Guidance

Cynnwys defnyddwyr: buddiolwyr sy’n dod yn ymddiriedolwyr

Published 1 March 2012

Applies to England and Wales

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

1. I bwy mae’r canllaw hwn?

Mae’r canllaw hwn i elusennau sy’n darparu gwasanaethau i unigolion ac sy’n cynnwys, neu’n dymuno cynnwys, yr unigolion hynny wrth ddatblygu’r gwasanaethau neu’r cyfleusterau sy’n cael eu cyflenwi iddynt. Ond gall yr egwyddorion cyffredinol a amlinellir fod yn ddefnyddiol i unrhyw elusen sy’n ceisio mewnbwn gan eu defnyddwyr.

2. Ystyr geiriau ac ymadroddion a ddefnyddir

Ymddiriedolwyr yw ymddiriedolwyr elusen. Ymddiriedolwyr elusen yw’r bobl sy’n gyfrifol am reoli gweinyddiad yr elusen yn gyffredinol. Yn nogfen lywodraethol yr elusen gallan nhw gael eu galw’n ymddiriedolwyr, yn ymddiriedolwyr rheoli, yn aelodau pwyllgor, yn llywodraethwyr neu’n gyfarwyddwyr, neu gall fod enw arall arnynt.

Dylid ystyried perthynas yn yr ystyr mwyaf eang sef unrhyw un sydd â chysylltiad agos â’r defnyddiwr ac a allai gael ei ystyried yn rhywun sydd â diddordeb clir ac uniongyrchol yng ngweinyddiad yr elusen. Gallai hyn gynnwys perthnasau trwy waed, perthnasau trwy briodas, partner o’r un rhyw neu o ryw wahanol, llysblant neu blant y tu allan i briodas.

Mae defnyddwyr yn y canllaw hwn yn cynnwys unrhyw un sy’n defnyddio neu’n cael budd o wasanaethau neu gyfleusterau’r elusen, os yw’n cael eu darparu gan yr elusen yn wirfoddol neu fel gwasanaeth dan gontract, efallai ar ran corff fel awdurdod lleol. Bydd ‘defnyddiwr’ yn golygu pethau gwahanol i elusennau gwahanol, a bydd nifer o bobl sy’n gysylltiedig â’r person sy’n derbyn y gwasanaeth yn uniongyrchol hefyd yn cael budd yn aml o’r gwasanaeth. Er enghraifft, mewn elusen sy’n gwneud gwaith ymchwil ar gyflwr meddygol arbennig, gallai’r ‘defnyddiwr’ fod yn berson sy’n dioddef o’r cyflwr hwnnw, ei ofalwyr, gweithwyr proffesiynol meddygol ac addysgol sy’n cynnig cyngor ar y cyflwr ac ati. Hyd yn oed os nad yw cefnogaeth yn cael ei darparu’n uniongyrchol i berthnasau, gwarcheidwaid neu ofalwyr, efallai fod ganddynt ddiddordeb clir ac uniongyrchol yng ngweinyddiad yr elusen oherwydd eu perthynas â’r defnyddwyr neu eu cyfrifoldeb ariannol neu gyfreithiol dros y defnyddwyr hynny.

Defnyddir rhaid i gyfeirio at y camau y mae’n ofynnol i ymddiriedolwyr, neu eu hasiantau neu eu gweithwyr, eu cymryd yn ôl y gyfraith.

Defnyddir argymell neu gynghori pan fyddwn yn awgrymu camau i’r ymddiriedolwyr eu cymryd sy’n arfer dda yn ein barn ni, ond nid yw’n ofynnol eu cymryd yn ôl y gyfraith.

3. Cynnwys defnyddwyr

Mae elusennau’n bodoli i wasanaethu eu defnyddwyr a’u defnyddwyr posib yn y dyfodol ac i ddarparu gwasanaethau sy’n bodloni eu hanghenion yn y ffordd fwyaf cyflawn posib. Bydd elusennau sy’n cael eu gweinyddu’n dda yn ceisio gwella eu gwasanaethau yn barhaus mewn ffyrdd sy’n cael effaith uniongyrchol a chadarnhaol ar fywydau defnyddwyr, gan ystyried amrywiaeth o syniadau a dulliau i gyflawni hyn.

Mae nifer o elusennau yn cynnwys defnyddwyr mewn ymdrech i wella gwasanaethau. Mae’r term ‘cynnwys defnyddwyr’ yn disgrifio’r ystod gyfan o ffyrdd ymarferol y gellir ceisio barn a blaenoriaethau defnyddwyr a sicrhau eu bod yn dylanwadu ar wasanaethau’r elusen.

