellid ystyried bod, buddiannau personol neu deyrngarwch ymddiriedolwr yn eu hatal rhag gwneud penderfyniad er lles gorau’r elusen yn unig

• person cysylltiedig: yng nghyd-destun taliad ymddiriedolwr, diffinnir hyn gan adran 188 o’r Ddeddf Elusennau ac yn fras mae’n golygu teulu, perthnasau neu bartneriaid busnes ymddiriedolwr. Mae hefyd yn cynnwys busnesau y mae gan ymddiriedolwr fuddiant ynddynt oherwydd perchnogaeth neu ddylanwad. Mae’r term yn cynnwys priod ymddiriedolwr neu bartner di-briod neu sifil, plant, brodyr a chwiorydd, wyrion a neiniau a theidiau, yn ogystal â busnesau lle mae ymddiriedolwr neu aelod o’r teulu yn dal o leiaf un rhan o bump o’r hawliau cyfranddaliadau neu hawliau pleidleisio. Os oes gennych unrhyw amheuaeth os yw person neu fusnes yn berson cysylltiedig, cyfeiriwch at adran 188 o’r Ddeddf Elusennau, neu ceisiwch gyngor gan gyfreithiwr neu berson arall sy’n gymwys i gynghori ar y mater.

• llys: fel arfer mae’n golygu’r Uchel Lys, ond gall olygu unrhyw lys arall yn Lloegr a Chymru sydd ag awdurdodaeth dros elusennau

• nwyddau neu wasanaethau: er hwylustod, mae cyfeiriad at ‘nwyddau neu wasanaethau’ yn y canllaw hwn yn golygu gwasanaethau a ddarperir, neu nwyddau a ddarperir, neu nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gyda’i gilydd

• dogfen lywodraethol: dogfen gyfreithiol sy’n amlinellu dibenion yr elusen ac, fel arfer, sut y caiff ei weinyddu; gall fod yn weithred ymddiriedolaeth, cyfansoddiad, memorandwm ac erthyglau cymdeithasu, ewyllys, trawsgludiad, Siarter Frenhinol, cynllun y Comisiwn, neu ddogfen ffurfiol arall

• gwaharddiad ar dalu: cyfarwyddyd penodol yn erbyn talu ymddiriedolwyr. Byddai hyn fel arfer yn cael ei fynegi mewn termau negyddol, er enghraifft: ‘Ni fydd yr ymddiriedolwyr yn talu…’ neu ‘Ni chaiff unrhyw ymddiriedolwr ei dalu…’. ond byddai math o eiriad sy’n dweud ‘Rhaid i bob ymddiriedolwr weithredu’n ddi-dâl’ hefyd yn waharddiad

• cynllun: dogfen gyfreithiol a wnaed gan y Comisiwn neu’r llys sydd naill ai’n nodi’r holl reolau ar gyfer rhedeg elusen (ac felly’n ddogfen lywodraethol), neu sy’n diwygio pwerau elusen (a thrwy hynny ffurfio rhan o’i ddogfen lywodraethol)

• Deddf 2000: Deddf Ymddiriedolwyr 2000

• ymddiriedolwr: ymddiriedolwr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reolaeth gyffredinol gweinyddiad yr elusen. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gallant gael eu galw gyda’i gilydd yn ymddiriedolwyr, y bwrdd ymddiriedolwyr, ymddiriedolwyr rheoli, pwyllgor rheoli, llywodraethwyr neu gyfarwyddwyr, neu gellir cyfeirio atynt gan ryw deitl arall.

3. Talu treuliau i ymddiriedolwr

Mae’r gyfraith yn rhoi’r hawl i ymddiriedolwyr elusen hawlio treuliau cyfreithlon tra’u bod yn ymgymryd â busnes ymddiriedolwyr. Nid oes angen awdurdod ar wahân yn nogfen lywodraethol yr elusen na chan y Comisiwn.

3.1 Beth yw costau ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Mae costau yn ad-daliadau gan elusen o daliadau cyfreithlon y bu’n rhaid i ymddiriedolwr eu talu’n bersonol er mwyn cyflawni eu dyletswyddau fel ymddiriedolwr. Fel arfer dylai hawliadau am dreuliau gael eu hategu gan filiau neu dderbynebau, ac eithrio lle mae’n anymarferol disgwyl hyn, er enghraifft, pan hawlir symiau bach iawn.

Yn fwy manwl

Gall unrhyw gostau rhesymol sy’n caniatáu i ymddiriedolwyr gyflawni eu dyletswyddau gael eu dosbarthu fel costau cyfreithlon. Cyn belled â bod yr elusen yn talu’r ymddiriedolwr am y gost neu’r gost wirioneddol yn unig, nid yw’r taliad yn drethadwy. Mae’r canlynol yn enghreifftiau o gostau:

• cost resymol teithio i ac o gyfarfodydd ymddiriedolwyr, ac ar fusnes a digwyddiadau ymddiriedolwyr; gall hyn gynnwys cost defnyddio trafnidiaeth gyhoeddus, costau tacsi, a lwfansau petrol i’r lefel a ganiateir gan Gyllid a Thollau EM (HMRC) cyn i dreth ddod yn daladwy

• ad-daliadau rhesymol am gost prydau a gymerwyd tra ar fusnes elusen

• cost resymol gofal plant, neu ofal dibynyddion eraill (er enghraifft, rhiant oedrannus) tra’n mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr

• cost postio a galwadau ffôn ar fusnes elusen

• costau rhent ffôn ymddiriedolwr a thanysgrifiad band eang, cyn belled â bod y rhain yn cael eu rhannu i adlewyrchu canran yr amser sy’n ymwneud â defnydd ar ran yr elusen

• cymorth cyfathrebu: cyfieithu dogfennau i Braille ar gyfer ymddiriedolwr dall, neu i ieithoedd gwahanol; darparu dyfeisiau rhybuddio a gwrando, a chymhorthion arbennig eraill ar gyfer pobl sydd â nam ar eu clyw

• costau prynu deunyddiau hyfforddi a chyhoeddiadau sy’n berthnasol i swydd ymddiriedolwr

• darparu cludiant, offer neu gyfleusterau arbennig ar gyfer ymddiriedolwr sydd ag anabledd

• cost llety dros nos rhesymol a chynhaliaeth (gan gynnwys unrhyw gostau gofal hanfodol) tra’n mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr neu ddigwyddiadau hanfodol eraill megis cynadleddau sector gwirfoddol neu gyrsiau hyfforddi arbenigol

Taliadau nad ydynt yn cyfrif fel costau

Mae adrannau 3.4 yn cwmpasu costau nad ydynt yn gostau ac na ellir eu gwneud yn gyfreithlon (3.4) neu na ellir ond eu gwneud os oes awdurdod addas (3.5).

Mae’n werth nodi hefyd nad yw ad-dalu ymddiriedolwyr am bryniannau y maent wedi’u gwneud yn bersonol ac yn briodol ar ran yr elusen yn cael eu cyfrif fel costau ac maent yn cael eu cyfrif fel rhan o wariant cyffredinol yr elusen.

3.2  Oes angen polisi costau ar elusennau?

Yr ateb byr

Mae’n arfer da i elusennau gael polisi costau.

Yn fwy manwl

Mae talu costau rhesymol yn ffordd dda o sicrhau bod y bwrdd ymddiriedolwyr cyfan yn cymryd rhan mewn rhedeg yr elusen ac, yn fwy cyffredinol, o sicrhau mai bod yn ymddiriedolwr yn agored i bawb. Er enghraifft, gallai hyn fod yn arbennig o berthnasol wrth geisio recriwtio ymddiriedolwyr iau neu i sicrhau bod pobl ar incwm isel yn gallu cymryd rhan. Heblaw trwy ddewis personol, ni ddylai unrhyw ymddiriedolwr fod ‘ar ei golled’ o ganlyniad i gyflawni ei ddyletswyddau a’i gyfrifoldebau arferol. Dylai fod gan elusennau bolisi treuliau ysgrifenedig, sy’n nodi’r hyn y gellir ei adennill fel traul a’r hyn na ellir ei adennill, a dylent sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn deall y polisi’n glir. Os yw byrddau ymddiriedolwyr yn ansicr os yw rhywbeth yn gymwys, dylent geisio cyngor proffesiynol. Os bydd y Comisiwn yn penderfynu bod eitem yn fudd ymddiriedolwr yn hytrach nag yn gost, ac nid oes pŵer yn y ddogfen lywodraethol i wneud y taliad, efallai y bydd y Comisiwn yn gallu ei gymeradwyo os gellir ddangos ei fod er budd yr elusen i wneud hynny.

3.3 A ellir talu costau ymddiriedolwyr o flaen llaw?

Yr ateb byr

Lle maent yn ystyried ei fod yn ddefnyddiol, gall byrddau ymddiriedolwyr wneud trefniadau i dalu costau parod rhesymol o flaen llaw.

Yn fwy manwl

Dylid ymdrin ag ad-dalu costau cyn gynted â phosibl a gellir ei wneud ag arian parod, yn enwedig ar gyfer eitemau llai. Gall taliad o flaen llaw fod yn arbennig o ddefnyddiol lle gellir rhagweld y gost, er enghraifft costau gwarchod plant wrth fynychu cyfarfod bwrdd, debyd uniongyrchol ar gyfer cysylltiad band eang, neu efallai y gost o aros mewn gwesty wrth fynychu cynhadledd. Bydd hefyd yn arbennig o ddefnyddiol i ymddiriedolwyr ar incwm isel neu fudd-daliadau’r wladwriaeth na allant aros am ad-daliad o bosibl.

Os yw cost wirioneddol y costau yn fwy na’r swm a roddwyd o flaen llaw, yna gellir gwneud addasiadau. Ond rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr fod yn glir bod gan unrhyw gynllun rhagdalu y maent yn ei roi ar waith fesurau diogelu priodol ac nad yw’n fudd preifat. Yn arbennig, dylent sicrhau bod unrhyw symiau sydd heb eu gwario yn cael eu dychwelyd i’r elusen.

Os yw’r taliad yn fwy na’r gost wirioneddol: bydd unrhyw daliad a gedwir gan ymddiriedolwr sy’n ychwanegol at gost wirioneddol y costau yn elw preifat anawdurdodedig, ac yn agored i’w ad-dalu i’r elusen.

Hawl i fudd-daliadau: mae rheolau budd-dal y wladwriaeth wedi egluro na fydd taliad am dreuliau a dalwyd yn y dyfodol yn effeithio ar hawl i fudd-daliadau. Yn achos unrhyw anghydfod, bydd cadw cofnodion clir yn galluogi elusen i ddangos bod taliadau o’r fath yn ad-daliad, ac nid yn incwm i’r ymddiriedolwr dan sylw.

3.4 Pa daliadau na fyddai’n dreuliau cyfreithlon ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Treuliau sy’n ormodol, a/neu nad ydynt yn ymwneud â gweithgareddau cyfreithlon ymddiriedolwyr.

Yn fwy manwl

Mae’r canlynol i gyd yn enghreifftiau o daliadau nad ydynt yn gostau neu daliadau ymddiriedolwyr cyfreithlon:

• talu llety gwesty neu gostau teithio ar gyfer priod neu bartner nad ydynt eu hunain yn teithio ar fusnes elusennol

• talu biliau ffôn preifat ar gyfer busnes nad yw’n gysylltiedig â’r elusen

• talu yswiriant meddygol preifat

• cyfraddau milltiredd petrol uwchlaw’r lefelau a gymeradwyir gan  HMRC  ar gyfer costau hawliadwy

• yn achos ymddiriedolwr a enwebwyd gan awdurdod lleol, treuliau y caniatawyd eisoes ar eu cyfer o dan drefniadau statudol neu gytundebol yr awdurdod hwnnw

Mae llawer o enghreifftiau eraill. Yn gyffredinol, dylai elusennau fod yn wyliadwrus o’r risg o hawliadau costau ymddiriedolwyr gormodol neu ffug. Gall unrhyw gamddefnydd o asedau elusen er budd preifat niweidio ffydd y cyhoedd mewn elusen, gall effeithio ar allu’r elusen i weithredu er budd y cyhoedd ac mae’n debygol o fod yn gyfystyr â chamreoli neu gamymddwyn. Gall yr ymddiriedolwr hefyd fod yn atebol i ad-dalu’r elusen am unrhyw hawliadau treuliau ymddiriedolwyr gormodol neu ffug.

3.5 Pa daliadau cyfreithlon nad ydynt yn cael eu cyfrif fel costau a allai fod angen awdurdod?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae rhai mathau o daliadau yn aml yn cael eu drysu â chostau, pan fyddant mewn gwirionedd yn fuddion ymddiriedolwyr y bydd  HMRC  yn ystyried y gellir eu trethu fel incwm. Dim ond os oes awdurdod addas i wneud hynny y gellir eu talu’n briodol o gronfeydd elusen.

Yn fwy manwl

Mae’r canlynol i gyd yn enghreifftiau o daliadau nad ydynt yn dreuliau, ac y gallai fod angen i’r Comisiwn eu hawdurdodi:

• iawndal am golli enillion wrth gyflawni busnes ymddiriedolwyr (gweler adran 7)

• lwfansau: er enghraifft, lwfans dillad personol

• honoraria (symiau bach neu symbolau nad ydynt wedi’u bwriadu i adlewyrchu gwir werth y gwasanaeth a ddarperir - gweler adran 5.8)

• taliad am ddefnyddio eiddo ymddiriedolwr (neu ran ohono) ar gyfer storio a defnyddio offer elusen

3.6 Sut y dylid rhoi cyfrif am gostau ymddiriedolwyr?

Yr ateb (gofyniad cyfreithiol)

Rhaid i elusennau sy’n gorfod paratoi cyfrifon croniadau ddilyn y Datganiad o Arferion Cymeradwy (SORP cymwys) sy’n nodi gofynion cyfrifyddu elusennau. Yn ymarferol, mae hyn yn cwmpasu pob cwmni elusennol, yn ogystal â phob math arall o elusen sydd ag incwm blynyddol gros o fwy na £250,000.

Fel rhan o ofynion SORP, rhaid i elusennau ddatgelu fel nodyn i’w cyfrifon:

• cyfanswm costau ymddiriedolwyr

• natur y gwahanol gostau

• nifer yr ymddiriedolwyr dan sylw

At y diben hwn, nid yw costau yn cynnwys pryniannau a wnaed ar ran yr elusen y mae ymddiriedolwr wedi’i ad-dalu amdano. Os nad yw ymddiriedolwyr wedi derbyn unrhyw gostau, dylid nodi hyn hefyd.

Mae’r Comisiwn yn argymell y dylai pob elusen ddilyn y dull hwn o roi cyfrif am dreuliau, hyd yn oed os nad yw’n ofynnol yn ffurfiol iddynt ddilyn gofynion SORP.

4. Talu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau

Mae’r adran hon yn canolbwyntio ar y pŵer sy’n caniatáu i elusennau dalu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau ychwanegol y maent yn eu darparu i’w helusen y tu hwnt i’w dyletswyddau arferol fel ymddiriedolwyr (‘y pŵer statudol’). Rhaid i ymddiriedolwyr ystyried y canllaw hwn cyn iddynt ymrwymo i gytundeb o dan y pŵer hwn.

Gellir talu ymddiriedolwyr am ddarparu nwyddau neu wasanaethau i’r elusennau y maent yn ymddiriedolwyr iddynt. Daw’r pŵer i wneud hyn o adran 185 o’r Ddeddf Elusennau sy’n caniatáu i ymddiriedolwyr gael eu talu dan amodau penodol. Mae’r pŵer statudol hefyd yn berthnasol i:

• daliadau am nwyddau neu wasanaethau a ddarperir gan bobl cysylltiedig (gweler adran 2.3)

• unrhyw ymddiriedolwyr neu enwebeion a allai fod wedi’u penodi i ddal y teitl i eiddo’r elusen yn unig

Amlinellir yr amodau y mae’n rhaid eu dilyn yn adran 4.3 .

Sefyllfaoedd heb eu cwmpasu: ni all elusennau ddibynnu ar y pŵer statudol i dalu eu hymddiriedolwyr os:

• yw’r elusen yn dymuno talu ymddiriedolwr am wasanaethu fel ymddiriedolwr (gweler adran 5)

• yw’r elusen yn dymuno cyflogi ymddiriedolwr neu unigolyn cysylltiedig o dan gontract cyflogaeth (gweler adran 6)

• oes gan ddogfen lywodraethol yr elusen waharddiad llym rhag talu am nwyddau neu wasanaethau (gweler adrannau 4.10)

• nad oes modd bodloni’r amodau ar gyfer gwneud y taliad (gweler adran 4.3)

Gall fod gan ymddiriedolwyr hefyd bŵer ar wahân i dalu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau yn eu dogfen lywodraethol.

4.1 Pa nwyddau neu wasanaethau y gall elusen dalu eu hymddiriedolwyr amdanynt?

Yr ateb byr

Gall elusen dalu ymddiriedolwr am gyflenwi unrhyw nwyddau neu wasanaethau y tu hwnt i ddyletswyddau arferol ymddiriedolwyr. Rhaid i’r penderfyniad i wneud hyn gael ei wneud gan yr ymddiriedolwyr hynny na fyddant yn cael budd. Rhaid iddynt benderfynu bod angen y gwasanaeth ar yr elusen a chytuno ei fod er lles gorau’r elusen i wneud y taliad a rhaid iddynt gydymffurfio ag amodau penodol eraill (gweler adran 5.3).

Yn fwy manwl

Mae enghreifftiau o nwyddau neu wasanaethau y gall ymddiriedolwr eu darparu yn gyfnewid am daliad o dan y pŵer yn y Ddeddf Elusennau yn cynnwys:

• cynnal darlith

• darn o waith ymchwil

• defnyddio cwmni ymddiriedolwyr ar gyfer swydd adeiladu

• defnydd achlysurol o eiddo neu gyfleusterau ymddiriedolwr

• ymrwymo i gontract cynnal a chadw gyda chwmni ymddiriedolwyr

• darparu llenni neu ddeunyddiau addurno ar gyfer adeiladau’r neuadd

• darparu pren ar gyfer adeilad

• darparu gwasanaethau arbenigol fel gwerthwyr tai, gwerthwyr tir, ymgynghorwyr rheoli a dylunio, ymgynghoriaeth gyfrifiadurol, adeiladwyr, trydanwyr, cyfieithwyr, a dylunwyr graffeg

Ni all y pŵer gael ei ddefnyddio i ganiatáu taliad am wasanaethau archwilio oherwydd ni all ymddiriedolwr weithredu’n gyfreithiol fel archwiliwr ar gyfer ei elusen.

4.2 Beth os oes gan elusen bŵer eisoes i dalu ei hymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau?

Yr ateb

Mae’r pŵer statudol i dalu am nwyddau neu wasanaethau yn ychwanegol at unrhyw fath arall o awdurdod i dalu ymddiriedolwr sy’n bodoli yn y gyfraith neu yn nogfen lywodraethol elusen.

Os yw pŵer yn nogfen lywodraethol elusen yn:

• fwy cyfyngol na’r pŵer statudol, gall yr elusen ddibynnu ar y pŵer statudol ehangach ar yr amod nad oes unrhyw waharddiad yn erbyn y math o daliad y mae’r ymddiriedolwyr am ei wneud yn nogfen lywodraethol yr elusen - er enghraifft, os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn caniatáu taliad am wasanaethau proffesiynol yn unig, gall yr elusen ddefnyddio’r pŵer statudol ehangach i dalu ymddiriedolwr am wasanaethau adeiladu ar yr amod nad yw’r ddogfen lywodraethol yn gwahardd y math hwn o daliad

• llai cyfyngol na’r pŵer statudol, gall yr elusen ddibynnu ar ei phŵer ei hun

Pwerau amodol: mae pŵer gan lawer o elusennau i dalu ymddiriedolwyr sy’n gofyn am gydsyniad ysgrifenedig y Comisiwn o flaen llaw cyn y gellir ei ddefnyddio. Gelwir hyn yn bŵer amodol. Mae’r angen am ganiatâd y Comisiwn nawr wedi’i ddileu os yw elusennau’n gallu bodloni amodau’r pŵer statudol, sy’n cael eu hesbonio yn adran 4.3.