Gallai cynnwys defnyddwyr olygu:

• trafodaethau anffurfiol gyda defnyddwyr am wasanaethau’r elusen
• grwpiau ymgynghorol defnyddwyr a holiaduron cyson ar y gwasanaethau a ddarperir
• mewnbwn ffurfiol neu anffurfiol gan ddefnyddwyr trwy gyfrwng is-bwyllgorau neu grwpiau defnyddwyr
• cynnwys defnyddwyr blaenorol neu ddefnyddwyr posib ar y corff ymddiriedolwyr neu gynnwys gwarcheidwaid/gofalwyr defnyddwyr
• corff ymddiriedolwyr sy’n cynnwys defnyddwyr a’r rheiny nad ydynt yn ddefnyddwyr
• corff ymddiriedolwyr sy’n cynnwys defnyddwyr yn gyfan gwbl

Nid oes unrhyw ffurf ‘orau’ o gynnwys defnyddwyr. Mae’n fater o benderfynu beth sy’n fwyaf addas i elusen arbennig a’i defnyddwyr ar unrhyw adeg. Gall nifer fawr o ffactorau ddylanwadu ar addasrwydd ffurfiau gwahanol o gynnwys defnyddwyr, er enghraifft:

• hunaniaeth, dymuniadau a sgiliau’r defnyddwyr
• y math o wasanaeth y mae’r elusen yn ei ddarparu
• cyfnod datblygu’r elusen
• ethos ac ymagwedd yr elusen tuag at newid trefniadol
• gofynion noddwyr, aelodau a chefnogwyr neu
• arferion elusennau tebyg

Mae nifer o elusennau’n mabwysiadu sawl ffurf o gynnwys defnyddwyr ar yr un pryd, neu’n symud o un i’r llall dros gyfnod.

4. Ein safle ni ar gynnwys defnyddwyr

Croesawn gynnwys defnyddwyr fel ffordd o helpu elusen i gyflawni ei nod yn fwy effeithiol. Mae sawl ffurf o gynnwys defnyddwyr yn syml ac nid ydynt yn creu unrhyw broblemau. Mae rhestr o rai o’r canllawiau niferus ar sut i gynnwys defnyddwyr i’w gweld ar ddiwedd y canllaw hwn.

Mae’r canllaw hwn yn edrych ar ymddiriedolaeth sy’n cynnwys defnyddwyr yn arbennig, gan fod y math hwn o gynnwys defnyddwyr yn codi materion cymhleth sydd angen eu trafod. Mae angen cyflwyno ymddiriedolaeth sy’n cynnwys defnyddwyr yn ofalus er mwyn osgoi unrhyw broblemau gyda gwrthdaro buddiannau y gallai rhywun sy’n ddefnyddiwr ac yn ymddiriedolwr eu hwynebu. Ein nod yw helpu elusennau i ragweld ac osgoi’r problemau a all godi.

Mae’r canllaw hwn yn awgrymu ffyrdd o sicrhau bod ymddiriedolaeth sy’n cynnwys defnyddwyr:

• yn rheoli’r elusen a’i hadnoddau yn effeithiol
• yn adnabod gwrthdaro buddiannau a ffyrdd o leihau ei effaith
• yn bodloni’r gofynion cyfreithiol ar gymhwyster i fod yn ymddiriedolwr

5. Rheolaeth effeithiol

Mae cynnwys defnyddwyr fel ymddiriedolwyr yn benderfyniad y dylai pob elusen ei ystyried ar sail ei hamgylchiadau a’i hanghenion ei hun. Bydd ymddiriedolaeth sy’n cynnwys defnyddwyr yn briodol ar gyfer rhai elusennau ond nid i rai eraill. Yn bennaf oll, dylai pob elusen ystyried a fyddai ymddiriedolaeth sy’n cynnwys defnyddwyr yn gwella rheolaeth effeithiol yr elusen ac yn cael effaith bositif ar gyflwyno’i gwasanaethau.

Gall defnyddwyr gyfrannu eu profiad uniongyrchol tuag at ddatblygu gwasanaethau a helpu ymddiriedolwyr eraill i ddatblygu mwy o wybodaeth am bersbectif y defnyddiwr. Gall fod yn ymddiriedolwr adfer ymdeimlad o berchnogaeth ac ymrymuso ymhlith defnyddwyr. Gall helpu lleihau anghydraddoldeb a gwahaniaethu. Gall gynyddu nifer y defnyddwyr eraill sy’n cefnogi’r elusen ac arwain at gymunedau mwy cydlynol. Gall ehangu cysylltiadau a dylanwad elusen ac weithiau gall gynnig ffynonellau cyllid nad oeddent ar gael o’r blaen.