4.3 Pa amodau sy’n rhaid eu bodloni cyn talu ymddiriedolwr am nwyddau neu wasanaethau?

Yr ateb (gofyniad cyfreithiol)

Mae yna nifer o amodau, a rhaid bodloni pob un ohonynt cyn y gellir talu’n ddilys. Yr amodau yw:

• bod cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen a’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig sydd i’w dalu (gweler adran 4.4)

• bod y cytundeb yn nodi’r union swm neu’r uchafswm sydd i’w dalu (gweler adran 4.4)

• ni chaiff yr ymddiriedolwr dan sylw gymryd rhan mewn penderfyniadau a wneir gan y bwrdd ymddiriedolwyr ynghylch gwneud y cytundeb, neu ynghylch pa mor dderbyniol yw’r nwyddau neu’r gwasanaethau a ddarperir (gweler adran 4.4)

• bod y taliad yn rhesymol mewn perthynas â’r nwyddau neu’r gwasanaethau sydd i’w darparu (gweler adran 4.6)

• bod yr ymddiriedolwyr yn fodlon bod y taliad er lles gorau’r elusen (gweler adran 4.7)

• bod y bwrdd ymddiriedolwyr yn dilyn y ‘dyletswydd gofal’ a nodir yn Neddf 2000 (gweler adran 4.8)

• bod cyfanswm yr ymddiriedolwyr sydd naill ai’n derbyn taliad neu sy’n gysylltiedig â rhywun sy’n derbyn taliad yn y lleiafrif (gweler adran 4.9)

• nid oes unrhyw waharddiad yn erbyn talu ymddiriedolwr (gweler adran 4.10)

Mae hefyd yn amod bod rhaid i ymddiriedolwyr, cyn ymrwymo i’r math hwn o gytundeb, ‘roi sylw i’ ganllaw’r Comisiwn ar y pwnc. Rhaid i ymddiriedolwyr hefyd allu dangos bod:

• nhw’n ymwybodol o’r canllaw hwn

• wrth wneud penderfyniad lle mae’r canllawiau’n berthnasol, eu bod wedi ei ystyried

• os ydynt wedi penderfynu gwyro oddi wrth y canllawiau, bod ganddynt reswm da dros wneud hynny

4.4 A all y cytundeb ysgrifenedig i dalu am nwyddau neu wasanaethau fod yn gofnod yng nghofnodion yr elusen? Os na, oes fformat safonol ar gyfer y cytundeb?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Na, ni fydd cofnodi’r trefniant arfaethedig yng nghofnodion yr elusen yn ddigon i fodloni’r amodau ar gyfer cytundeb. Rhaid cael cytundeb ysgrifenedig ar wahân sy’n gorfod ymdrin â’r materion a nodir isod, ond nid oes fformat penodol. Bydd y fformat yn dibynnu ar natur y nwyddau neu’r gwasanaethau a ddarperir, a lefel y manylder sydd ei angen i’w gwmpasu. Dylid ceisio cyngor cyfreithiol os yw trefniant yn debygol o barhau am beth amser, neu os yw’n arbennig o gymhleth.

Yn fwy manwl

Cynnwys y cytundeb: er nad oes fformat penodol, mae rhai elfennau y mae’n rhaid i’r cytundeb gynnwys:

• disgrifiad cywir o’r nwyddau neu’r gwasanaethau sydd i’w darparu

• enw’r ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig (gan gynnwys busnes) a fydd yn derbyn y taliad

• manylion y swm, os yw’n daliad ‘unwaith ac am byth’ neu daliad cyfnod penodol, neu fel arall yr uchafswm ar gyfer nwyddau neu wasanaethau sydd i’w darparu dros gyfnod y cytundeb. Os yw’r buddiant yn ‘daliad mewn nwyddau’, rhaid rhoi manylion y buddiant a’i werth bras

Fel mater o arfer da, dylai hefyd gynnwys y datganiadau canlynol i ddangos bod y bwrdd ymddiriedolwyr wedi ystyried y ffactorau hyn ac felly wedi cydymffurfio â’i ddyletswyddau wrth ddod i benderfyniad (gweler adrannau 4.6 a 4.7):

• datganiad y bydd yr ymddiriedolwr dan sylw (gan gynnwys un sy’n gysylltiedig ag unigolyn sy’n darparu nwyddau neu wasanaethau) yn tynnu’n ôl o unrhyw drafodaeth gyda’r ymddiriedolwyr sy’n effeithio ar delerau’r cytundeb neu dderbynioldeb safon y nwyddau neu’r gwasanaethau a ddarperir; ni ddylai hyn, fodd bynnag, atal ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig rhag darparu gwybodaeth y gallai fod ei hangen ar y bwrdd ymddiriedolwyr er mwyn dod i benderfyniad

• datganiad na fydd yr ymddiriedolwr dan sylw yn pleidleisio ar unrhyw un o’r materion hyn, ac ni ddylai gael ei gynnwys wrth benderfynu os oes cworwm yn bodoli mewn cyfarfod i’w trafod

Llofnodi’r cytundeb: rhaid i’r cytundeb gael ei lofnodi gan rywun sydd wedi’i awdurdodi gan yr ymddiriedolwyr i wneud hynny. Gallai hyn fod yn un neu fwy o’r ymddiriedolwyr nad ydynt yn gallu cael budd o dan y cytundeb, neu rywun nad yw’n ymddiriedolwr ond sydd â gwybodaeth gadarn am y mater. Dylai’r cytundeb hefyd gael ei lofnodi gan yr ymddiriedolwr neu’r person cysylltiedig sydd i’w dalu.

Cadw cofnod o’r cytundeb: gan fod y cytundeb yn ffurfio rhan o gofnodion cyfrifyddu’r elusen, rhaid iddo gael ei gadw am o leiaf 6 blynedd.

4.5 Pam fod gofynion tynnu allan o gyfarfodydd a pheidio â phleidleisio, ac a ddylai’r rhain gael eu cofnodi yn y cytundeb?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae’r gofynion wedi’u cynllunio i sicrhau na all unrhyw ymddiriedolwr a all gael budd ddylanwadu ar benderfyniadau’r ymddiriedolwyr mewn perthynas â’r budd hwnnw. Nid yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith i gynnwys datganiad yn y cytundeb bod y gofynion hyn yn gymwys ond gall helpu i ddangos i’r rhai sy’n ariannu neu’n defnyddio’r elusen bod camau priodol yn cael eu cymryd i reoli’r gwrthdaro buddiannau.

Yn fwy manwl

Gofyniad i reoli gwrthdaro buddiannau: un o’r amodau y mae’n rhaid ei fodloni wrth ddefnyddio’r pŵer statudol yw na chaiff yr ymddiriedolwr dan sylw gymryd rhan mewn unrhyw drafodaeth na phleidleisio ar unrhyw benderfyniad gan y bwrdd ymddiriedolwyr wrth osod telerau ac amodau’r taliad, neu unrhyw benderfyniad i ganiatáu neu barhau â’r taliad.

Ni fydd yn torri’r gofyniad hwn os yw’r bwrdd ymddiriedolwyr, cyn ei drafod, yn gofyn i’r person dan sylw ddarparu unrhyw wybodaeth angenrheidiol i helpu i wneud penderfyniad.

Torri amod: os na chaiff yr amod hwn ei fodloni, gall y Comisiwn fynnu bod y cyfan neu ran o unrhyw arian a dderbyniwyd yn cael ei ad-dalu, gan gynnwys gwerth ariannol unrhyw ‘daliad mewn nwyddau’. Gall y Comisiwn hefyd fynnu bod yr elusen yn atal taliad pellach.

Os caiff yr amod ei dorri, ni fydd yn effeithio ar ddilysrwydd y gwasanaethau a ddarperir.

Cyngor pellach: Mae Rheoli gwrthdaro buddiannau yn eich elusen yn rhoi cyngor manylach ar reoli gwrthdaro buddiannau.

4.6 Beth yw ‘taliad rhesymol’?

Yr ateb byr

Mae nifer o ffactorau i’w hystyried, yn ymwneud â fforddiadwyedd, pris ac ansawdd. O ran pris ac ansawdd, dylai byrddau ymddiriedolwyr fel arfer brofi’r farchnad a defnyddio cymariaethau ar gyfer gwaith tebyg i sicrhau nad ydynt yn talu mwy na’r ‘gyfradd gyfredol’.

Yn fwy manwl

Ffactorau i’w hystyried: wrth ystyried os yw taliad yn rhesymol, dylai byrddau ymddiriedolwyr ystyried:

• a all yr elusen fforddio’r taliad

• gwerth y nwyddau neu’r gwasanaethau a ddarperir gan yr ymddiriedolwr i’r elusen

• ansawdd y nwyddau neu’r gwasanaethau a dibynadwyedd y cyflenwr

• unrhyw gostau a dalwyd yn flaenorol gan yr elusen wrth gael y nwyddau neu’r gwasanaethau hynny

• faint mae sefydliadau eraill yn talu am nwyddau neu wasanaethau tebyg mewn amgylchiadau tebyg

• y goblygiadau i enw da’r elusen gyda’i rhoddwyr, ei harianwyr, ei haelodau a’i chefnogwyr, a’r cyhoedd yn gyffredinol

Gwneud cymariaethau: dylai byrddau ymddiriedolwyr gael dyfynbrisiau gan gyflenwyr eraill, heblaw bod y symiau dan sylw yn fach iawn. Dylid cadw cofnodion priodol o’r rhain, ac o unrhyw wybodaeth arall a ddefnyddir i wneud cymariaethau. Yn gyffredinol, yr uchaf yw’r costau, y mwyaf y mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr allu dangos eu bod wedi profi’r farchnad yn gywir ac wedi sicrhau gwerth am arian. Ac os oes gan elusen bolisi ar gaffael a phrynu, dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn cydymffurfio â’i thelerau wrth dalu am nwyddau neu wasanaethau gan ymddiriedolwr.

Efallai na fydd angen tendro: ni fydd ymarfer tendro llawn (h.y. cael cynigion gan gyflenwyr â diddordeb) bob amser yn economaidd nac yn briodol - er enghraifft, os yw’r trafodiad yn gymharol fach, a gellir darparu nwyddau neu wasanaethau o ansawdd da yn gyflym ac am gost isel. Dylai byrddau ymddiriedolwyr sicrhau bod cofnod cywir yn cael ei gadw o sail eu penderfyniad, gan gynnwys pam yr ystyrir bod lefel y taliad yn rhesymol - drwy gyfeirio at daliadau mewn sefyllfaoedd tebyg yn ddelfrydol.