6. Cyfrifoldebau ymddiriedolwyr

Mae gan bob ymddiriedolwr, os ydynt yn ddefnyddwyr neu beidio, gyfrifoldebau yn ôl y gyfraith. Mae rhagor o wybodaeth i’w gweld yn ein canllaw Yr ymddiriedolwr hanfodol: yr hyn y mae angen i chi wybod. I grynhoi, mae gan ymddiriedolwyr gyfrifoldeb llwyr dros eu helusen ac mae’n rhaid iddynt:

• weithredu gyda’r ymddiriedolwyr eraill ac mewn person a pheidio â dirprwyo rheolaeth yr elusen i eraill
• gweithredu yn unol â dogfen lywodraethol yr elusen
• gweithredu er lles yr elusen yn unig heb ystyried eu buddiannau preifat eu hunain
• rheoli materion yr elusen yn ddoeth ac yn y tymor hir yn ogystal â’r tymor byr
• peidio â chael unrhyw fudd neu elw preifat o’r elusen heb awdurdod cyfreithiol penodol

Mae’n bwysig bod unrhyw un sy’n cael ei benodi fel ymddiriedolwr yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau a’i atebolrwydd. Mae’n annheg i roi amrywiaeth o ddyletswyddau i rywun nad yw’n eu deall yn iawn, neu nid yw am eu cyflawni.

Gall ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr deimlo weithiau eu bod yn cael eu penodi dim ond i roi cyngor ar faterion sy’n ymwneud â chyflwyno’r gwasanaeth, neu i siarad ar ran defnyddwyr. Nid dyma’r achos.

Mae statws cyfartal ganddynt â’r holl ymddiriedolwyr eraill a dylent weld eu rôl nid yn unig yn nhermau cyfrannu at welliannau mewn gwasanaethau. Ymddiriedolwyr effeithiol yw’r rheiny sy’n cyfrannu at gynnal safonau uchel o lywodraeth a rheolaeth yn ogystal â gwella’r ddarpariaeth gwasanaeth. Nid oes y fath beth ag ymddiriedolwr gydag un diddordeb.

Yn yr un modd ag ymddiriedolwyr eraill, mae rhaglenni sefydlu ar gyfer ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr ar ddechrau eu cyfnod fel ymddiriedolwr a hyfforddiant a chefnogaeth barhaus ar ôl hynny yn bwysig iawn. Bydd hyfforddiant effeithiol i bob ymddiriedolwr yn helpu atgyfnerthu cryfderau rhywun, lleihau gwendidau a gwneud iawn am unrhyw ddiffyg gwybodaeth a phrofiad.

Mae’n bwysig i elusennau sicrhau bod yr holl drefniadau ar gyfer cyfarfodydd yn gyfleus i bob ymddiriedolwr o ran mynediad corfforol ac amseriad a bod systemau cefnogi ar gael i unrhyw ymddiriedolwr sydd eu hangen.

7. Gwrthdaro buddiannau

Fel y nodwyd uchod, rhaid i bob ymddiriedolwr weithredu er lles gorau’r elusen yn unig ac nid er eu budd neu eu helw preifat eu hunain. Gall fod sefyllfaoedd lle mae budd yr ymddiriedolwr ei hun a budd yr elusen yn codi ar yr un pryd neu’n ymddangos ei fod yn gwrthdaro. Er enghraifft, mewn elusen sy’n rhoi grantiau at ddibenion addysgol, gall plentyn un o’r ymddiriedolwyr wneud cais am gefnogaeth. Neu gall ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr mewn elusen sy’n helpu pobl gyda pharlys yr ymennydd wneud cais am gymorth o gynllun byw’n annibynnol a weinyddir gan yr elusen honno. Mae’n amlwg y byddai’r ymddiriedolwyr hyn mewn sefyllfa lle y gallent gael budd o’r grant neu’r cymorth uniongyrchol. Nid gonestrwydd yr ymddiriedolwr yw’r mater dan sylw ond yn hytrach rheoli unrhyw bosibilrwydd o elwa o swydd rhywun fel ymddiriedolwr.