4.7 Sut mae ymddiriedolwyr yn penderfynu bod y math hwn o daliad ‘er lles gorau’r elusen’?

Yr ateb byr

Cyn gwneud penderfyniad, rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr fod yn fodlon bod y trefniant er lles gorau’r elusen. Mae hyn yn golygu y dylent fod yn fodlon bod yr elusen angen y nwyddau neu’r gwasanaethau. Dylent hefyd allu dangos bod mantais amlwg i’r elusen ddefnyddio un o’i hymddiriedolwyr yn lle rhywun arall. Mewn llawer o achosion, bydd hyn yn golygu mantais ariannol syml, ond gall fod ffactorau eraill a allai ddylanwadu ar benderfyniad i dalu ymddiriedolwr. Dylid pwyso a mesur rhain yn erbyn unrhyw anfanteision tebygol; er enghraifft, y byddai’r person yn cael ei wahardd rhag cyfrannu at benderfyniadau ynghylch cwmpas y nwyddau neu’r gwasanaethau sydd eu hangen a’r telerau ac amodau ar gyfer eu darparu.

Yn fwy manwl

Gwerth am arian: rhaid i’r elusen fod angen y gwasanaeth, a rhaid i’r ymddiriedolwr dan sylw fod yn ddigon profiadol a medrus neu gymwys i’w ddarparu. Gall fod mantais cost o ddefnyddio ymddiriedolwr, ond nid yw hyn bob amser yn golygu y dylai gwaith gael ei wneud ‘yn rhad’. Mae ansawdd yn bwysig, a gallai cyflymder y cyflenwi fod yn ffactor hefyd. Rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr fod yn fodlon y bydd yr elusen yn cael gwerth am arian, ac na fydd unrhyw effaith andwyol ar ei henw da, na lefelau cymorth a chyllid. Rhaid i’r bwrdd sicrhau bod yr elusen yn gallu fforddio cost y nwyddau neu’r gwasanaethau, heb unrhyw effaith andwyol ar weithgareddau’r elusen.

Gwybodaeth am yr elusen: gall gwybodaeth arbennig o’r elusen a’i hamgylchedd gwaith fod o fantais weithiau. Gall bwrdd ymddiriedolwyr benderfynu, am lai - neu ddim mwy - na chyfradd y farchnad, y gall ddefnyddio sgiliau ymddiriedolwr sy’n gwybod gofynion penodol yr elusen, ac sy’n gymwys i ddarparu’r nwyddau neu’r gwasanaethau dan sylw.

Prynu nwyddau: pan fod nwyddau’n cael eu cyflenwi gan ymddiriedolwr, naill ai mewn cysylltiad â gwasanaeth a ddarperir neu fel eitemau annibynnol, rhaid bod mantais amlwg. Bydd hyn fel arfer yn golygu cyflenwi eitemau ar gyfradd ffafriol. Os yw ansawdd hefyd yn ffactor, fel arfer dylai fod mantais ‘gwerth am arian’ sylweddol i’r elusen o hyd.

Pan nad oes unrhyw fantais: os oes cymhariaeth ariannol anffafriol gyda chyflenwr allanol, a dim arbenigedd neu wybodaeth arbennig a fyddai o fudd i’r elusen, dylai’r elusen ddefnyddio’r cyflenwr nad yw’n ymddiriedolwr. Ni fyddai unrhyw fantais amlwg i ddefnyddio’r ymddiriedolwr, oherwydd yr angen i reoli’r gwrthdaro buddiannau (gweler adran [4.5]).

4.8 Beth yw ystyr ‘dyletswydd gofal’ a sut mae’n dylanwadu ar y penderfyniad i dalu ymddiriedolwyr am ddarparu nwyddau neu wasanaethau?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Mae’r pŵer statudol yn ei wneud yn ofynnol i ymddiriedolwyr ddilyn y ddyletswydd gofal a nodir yn Neddf 2000. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i’r bwrdd ymddiriedolwyr weithredu’n onest ac yn ddidwyll, a rhaid iddo arfer pob gofal a sgil rhesymol wrth wneud eu penderfyniad.

Yn fwy manwl

Mae arfer pob gofal a sgil rhesymol yn golygu caniatáu ar gyfer:

• unrhyw wybodaeth neu brofiad arbennig sydd gan berson neu y dywed sydd ganddo

• unrhyw wybodaeth arbennig y mae’n rhesymol ei ddisgwyl gan berson busnes neu broffesiynol wrth weithredu yn y naill rinwedd neu’r llall

Bydd lefel y cymhwysedd a’r hyfedredd sy’n ofynnol gan ymddiriedolwr yn amrywio yn ôl lefel yr arbenigedd sydd gan y person.

Er mwyn cyflawni eu dyletswydd gofal wrth benderfynu talu un o’u hymddiriedolwyr, byddai’r Comisiwn yn disgwyl i fyrddau ymddiriedolwyr:

• arfer y pŵer yn gyfrifol er lles gorau’r elusen

• geisio cyngor proffesiynol neu gyngor priodol arall pan fod amheuaeth

• fod yn glir y gellir cyfiawnhau talu ymddiriedolwr

• sicrhau bod gwrthdaro buddiannau yn cael ei reoli’n briodol ac yn agored

• sicrhau y cydymffurfir â chytundebau a bod unrhyw berfformiad gwael yn cael ei nodi ac yn mynd i’r afael ag ef

• gadw’r cytundeb fel rhan o gofnodion yr elusen fel sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith

• ddatgelu’r taliadau yng nghyfrifon yr elusen

4.9 Sawl ymddiriedolwr all gael eu talu ar unrhyw un adeg am ddarparu nwyddau neu wasanaethau?

Yr ateb (gofyniad cyfreithiol)

Dim ond os, ar yr adeg dan sylw, y bydd cyfanswm yr ymddiriedolwyr sy’n cael taliad o gronfeydd yr elusen yn lleiafrif o’r bwrdd ymddiriedolwyr y gellir ddefnyddio’r pŵer statudol.

Wrth asesu hyn, mae angen i’r bwrdd ymddiriedolwyr ystyried nifer yr ymddiriedolwyr sy’n cael unrhyw daliad ymddiriedolwr yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol (trwy berson cysylltiedig) fel y diffinnir yn adran 4.2. Mae hyn yn golygu bod angen iddynt gynnwys:

• unrhyw ymddiriedolwyr sy’n gysylltiedig ag unigolion neu fusnesau sy’n derbyn taliad

• unrhyw ymddiriedolwyr sy’n derbyn tâl am wasanaethu fel ymddiriedolwyr

• ymddiriedolwyr sydd hefyd yn weithwyr cyflogedig yr elusen

• ymddiriedolwyr sy’n derbyn unrhyw fath arall o fudd ymddiriedolwr

At ddiben penderfynu os oes cworwm yn y cyfarfod, dylai’r ymddiriedolwyr hynny sy’n wynebu gwrthdaro buddiannau posibl o ganlyniad i’r mater sy’n cael ei drafod gael eu heithrio.

Os mai dim ond dau ymddiriedolwr sydd, ni all y pŵer statudol gael ei ddefnyddio, gan na fyddai ymddiriedolwyr cyflogedig wedyn yn y lleiafrif. Os nad oes unrhyw awdurdod arall ar gyfer y taliad, bydd naill ai angen cymeradwyaeth y Comisiwn, neu, os yw’r ddogfen lywodraethol yn caniatáu hynny, gall yr ymddiriedolwyr benodi ymddiriedolwr di-dâl ychwanegol, a all wedyn alluogi’r pŵer statudol i gael ei ddefnyddio.

4.10 A all elusen dalu un o’i hymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau hyd yn oed os yw ei dogfen lywodraethol yn gwahardd hyn?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Na. Yn yr achosion hyn, dim ond ar ôl i’r gwaharddiad gael ei ddileu y gellir talu. Gall elusennau gael gwared ar waharddiad o’r fath, ond efallai y bydd angen cyfranogiad y Comisiwn.

Effaith dileu’r gwaharddiad fyddai galluogi elusen i ddefnyddio’r pŵer statudol i dalu ymddiriedolwyr am nwyddau neu wasanaethau: ni fyddai’n caniatáu unrhyw fath arall o daliad i ymddiriedolwyr.

(Gweler 4.2 am sefyllfa lle ceir pŵer amodol, yn hytrach nag unrhyw waharddiad llwyr.)

Yn fwy manwl

Gall cwmni elusennol ddefnyddio’r pŵer statudol o welliant yn Neddf Cwmnïau 2006. Gall mathau eraill o elusennau ddefnyddio’r pwerau diwygio statudol a nodir yn Neddf Elusennau 2011 i ddileu gwaharddiad ar daliadau a ganiateir gan y gyfraith drwy ddiwygio eu dogfen lywodraethu.

Os oes gan yr elusen aelodau, yr aelodau sy’n gorfod pleidleisio i ddiwygio’r ddogfen lywodraethu. Gall y rhan fwyaf o elusennau wneud hyn heb awdurdod y Comisiwn oni bai bod gwrthdaro buddiannau na all yr elusen ei reoli, megis pan:

• unig aelodau’r elusen yw ei hymddiriedolwyr
• does dim digon o aelodau nad ydynt yn ymddiriedolwyr i bleidleisio ar y newid

Mae hyn oherwydd lle ceir aelodau nad ydynt yn ymddiriedolwyr, nid ydynt yn gwrthdaro a gallant gwneud y penderfyniad i newid y ddogfen lywodraethu. Mae aelodau sydd hefyd yn ymddiriedolwyr yn golygu gwrthdaro.

Os yw eich elusen yn ymddiriedolaeth, bydd angen awdurdod y Comisiwn arnoch i gael gwared ar y gwaharddiad (oherwydd nad oes unrhyw aelodau, ac ni fydd yr ymddiriedolwyr yn gallu rheoli’r gwrthdaro buddiannau).

Os oes angen awdurdodiad y Comisiwn, bydd angen i’r ymddiriedolwyr wneud cais i’r Comisiwn am orchymyn. Bydd angen i ymddiriedolwyr ddangos eu bod wedi gwneud penderfyniad rhesymol er budd gorau’r elusen.

Rhaid i elusen gael awdurdodiad y Comisiwn os yw’n defnyddio pŵer diwygio yn ei dogfen lywodraethol sy’n gofyn am gydsyniad y Comisiwn.

Os oes angen awdurdod arnoch, cysylltwch â’r Comisiwn i gael caniatâd ar gyfer gwneud taliadau.

4.11 A ellir ddiwygio’r cytundeb i dalu ymddiriedolwr am nwyddau neu wasanaethau?

Yr ateb byr

Gall - trwy benderfyniad mwyafrif yr ymddiriedolwyr nad ydynt yn gallu elwa. Mae hefyd yn angenrheidiol yn yr achosion hyn naill ai i’r ymddiriedolwr sy’n cael ei dalu i gytuno ar y newid neu i’r contract ddarparu ar gyfer newid o’r fath.

Yn fwy manwl

Rhaid i unrhyw newid i delerau ac amodau’r cytundeb gael ei drafod a’i gymeradwyo gan gyfarfod o’r bwrdd ymddiriedolwyr yn absenoldeb yr ymddiriedolwr sy’n darparu’r nwyddau neu’r gwasanaethau (neu sy’n gysylltiedig â rhywun sy’n gwneud hynny). Rhaid i’r telerau newydd fod er lles gorau’r elusen, a rhaid iddynt gael eu cytuno gan bleidlais fwyafrifol o’r bwrdd ymddiriedolwyr - eto heb gynnwys yr ymddiriedolwr dan sylw, na all fod yn rhan o’r cworwm at ddiben y cyfarfod. Dylai penderfyniad y bwrdd ymddiriedolwyr i amrywio’r telerau gael ei gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod lle gwneir y penderfyniad hwnnw. (Yn yr un modd â’r cytundeb gwreiddiol, gellir gofyn i’r ymddiriedolwr dan sylw ddarparu gwybodaeth i’r bwrdd ymddiriedolwyr cyn unrhyw drafodaeth.)

Fel arfer dim ond gyda chytundeb yr holl bartïon y gellir amrywio cytundeb. Os felly, dylid gwneud cytundeb ysgrifenedig diwygiedig.

4.12 Oes rhaid crybwyll y taliadau hyn yng nghyfrifon yr elusen?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Oes, yn achos cyfrifon a baratowyd ar sail croniadau - mewn geiriau eraill, cwmnïau elusennol a’r mathau eraill o elusennau hynny sydd ag incwm blynyddol gros o fwy na £250,000.

Yn fwy manwl

O dan y fframwaith cyfrifo SORP cymwys, rhaid i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon ar sail croniadau roi manylion taliadau a buddion eraill i ymddiriedolwyr elusen ac unigolion cysylltiedig - gan gynnwys aelodau o’r teulu a busnesau. Mae’n ofynnol iddynt hefyd ddweud o dan ba awdurdod cyfreithiol y gwneir y taliad, ynghyd â’r rheswm drosto.

Er nad oes angen hyn mewn gwirionedd yn achos elusennau sy’n paratoi cyfrifon ar sail derbyniadau a thaliadau, mae’r Comisiwn yn argymell, fel arfer gorau ac i wella tryloywder, bod manylion tebyg yn cael eu darparu. Gall hyn helpu i ddiogelu ymddiriedolwyr rhag cyhuddiadau eu bod yn cael budd mewn rhyw ffordd gudd.

Gweler Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion Tachwedd 2016 (CC15d)

4.13 Beth os yw elusen eisiau talu am nwyddau neu wasanaethau i’w darparu gan ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig, ond ni all gydymffurfio â holl amodau’r pŵer statudol?

Yr ateb

Os nad yw’r holl amodau a nodir yn adran 4.3 Gellir ei fodloni, cynghorir byrddau ymddiriedolwyr i gysylltu â’r Comisiwn gyda’r manylion cyn gwneud unrhyw daliad, i ofyn am ei gymeradwyaeth. Ni fydd y Comisiwn yn cymeradwyo unrhyw gynnig sy’n cynnwys costau gormodol, neu a fydd yn arwain at fudd personol annerbyniol, neu unrhyw beth arall sy’n amlwg yn erbyn buddiannau’r elusen. Ond os yw cynnig yn rhesymol o ran cost, caiff gwrthdaro buddiannau ei reoli ac mae’n cynrychioli mantais glir i’r elusen, yn hytrach nag i’r unigolyn dan sylw, bydd y Comisiwn fel arfer yn ei awdurdodi. Bydd yn ystyried lefel gyffredinol taliad ymddiriedolwyr, ac unrhyw amgylchiadau perthnasol eraill wrth asesu achosion o’r fath gan gynnwys os yw taliad o’r fath wedi’i wahardd yn benodol.

5. Talu ymddiriedolwyr am waith y maent eisoes wedi’i wneud ar gyfer yr elusen

Mewn amgylchiadau eithriadol, gall elusen wneud cais i’r Comisiwn am awdurdodiad i naill ai dalu ymddiriedolwr, neu i ymddiriedolwr gadw taliad, am waith y maent eisoes wedi’i wneud ar ran yr elusen. Gall yr ymddiriedolwr a gwblhaodd y gwaith hefyd wneud y cais.

Gellir ei ddyfarnu dim ond pan fydd y Comisiwn yn penderfynu y byddai’n annheg i’r ymddiriedolwr beidio â chael ei dalu am y gwaith y mae wedi’i gwblhau. Gelwir hyn yn ‘lwfans teg’ a gall y llysoedd ei ddyfarnu hefyd.

Gellir ei ddyfarnu i berson sydd wedi rhoi’r gorau i fod yn ymddiriedolwr ers hynny, ond mae’n rhaid eu bod wedi bod yn ymddiriedolwr pan gyflawnwyd y gwaith.

Gall awdurdodiad y Comisiwn fod naill ai:

• i’r elusen wneud y taliad, neu
• i’r ymddiriedolwr gadw’r taliad (neu ran o’r taliad) y mae eisoes wedi’i dderbyn am wneud y gwaith

Fel arfer, bydd y Comisiwn ond yn ystyried cais am lwfans teg os nad oes awdurdod arall ar gyfer y taliad. Er enghraifft, ni fyddai’r Comisiwn fel arfer yn ystyried cais pe bai dogfen lywodraethol elusen yn caniatáu’r taliad, neu gallai’r pŵer statudol o dan adran 185 o’r Ddeddf Elusennau (a eglurir yn adran 4 uchod) gael ei ddefnyddio.

Wrth wneud y penderfyniad, rhaid i’r Comisiwn roi sylw i nifer o ffactorau yn y gyfraith. Mae hyn yn cynnwys y Comisiwn yn ystyried a fyddai dyfarnu’r lwfans teg yn annog ymddiriedolwyr i dorri eu dyletswyddau ymddiriedolwyr. Felly, byddwn yn ystyried ystod o wybodaeth a thystiolaeth, gan gynnwys a yw’r ymddiriedolwr yn derbyn cyfrifoldeb am dorri dyletswydd, a sut mae’r elusen yn bwriadu sicrhau nad yw’r sefyllfa hon yn digwydd eto.

I wneud cais, bydd angen i chi ddarparu’r canlynol:

• enw’r ymddiriedolwr a gwblhaodd y gwaith ac sydd wedi’i dalu neu sydd i’w dalu
• disgrifiad o’r gwaith a wnaed gan yr ymddiriedolwr, pam fod ei angen, ac a fyddai’r elusen – pe na bai’r ymddiriedolwr wedi gwneud y gwaith – wedi talu rhywun arall i’w wneud
• cadarnhad bod y gwaith yn uwch na dyletswyddau ymddiriedolwyr arferol yr ymddiriedolwr
• tystiolaeth bod yr ymddiriedolwr wedi gwneud y gwaith dan sylw. Gallai hyn fod yn anfoneb i’r ymddiriedolwr, a dylai hefyd gynnwys cadarnhad gan yr ymddiriedolwyr eraill bod yr ymddiriedolwr wedi gwneud y gwaith
• lefel y sgiliau y gwnaed y gwaith â hi. Esboniwch a oedd gan yr ymddiriedolwr y sgil sydd ei angen, megis unrhyw gymwysterau neu brofiad angenrheidiol
• a yw dogfen lywodraethu’r elusen yn gwahardd y taliad yn benodol. Nid yw gwaharddiad penodol o reidrwydd yn golygu y bydd cais yn cael ei wrthod
• y rhesymau pam na allech gydymffurfio â’r pŵer statudol yn adran 185 o’r Ddeddf Elusennau; a chadarnhad na allai’r elusen ddefnyddio pŵer dogfen lywodraethu i dalu’r ymddiriedolwr
• pam na chawsoch awdurdod cyn i’r ymddiriedolwr gael ei dalu, neu cyn iddo wneud y gwaith
• a yw’r ymddiriedolwr yn derbyn atebolrwydd am dorri dyletswydd, fel yr eglurir uchod
• faint wnaethoch chi dalu’r ymddiriedolwr, neu’n dymuno ei dalu, a sut y penderfynwyd hyn. Esboniwch sut rydych wedi penderfynu bod lefel y taliad yn rhesymol. Er enghraifft, drwy gyfeirio at gyfradd neu ddyfynbrisiau bob awr neu ddydd a gawsoch am yr un gwaith gan rywun nad yw’n ymddiriedolwr
• pa gamau y mae’r elusen wedi’u cymryd i osgoi’r un sefyllfa rhag digwydd eto, megis cael polisi neu hyfforddiant ychwanegol am daliadau ymddiriedolwyr
• a yw’r holl ymddiriedolwyr yn cefnogi’r cais. Ni fyddai’r Comisiwn fel arfer yn ystyried cais pe na bai’r ymddiriedolwyr eraill yn ei gefnogi. Fel arfer, byddem am gael copi o benderfyniad yr ymddiriedolwr i wneud cais am lwfans teg
• pam y byddai’n annheg i’r ymddiriedolwr beidio â chael ei dalu neu beidio â chadw taliad
• a yw’r ymddiriedolwr neu’r elusen wedi gwneud cais am lwfans teg o’r blaen, ac a gafodd ei ddyfarnu neu ei wrthod
• cadarnhad bod y wybodaeth rydych wedi’i darparu yn deg ac yn gywir. Dylech fod yn ymwybodol ei bod yn drosedd o dan adran 60 Deddf Elusennau 2011 i ddarparu gwybodaeth ffug neu gamarweiniol yn fwriadol neu’n ddi-hid

Os yw’ch elusen yn elusen esempt, bydd y Comisiwn yn ymgynghori â’ch prif reoleiddiwr cyn gwneud ei benderfyniad.