Mae trafodion yr elusen sy’n cael eu heffeithio gan wrthdaro buddiannau yn ddilys oni bai a hyd nes eu bod yn cael eu herio gennym ni neu gan rywun sydd â diddordeb yn yr elusen. Mae’n amlwg nad yw unrhyw drafodion y mae er lles yr elusen i’w cynnal yn mynd i gael eu herio, er eu bod yn cael eu heffeithio gan wrthdaro buddiannau. Ond os yw trafodion gwrthdaro buddiannau yn cael eu herio, mae mewn perygl o fod yn annilys oni bai eu bod wedi’u hawdurdodi (gweler y paragraff nesaf). Gall fod canlyniadau cyfreithiol i hyn (er enghraifft, bydd rhaid i grant, os caiff ei roi mewn modd annilys, gael ei ad-dalu i’r elusen, gweler hefyd paragraff 24). Mae er lles yr ymddiriedolwyr eu hunain a delwedd gyhoeddus yr elusen i ddefnyddio dulliau clir o ddangos bod unrhyw wrthdaro posib wedi cael ei osgoi.

Fel egwyddor gyffredinol, ni all ymddiriedolwyr gael unrhyw fudd (sy’n cynnwys gwasanaethau, cyfleusterau, cronfeydd neu fuddiannau eraill o werth mesuradwy) o’u helusen oni bai fod awdurdod penodol ganddynt i wneud hynny. Bydd yr awdurdod cyfreithiol hwn yn dod naill ai:

• o gymal yn nogfen lywodraethol yr elusen neu
• os nad oes cymal digonol yn y ddogfen lywodraethol, oddi wrthym ni neu’r Llys

Nid yw hyn yn cynnwys ad-dalu treuliau parod rhesymol i’r ymddiriedolwyr. Gall unrhyw gostau sydd eu hangen er mwyn galluogi ymddiriedolwr i gyflawni ei ddyletswyddau fel ymddiriedolwr gael eu dosbarthu fel treuliau a gall yr ymddiriedolwr eu hadennill neu gall yr elusen dalu amdanynt yn uniongyrchol. Gall hyn gynnwys costau teithio a’r gost o ddarparu gofal i ddibynnydd tra’n mynychu cyfarfod ymddiriedolwyr, neu wrth ymgymryd â busnes yr ymddiriedolwyr. Gall hefyd gynnwys cost darparu dogfennau mewn Braille neu dâp sain i ymddiriedolwr sy’n ddall, neu ddarparu cludiant, offer neu gyfleusterau arbennig i unrhyw ymddiriedolwr anabl.

Mae’r egwyddor na all ymddiriedolwr gael unrhyw fudd yn gweithio ar y sail os na all ymddiriedolwyr dderbyn unrhyw fuddiannau o’u helusen, ni fydd ganddynt unrhyw wrthdaro buddiannau pan fyddant yn dyrannu adnoddau’r elusen. Mae’n rhan o reol ehangach na ddylai ymddiriedolwyr roi eu hunain mewn sefyllfa lle gallai eu dyletswyddau fel ymddiriedolwyr wrthdaro â’u buddiannau personol. Mae ymddiriedolwyr sydd hefyd yn ddefnyddwyr gwasanaethau’r elusen yn y sefyllfa bosib o gael gwrthdaro buddiannau oherwydd eu rôl ddeuol, a dylent fod yn ymwybodol o’r angen i adnabod unrhyw wrthdaro.

Mae’n rhaid i bob ymddiriedolwr, os yw’n ddefnyddiwr neu beidio, fod yn ymwybodol o wrthdaro buddiannau posib a lleihau ei effaith. Agwedd allweddol o leihau effaith gwrthdaro buddiannau yw bod yn agored ac yn dryloyw ynglyˆ n â sefyllfaoedd o’r fath pryd bynnag y byddant yn codi. Argymhellwn fod pob ymddiriedolwr yn rhoi gwybod i’w elusen am unrhyw wrthdaro buddiannau gwirioneddol neu bosib y maent yn ymwybodol ohono. Ond, hyd yn oed os yw ymddiriedolwr yn rhoi gwybod i’w elusen am wrthdaro posib, os nad oes unrhyw awdurdod pendant sy’n caniatáu i’r ymddiriedolwr gael budd, ni fydd hwn o anghenraid yn dileu’r perygl y bydd trafodiad sy’n effeithio’n uniongyrchol ar ei fuddiannau yn annilys. Ond os yw ymddiriedolwr yn agored am y ffaith bod ganddo ddiddordeb personol mewn trafodiad arbennig yr elusen, mae’n llai tebygol y bydd y trafodiad yn cael ei ystyried yn rhywbeth nad yw er lles yr elusen, ac felly, mae’n llai tebygol o gael ei herio.