I wneud cais, e-bostiwch: equitableallowance@charitycommission.gov.uk.

Cliciwch yma i ddarllen hysbysiad preifatrwydd y Comisiwn.

Bydd y cais rydych chi’n ei gyflwyno, ac unrhyw awdurdodiad y mae’r Comisiwn yn ei ddarparu, ond yn cynnwys gwaith y mae’r ymddiriedolwr eisoes wedi’i gwblhau. Os yw eich elusen am i’r ymddiriedolwr barhau â’r gwaith, ac eisiau talu’r ymddiriedolwr am y gwaith hwnnw, bydd angen i chi ddefnyddio’r pŵer statudol yn adran 185 o’r Ddeddf Elusennau neu wneud cais i’r Comisiwn am awdurdod blaenorol.

6. Cyflogi ymddiriedolwr neu berson cysylltiedig

Mae’r adran hon yn esbonio pryd mae angen awdurdod datganedig y Comisiwn os yw ymddiriedolwr, cyn-ymddiriedolwr, neu berson cysylltiedig yn ymgymryd â chyflogaeth â thâl gyda’u helusen. Mae hefyd yn cwmpasu amgylchiadau lle mae gweithwyr elusen yn dod yn ymddiriedolwr, a’r angen posibl am awdurdod y Comisiwn pan fydd priod neu bartner ymddiriedolwr, neu unrhyw berson cysylltiedig arall, yn cael ei gyflogi gan yr elusen.

6.1 Gall ymddiriedolwr hefyd gymryd swydd ar wahân fel gweithiwr?

Yr ateb byr

Gall ymddiriedolwyr elusen ddod yn weithwyr eu helusennau mewn amrywiaeth o amgylchiadau. Mae angen i elusennau fod yn ymwybodol, fodd bynnag, y gall fod angen i’r Comisiwn gymeradwyo’r gyflogaeth.

Yn fwy manwl

Weithiau mae’n bosibl y bydd angen i elusen gyflogi rhywun ar gyfer swydd arbennig yn amser llawn neu’n rhan-amser, a gall yr ymddiriedolwyr deimlo bod un o’u plith yn ddelfrydol, oherwydd gwybodaeth neu gymhelliant, i gymryd y swydd.

Angen cyfiawnhau penderfyniad: gall ymddiriedolwr fod mewn sefyllfa gref i ddarparu’r sgiliau a’r profiad angenrheidiol, ond oherwydd bod elusennau’n dibynnu ar hyder y cyhoedd (gan gynnwys rhoddwyr a buddiolwyr) a rhaid iddynt gydymffurfio â’r gyfraith ar fuddion ymddiriedolwyr mae’n hanfodol iddynt agored a thryloyw ynghylch y prosesau a’r penderfyniadau sy’n arwain at gyflogaeth. Rhaid i unrhyw benderfyniad i gyflogi ymddiriedolwr neu gyn-ymddiriedolwr fod yn gyfiawnadwy, a rhaid ei wneud heb ffafriaeth na dylanwad amhriodol. Mae hyn yn golygu na ddylai ymddiriedolwr neu gyn-ymddiriedolwr gael ‘trac mewnol’, neu unrhyw fantais annheg oherwydd eu sefyllfa, a rhaid i wrthdaro buddiannau posibl gael eu rheoli’n briodol ac yn agored. (Gweler adran 6.4; gweler hefyd adran 2 y canllaw hwn, a Rheoli gwrthdaro buddiannau yn eich elusen.)

6.2 Pryd mae’n rhaid cael cymeradwyaeth y Comisiwn i benodi ymddiriedolwr ar wahân fel gweithiwr?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Os gwnaed penderfyniadau ynghylch recriwtio neu benodi tra bod yr unigolyn yn ymddiriedolwr (neu’n parhau i fod yn ymddiriedolwr), rhaid cael cymeradwyaeth y Comisiwn i’r gyflogaeth os nad oes awdurdod penodol arall yn nogfen lywodraethol yr elusen neu os yw’r llys wedi’i ddarparu ar ei gyfer. Heb awdurdod penodol, gall fod atebolrwydd i’r gweithiwr-ymddiriedolwr ad-dalu enillion i’r elusen neu i’r ymddiriedolwyr a awdurdododd y penodiad i ad-dalu’r elusen. Nid yw hyn yn digwydd yn aml iawn, ond gall godi os bydd her gyfreithiol gan drydydd parti (naill ai o fewn yr elusen neu’r tu allan iddi), neu o ganlyniad i ymchwiliad gan y Comisiwn.

Yn fwy manwl

Nid oes angen awdurdod os oes pŵer cyflym addas eisoes. Ond fel arall, bydd angen awdurdod y Comisiwn os:

• yw’r person yn ymgymryd â’r gyflogaeth tra’n dal yn ymddiriedolwr

• gwneir y cynnig swydd tra bod y person yn ymddiriedolwr, er ei fod nhw yn ymddiswyddo’n ddiweddarach fel ymddiriedolwr

• yw’r person wedi ymddiswyddo fel ymddiriedolwr cyn i’r cynnig swydd ffurfiol gael ei wneud ac wedi cymryd rhan mewn proses recriwtio agored, ond wedi chwarae rhan fawr ym mhenderfyniad yr ymddiriedolwyr i greu neu gadw’r swydd, neu wrth ddyfeisio’r broses recriwtio

Mae’r pwynt olaf yn ymwneud ag unrhyw sefyllfa lle roedd ymddiriedolwr neu gyn-ymddiriedolwr yn lobïo neu’n canfasio am swydd, neu’n ymwneud â llunio manyleb y swydd neu unrhyw agwedd fawr arall ar y broses recriwtio, gan gynnwys hysbysebu. Mae hefyd yn cynnwys ymwneud â chytuno ar delerau ac amodau ar gyfer y swydd.

6.3 Sut dylai byrddau ymddiriedolwyr wneud cais am gymeradwyaeth?

Yr ateb byr

Dylid gwneud pob cais am awdurdod i wneud taliadau i ymddiriedolwyr elusen gan ddefnyddio’r ffurflen gais ar-lein. Dylai byrddau ymddiriedolwyr nodi na all y Comisiwn awdurdodi unrhyw daliadau yn ôl-weithredol, ond dim ond taliadau newydd neu barhaus y gall eu hawdurdodi.

Yn fwy manwl

Wrth wneud cais am awdurdod, mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr ddangos bod gwir angen y swydd ar gyfer effeithiolrwydd yr elusen, ac nid yw wedi’i chreu na’i theilwra i ddiwallu anghenion yr ymddiriedolwr neu’r cyn-ymddiriedolwr. Ni ddylai’r sawl a benodir fod wedi cael unrhyw fantais ‘o fewn y llwybr’ wrth sicrhau’r swydd, ac ni ddylai fod unrhyw lobïo, dylanwad gormodol, na chydgynllwynio wedi bod mewn perthynas â’r penodiad.

Prif ffactorau i’w hystyried ym mhob achos: mae angen i fyrddau ymddiriedolwyr fodloni’r Comisiwn bod gwir angen y swydd, ac nad yw wedi’i phwysoli tuag at brofiad cydweithiwr neu gyn-gydweithiwr. Wrth esbonio pam eu bod yn ystyried bod y gyflogaeth er lles yr elusen, mae angen i’r ymddiriedolwyr ddangos:

• bod angen i’r elusen gyflawni’r gwaith

• y person yn meddu ar y wybodaeth a’r sgiliau priodol ar gyfer y swydd

• taliad am y swydd yn rhesymol mewn perthynas â’r gwaith sy’n cael ei wneud; sut mae’n cymharu â thalu am ddyletswyddau tebyg mewn mannau eraill? Ydy’r elusen yn cael gwerth am arian?

• mae’r risgiau a nodwyd yn adran 5.2 wedi’u hystyried a rheoli

• (fel arfer) bod y swydd wedi bod yn destun proses ddethol agored a thryloyw

• (lle ei fod yn berthnasol i’r elusen) ymgynghorwyd â rhanddeiliaid (gweler adran 5.4)

Os yw’r person i barhau fel ymddiriedolwr, mae angen i’r Comisiwn wybod pam fod hyn yn angenrheidiol, a pha drefniadau sydd ar waith ar gyfer rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau. Sut bydd perfformiad yn cael ei asesu? Oes gan y bwrdd ymddiriedolwyr fecanweithiau annibynnol a gwrthrychol ar gyfer arfarnu?

Proses recriwtio: mae angen i’r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau bod y meini prawf dethol yn bodloni anghenion yr elusen yn briodol, a bod cydbwysedd da yn y fanyleb swydd rhwng sgiliau, profiad a chymwysterau. Bydd proses recriwtio agored yn helpu i ddangos nad yw’r swydd wedi’i chreu er budd yr ymddiriedolwr yn unig.

Os gofynnir i’r Comisiwn awdurdodi trefniant heb unrhyw broses recriwtio agored, lle gall fod amheuaeth ynghylch addasrwydd ymddiriedolwr neu gyn-ymddiriedolwr i wneud y swydd, neu dystiolaeth o ddylanwad amhriodol ar y broses ddethol, efallai y bydd angen penderfyniad ymarfer recriwtio priodol i’w gynnal, ac i’r swydd gael ei hysbysebu’n agored ac yn briodol.

6.4 Gall gweithiwr ddod yn ymddiriedolwr?

(Mae’r adran hon hefyd yn gymwys os yw gweithwyr neu gyfarwyddwyr taledig is-gwmnïau masnachu sy’n eiddo i’r elusen yn cael eu penodi i’w chorff ymddiriedolwyr.)

Yr ateb byr

Os daw gweithiwr yn ymddiriedolwr, mae ei gyflogaeth fel arfer yn digwydd cyn ei fod yn ymddiriedolwr ac felly nid yw’n fudd sy’n deillio o’r swydd ymddiriedolwr. Yn unol â hynny, nid oes unrhyw rwymedigaeth i ad-dalu unrhyw enillion a dderbyniwyd cyn dechrau’r swydd ymddiriedolwr. O ystyried y gwrthdaro buddiannau posibl ar ôl dechrau’r swydd ymddiriedolwr, fodd bynnag, gall fod yn ddefnyddiol cael awdurdod i ganiatáu i’r ymddiriedolwr-gweithiwr gadw unrhyw gynnydd mewn taliadau a wneir ar ôl y dyddiad hwnnw os nad yw’r rhain o fewn strwythur tâl gweithiwr y cytunwyd arno - gweler adran 6.6.

Yn fwy manwl

Pwyntiau i’w hystyried: er y gall cyfuno rôl ymddiriedolwr a gweithiwr fod yn fanteisiol i’r elusen o bryd i’w gilydd, byddai’n amlwg bod angen i’r buddion gorbwyso’r anawsterau a all ddod gyda’r rôl ddeuol hon. Dylai’r bwrdd ymddiriedolwyr fod yn arbennig o glir pam nad yw’n ddigon i’r gweithiwr perthnasol fynychu ei gyfarfodydd yn unig (yn ddi-bleidlais) er mwyn cyfrannu at drafodaeth. Os sefydlir y math hwn o drefniant, bydd angen gweithdrefnau clir ar gyfer rheoli’r gwrthdaro buddiannau posibl.

Datgan buddiant: gellir dweud bod gan y person dan sylw fuddiant economaidd mewn cadw’r swydd gyflogedig, a thrwy wella ei thelerau ac amodau. Er mwyn rheoli’r gwrthdaro buddiannau posibl hwn yn briodol, mae’r Comisiwn yn argymell bod y bwrdd ymddiriedolwyr yn sicrhau bod y person dan sylw yn datgan buddiant, a bod hyn yn cael ei gofnodi’n glir yn y cofnodion ac unrhyw gofrestr buddiannau a gedwir gan yr elusen.

Tynnu’n ôl o drafodaeth: ni ddylai’r ymddiriedolwr-gweithiwr gymryd rhan mewn trafodaeth na phleidleisio ar y cyd ar delerau ac amodau cytundebol y swydd gyflogedig, nac mewn unrhyw adolygiad o berfformiad sy’n ymwneud â hi. Mae hyn hefyd yn cynnwys unrhyw benderfyniad ynghylch os yw er lles yr elusen i barhau â’r swydd. Er mwyn sicrhau mwy o dryloywder, mae’r Comisiwn yn argymell bod unrhyw achosion o dynnu’n ôl o gyfarfodydd perthnasol gan yr ymddiriedolwr-gweithiwr yn cael eu cofnodi’n glir. Ar gyfer y swyddi mwyaf dylanwadol o fewn elusen, fodd bynnag, gall hyn fod yn broblemus fel y dengys yr astudiaeth achos ganlynol.

Astudiaeth achos

Amlygodd achos un elusen yr hyn a all fod yn anhawster weithiau gyda’r math hwn o drefniant. Gwrthododd y Comisiwn adnewyddu pŵer tâl a fyddai wedi caniatáu i’r prif swyddog gweithredol barhau fel ymddiriedolwr. Y Prif Swyddog Gweithredol oedd sylfaenydd yr elusen hefyd, a phrif bryder y Comisiwn oedd nad oedd y bwrdd ymddiriedolwyr yn cymryd camau digonol i gryfhau ei lywodraethu, felly gallai wneud penderfyniadau yn annibynnol ar y Prif Swyddog Gweithredol ac adolygu eu perfformiad.

Agwedd allweddol ar yr astudiaeth achos hon oedd yr angen am drefniadau llywodraethu cryfach er mwyn i’r corff ymddiriedolwyr cyfan allu gwneud penderfyniadau er budd yr elusen, yn rhydd o ddylanwad y prif weithredwr cyflogedig. Lle mae’r trefniadau llywodraethu yn gryf - er enghraifft, maent yn cynnwys gweithdrefnau clir ar gyfer rheoli gwrthdaro buddiannau mewn modd agored a thryloyw - mae pryderon ynghylch gwrthdaro buddiannau a dylanwad gormodol yn cael eu lleihau’n fawr.

Er enghraifft, mae’r model llywodraethu ar gyfer nifer o elusennau eglwysig yn caniatáu neu’n ei wneud yn ofynnol i’r offeiriad, gweinidog neu ficer fod yn ymddiriedolwr oherwydd gall fod yn bwysig i’r rhai sydd â rôl mor ganolog yn yr elusennau hyn fod yn rhan o’u harolygiaeth a’u harweinyddiaeth strategol. Cyn belled â bod y gwrthdaro buddiannau posibl sy’n eu hwynebu yn cael eu datgan a’u rheoli’n briodol, gall y math hwn o drefniant fod o fudd i’r elusen.

6.5 Oes angen cymeradwyaeth y Comisiwn?

Yr ateb

Heb awdurdod penodol yn nogfen lywodraethol elusen neu wedi’i ddarparu gan y Comisiwn neu’r llys, gall dilysrwydd y trefniant ymddiriedolwr-gweithiwr a ddisgrifir yn adran 6.4 fod yn agored i her gyfreithiol - naill ai gan y Comisiwn, neu gan drydydd parti. Yn ymarferol, gall fod yn annhebygol iawn y byddai trefniant sy’n agored, yn dryloyw, ac yn amlwg er budd yr elusen, yn cael ei herio. Ond os yw byrddau ymddiriedolwyr yn ansicr os oes ganddynt awdurdod addas, dylent gysylltu â’r Comisiwn i’w cymeradwyo er mwyn lleihau’r risg o her a allai, hyd yn oed os yw’n aflwyddiannus, achosi niwed ariannol a/neu niwed i enw da.

Bydd unrhyw awdurdod y mae’r Comisiwn yn ei roi yn ddarostyngedig i’w amodau arferol a gynlluniwyd i sicrhau bod y gwrthdaro buddiannau yn cael ei reoli’n briodol, a bod y taliad hwnnw’n rhesymol mewn perthynas â natur y gyflogaeth.

6.6 Oes angen cymeradwyaeth ar gyfer codiadau cyflog yn y dyfodol?

Yr ateb

Os nad yw ymddiriedolwr-gweithiwr yn cael ei dalu’n benodol am fod yn ymddiriedolwr, dylai trafodaethau mewn perthynas â chyflogau fod y tu allan i rôl yr ymddiriedolwr yn gyfan gwbl. Nid oes angen i’r Comisiwn gymeradwyo codiadau blynyddol mewn cyflog neu fuddion ar gyfer ymddiriedolwr-gweithiwr sy’n gyfystyr â dilyniant cynyddrannol rhesymol o fewn strwythur tâl gweithwyr sefydledig a thryloyw.

Fodd bynnag, lle mae codiadau cyflog, bonysau, neu fuddion diriaethol eraill yn sylweddol, ac nad oes modd eu cyfiawnhau’n glir drwy gyfeirio at unrhyw raddfa gyflog ffurfiol, byddai angen awdurdod y Comisiwn pe bai byrddau ymddiriedolwyr yn dymuno osgoi her gyfreithiol bosibl.

Yn gyffredinol, dylai byrddau ymddiriedolwyr fod yn wyliadwrus rhag cytuno i unrhyw daliad neu fuddion a allai gael eu hystyried yn ormodol mewn perthynas â’r gyflogaeth, ac a allai achosi pryderon ynghylch lefelau annerbyniol o fudd preifat o fewn eu helusen.

Gwneud cais am gymeradwyaeth: os yw’r ymddiriedolwyr o’r farn bod angen cymeradwyaeth y Comisiwn, dylent wneud cais gan ddefnyddio’r ffurflen gais ar-lein.

6.7  Beth yw’r sefyllfa lle mae priod neu bartner ymddiriedolwr neu ‘unigolion cysylltiedig’ arall yn dod yn weithwyr cyflogedig yr elusen?

Yr ateb byr (gofyniad cyfreithiol)

Rhaid cael cymeradwyaeth y Comisiwn os oes cyd-ddibyniaeth ariannol rhwng y partïon ac nad oes unrhyw awdurdod arall ar gyfer y trafodiad.

Yn fwy manwl

Cyflogaeth dan gontract: os bydd priod neu bartner ymddiriedolwr yn dod yn weithiwr cyflogedig ar gontract amser llawn neu ran-amser, yna os yw’n rhyngddibynnol yn ariannol, gallai’r ymddiriedolwr elwa o’r gyflogaeth. Yn ôl y gyfraith, gall hwn fod yn fudd ymddiriedolwr, sy’n gofyn am awdurdod penodol. Mae hyn hefyd yn berthnasol i fusnesau sy’n eiddo i ymddiriedolwr, neu lle mae’r ymddiriedolwr yn bartner, yn rheolwr gyfarwyddwr, neu mae ganddo unrhyw fuddiant ariannol. Gall hefyd fod yn berthnasol i gyflogaeth gydag is-gwmni sy’n eiddo i’r elusen.

Yr angen i fod yn agored: dylai byrddau ymddiriedolwyr fod yn ymwybodol o’r angen posibl am awdurdod, a sicrhau nad oes unrhyw ddylanwad amhriodol wedi’i roi ym mhenderfyniad yr elusen i gyflogi cwmni neu unigolyn. Dylai unrhyw drefniant gydag unigolyn cysylltiedig fod yn agored ac yn dryloyw, fel y gellir gweld ei fod wedi’i wneud er lles yr elusen. Dylai’r bwrdd ymddiriedolwyr sicrhau bod unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn cael ei ddatgan a’i gofnodi yn ei gofnodion, ac nad yw’r ymddiriedolwr dan sylw yn cymryd unrhyw ran yn nhrafodaethau a phenderfyniadau’r bwrdd ynghylch telerau ac amodau cyflogaeth y person cysylltiedig.

Ceisio cymeradwyaeth y Comisiwn: mae angen awdurdod dim ond os oes dibyniaeth ariannol bosibl rhwng ymddiriedolwr ac unigolyn cysylltiedig sy’n cael ei gyflogi (neu os yw dogfen lywodraethol yr elusen yn gwahardd y gyflogaeth yn benodol neu’n gofyn am ein caniatâd). Fel arall, nid oes angen cymeradwyaeth – er bod angen rheoli unrhyw wrthdaro buddiannau posibl o hyd. Os yw byrddau ymddiriedolwyr yn ansicr ynghylch yr angen am awdurdod, mae’r Comisiwn yn argymell eu bod yn ceisio cyngor gan eu cynghorwyr cyfreithiol eu hunain.

Lle penderfynir bod angen cymeradwyaeth, dylai’r ymddiriedolwyr wneud cais gan ddefnyddio’r ffurflen gais ar-lein.

7. Digolledu ymddiriedolwyr am golli enillion

Mae’r adran hon yn esbonio polisi’r Comisiwn lle mae bwrdd ymddiriedolwyr yn ceisio talu iawndal ariannol rhesymol i sicrhau neu gadw gwasanaethau ymddiriedolwr a allai fel arall ei chael yn anodd i chwarae rôl ymddiriedolwr llawn.

7.1 Pryd y gellir gwneud taliad i dalu am golli enillion tra ar fusnes ymddiriedolwyr?

Yr ateb byr

Yn yr un modd â mathau eraill o fudd ymddiriedolwyr, gall elusen wneud y taliadau hyn os oes awdurdod addas ac os oes mantais glir a chadarnhaol i’r elusen o wneud hynny.

Yn fwy manwl

Nid yw’r math hwn o daliad yn draul arferol (gweler adran 3) a rhaid ei drin fel taliad ymddiriedolwr (gweler adran 2.3). Felly mae’n rhaid cael awdurdod penodol ar ei gyfer, naill ai yn nogfen lywodraethol yr elusen, neu wedi’i ddarparu gan y Comisiwn neu’r llys. Mae pŵer addas gan rai elusennau i ddigolledu am golli enillion, ond mae hyn yn gymharol anghyffredin mewn dogfennau llywodraethol. Os nad oes awdurdod addas yn bodoli, mae’r Comisiwn yn barod i ddarparu un os gall y bwrdd ymddiriedolwyr ddangos bod taliad er lles yr elusen.

Mantais i’r elusen: yr amgylchiadau pan fydd bwrdd ymddiriedolwyr efallai am ystyried y math hwn o daliad yw pan fydd ymddiriedolwr posibl neu bresennol:

• yn dod â sgiliau neu bersbectif arbennig sy’n werthfawr i’r elusen

• yn methu â fforddio gwasanaethu fel ymddiriedolwr oherwydd nad yw ei gyflogwr yn talu am yr amser a dreulir ar fusnes elusen yn ystod oriau gweithio

• yn hunangyflogedig, a byddai ar ei golled yn ariannol drwy gyflawni dyletswyddau ymddiriedolwyr yn ystod oriau busnes arferol

Mae’r un ystyriaethau’n berthnasol ag ar gyfer unrhyw daliad i ymddiriedolwr; wrth wneud cais am awdurdod gan ddefnyddio’r ffurflen gais ar-lein, mae angen i’r bwrdd ymddiriedolwyr ddangos pam ei fod yn amlwg yn fanteisiol i’r elusen dalu am wasanaethau y person dan sylw. Bydd hyn yn dibynnu ar y galluoedd a’r profiad y gall y person dan sylw eu cynnig i’r bwrdd ymddiriedolwyr. Dylid darparu manylion am unrhyw sgiliau, gwybodaeth neu arbenigedd arbennig o berthnasol. Yn ogystal, mae angen i’r bwrdd ymddiriedolwyr ystyried os gallai’r person weithredu fel cynghorydd di-dâl, neu a fyddai’n bosibl recriwtio rhywun addas yn ei le heb fod angen talu.

Mae angen i’r bwrdd ymddiriedolwyr hefyd ddangos ar ba sail y caiff yr iawndal ei gyfrifo, ac esbonio pam mae hyn yn werth am arian.

Amodau awdurdod: os caiff y trefniant ei gymeradwyo, bydd awdurdod y Comisiwn fel arfer yn gosod amod na ddylai ad-daliad fod yn fwy na’r:

• swm y gellid ei ystyried yn daliad rhesymol am y gwaith a wneir ar ran yr elusen

• swm a gollwyd gan yr ymddiriedolwr

pa bynnag yw’r isaf.

Rhaid i’r ymddiriedolwr sy’n cael ei ddigolledu beidio â bod yn barti i’r cais am awdurdod. Mae’n bosibl y bu’n ofynnol i’r person ddarparu gwybodaeth ffeithiol i’r byrddau ymddiriedolwyr, ond dylid cadarnhau nad yw’r ymddiriedolwr wedi chwarae rhan fel arall yn ei benderfyniad i wneud y taliad, neu wrth osod telerau ac amodau’r taliad.

Astudiaeth achos

Roedd elusen anabledd flaenllaw am sicrhau bod pobl ddall a phobl sydd â nam ar eu golwg bob amser yn gallu cael llais ar eu bwrdd ymddiriedolwyr. Yn yr achos hwn, roedd yr elusen yn dymuno galluogi tri ymddiriedolwr (gan gynnwys y cadeirydd) gyda sgiliau arbenigol gwerthfawr i gyfrannu’n rheolaidd i’r bwrdd, heb unrhyw galedi ariannol iddynt eu hunain o ganlyniad. Roedd un yn hunangyflogedig, roedd yn rhaid i’r ddau arall ildio ffioedd o waith arall ar sawl achlysur wrth fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr a gweithredu ar fusnes elusennol.

Cydnabu’r Comisiwn gyfraniad yr ymddiriedolwyr hyn, roedd eu harbenigedd yn amrywio o gymorth TG, gwasanaethau cyflogaeth i’r anabl, materion Mynediad at Waith, ac anghenion pobl ddall a phobl sydd â nam ar eu golwg. Awdurdododd y Comisiwn daliad gan yr elusen i adlewyrchu eu dyletswyddau ar yr adegau pan fyddent ar eu colled fel arall. Roedd hyn yn seiliedig ar asesiad yr elusen o gyfraddau tebyg i gadeirydd a chyfarwyddwyr anweithredol Ymddiriedolaethau’r GIG. O ganlyniad, roedd yr elusen yn gallu cadw arbenigedd y 3 ymddiriedolwr hyn, a grymuso ei ddefnyddwyr ymhellach ar y bwrdd ymddiriedolwyr. Gwnaeth yr elusen y pwynt nad oedd yn dymuno penodi ymddiriedolwyr sy’n gallu fforddio bod yn ymddiriedolwyr yn unig.

7.2 Oes unrhyw ganllaw penodol ar gyfer lefel yr enillion a gollwyd i’w digolledu?

Yr ateb byr

Nid oes uchafswm caeth na ffigwr ‘cadarn’ ar gyfer iawndal. Yn y pen draw, mater i fyrddau ymddiriedolwyr yw asesu lefel y taliad yng ngoleuni cyfraniad yr ymddiriedolwr arbennig i’w helusen, ac a all yr elusen fforddio’r taliad yn rhwydd.

Yn fwy manwl

Gan na ddylai fod unrhyw gwestiwn bod ymddiriedolwr yn elwa o swydd ymddiriedolwr o dan yr amgylchiadau hyn, ni ddylai’r taliadau iawndal o reidrwydd gymryd lle enillion llawn, er enghraifft efallai na fydd yn briodol i ymddiriedolwr ar gyflog uchel gael ei ad-dalu’n llawn am gyflog a gollwyd. Yn hytrach, dylai’r taliad adlewyrchu gwerth rhesymol y gwaith a wneir ar ran yr elusen neu, os yw’r golled i’r ymddiriedolwr yn llai na hynny, y golled wirioneddol i’r ymddiriedolwr. Dylai’r taliad, ym mhob achos, fod yr isaf o’r ddau ffigur hyn. Fel gyda thaliadau ymddiriedolwyr eraill, rhaid i’r elusen sicrhau na fydd taliad yn niweidio ei allu i gyflawni ei ddibenion er lles ei fuddiolwyr. Bydd angen i elusennau gydag incwm cyfyngedig fod yn arbennig o glir y gallant amsugno’r gost heb unrhyw effaith andwyol ar eu gweithgareddau. Fel arfer ni fyddai’r Comisiwn yn disgwyl i elusen mewn anhawster ariannol ystyried gwneud taliadau iawndal i’w hymddiriedolwyr.

7.3 Oes unrhyw risgiau o wneud taliadau am golli enillion?

Yr ateb

Yn ogystal â’r risgiau i’w rheoli a ddisgrifir yn adran 5.2 ar gyfer talu ymddiriedolwr, mae anfanteision posibl eraill y gallai fod angen i elusennau eu hystyried cyn gwneud taliadau colli enillion:

• dim ond ymddiriedolwyr sy’n gyflogedig neu’n hunangyflogedig all gael budd fel hyn; gall ymddiriedolwyr sy’n ddi-waith, ond sy’n dal i roi o’u hamser rhydd a’u hegni i’r elusen, ystyried hyn fel rhagfarn ac annheg

• gall fod problemau os yw’r ymddiriedolwr dan sylw yn credu y dylai lefel y taliad adlewyrchu eu colled enillion gwirioneddol, os yw’r swm a gollwyd yn fwy na’r taliad rhesymol am y gwaith a wnaed ar gyfer yr elusen

• er y gall taliad fod yn effeithiol ar adegau penodol, os daw’n nodwedd reolaidd gall ddileu’r cymhelliant i gadw unrhyw golled enillion i’r lleiafswm – er enghraifft drwy gynnal cyfarfodydd y tu allan i oriau gwaith arferol yr ymddiriedolwyr

7.4 Oes rhaid cael cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen a’r ymddiriedolwr dan sylw?

Yr ateb byr

Nid ym mhob achos, ond gall fod manteision amlwg o gael un.

Yn fwy manwl

Os ydynt yn debygol o fod yn weithredol yn rheolaidd, dylai trefniadau digolledu gael eu cofnodi mewn cytundeb ysgrifenedig, y dylid ei gadw fel rhan o gofnodion cyfrifyddu’r elusen. Mae hyn yn darparu mecanwaith i’r bwrdd ymddiriedolwyr i bennu a monitro gwerth am arian, a diogelu buddiannau’r elusen fel arall. Nid yw’r Comisiwn yn disgwyl i elusen fodloni’r un amodau yn union ar gyfer cytundeb sy’n ofynnol wrth dalu ymddiriedolwr o dan bŵer y Ddeddf Elusennau i ddarparu nwyddau neu wasanaethau (gweler adran 4). Ond yn gyffredinol, dylai cytundeb effeithiol fynd i’r afael â swm a thelerau’r taliad, lefel a math y dasg a ddisgwylir gan yr ymddiriedolwr, a hefyd y trefniadau ar gyfer adolygu perfformiad, asesu angen parhaus, a’r amgylchiadau pan ddaw’r trefniant i ben.