Os yw gwrthdaro buddiannau yn cael ei anwybyddu gall niweidio’r elusen yn y pen draw. Gall trafodion, gan gynnwys darparu gwasanaethau i ddefnyddwyr, gael eu herio os ydynt wedi cael eu heffeithio gan wrthdaro buddiannau. Ymhellach na hyn, gall gwrthdaro buddiannau olygu bod adnoddau’n cael eu camddefnyddio, bod disgwyliadau rhoddwyr a chyfranwyr heb eu bodloni, bod yr elusen yn gwahaniaethu yn erbyn defnyddwyr eraill ac, yn y pen draw, bod elusen yn cael ei gweinyddu ar sail hunan-les yn groes i bob egwyddor yr elusen.

Os yw elusen yn cael ei gweinyddu ar sail hunan-les, byddwn yn defnyddio ein pwerau i unioni’r sefyllfa, gan sicrhau bod gweithgareddau’r sefydliad yn parhau’n elusennol yn gyfan gwbl. Bydd ymddiriedolwr sy’n ymwybodol ei fod yn cael budd o’r elusen heb yr awdurdod priodol yn cyflawni tor-ymddiriedaeth a gellir gofyn iddo ad-dalu i’r elusen unrhyw fudd a gafwyd.

Efallai y bydd elusennau eisiau sefydlu cofrestr buddiannau i’w hymddiriedolwyr. Mae unigolion yn gallu cofnodi unrhyw wrthdaro gwirioneddol neu bosib yn agored. Argymhellwn fod rhestr o’r fath yn cael ei diweddaru yn gyson.

Gallai elusennau hefyd ystyried sefydlu polisi ar sut i ddelio ag unrhyw wrthdaro sy’n debygol o godi o ganlyniad i’r gwaith a wnânt. Gall hyn gynnwys arweiniad ar bryd y mae angen i ymddiriedolwr dynnu’n ôl o rai penderfyniadau. Hyd yn oed os yw ymddiriedolwr yn tynnu’n ôl o benderfyniad sy’n effeithio ar ei fuddiannau yn uniongyrchol, ni fydd hyn o anghenraid yn dileu’r risg y bydd trafodiad sy’n deillio o’r penderfyniad yn annilys. Er mwyn sicrhau hyn, rhaid bod awdurdod penodol sy’n caniatáu i ymddiriedolwr gael budd, os yw’n tynnu’n ôl o’r penderfyniad. Ond os yw ymddiriedolwr yn tynnu’n ôl o benderfyniad o’r fath, mae’n llai tebygol y bydd y trafodiad sy’n deillio ohono yn cael ei ystyried yn rhywbeth nad yw er lles yr elusen, ac felly, mae’n llai tebygol o gael ei herio.

Mae trefnu i ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr beidio â chymryd unrhyw ran mewn penderfyniadau sy’n effeithio’n uniongyrchol ar eu buddiannau personol eu hunain neu fuddiannau eu perthnasau yn ffordd syml o leihau’r risg y bydd trafodiad yn cael ei herio ar sail gwrthdaro buddiannau. Wrth gynghori rhywun i osgoi gwrthdaro buddiannau posib, neu i dynnu’n ôl o unrhyw benderfyniad lle mae gan yr unigolyn hwnnw fudd personol, nid ydym yn ffurfio barn am onestrwydd yr unigolyn hwnnw.

Yn ein barn ni, mae penderfyniad yn effeithio’n uniongyrchol ar ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr neu berthynas os yw’n golygu bod yr ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr neu’r perthynas yn derbyn rhywbeth (gwasanaeth, cyfleuster, cronfeydd, neu ryw fudd arall) a fydd yn bersonol i’r ymddiriedolwr hwnnw ac ni chaiff ei rannu gyda buddiolwyr eraill.

Er enghraifft, mewn elusen sy’n darparu offer meddygol i bobl gyda salwch arbennig, gallai ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr wneud cais i gael darn o offer i leddfu ei symptomau. Byddai’r darn o offer yn cael ei ddefnyddio gan yr ymddiriedolwr hwnnw yn unig. Neu mewn elusen sy’n helpu pobl sydd mewn angen ariannol, gall ymddiriedolwr wneud cais am grant i dalu bil hanfodol, fel gwres neu ddwˆ r, oherwydd ni all fforddio talu cost y bil hwnnw.

Yn y sefyllfaoedd hyn, cynghorwn yn gryf fod yr ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr neu’r perthynas yn datgan budd cyn cychwyn ar drafodaethau ac i beidio â chymryd unrhyw ran mewn penderfyniad o’r fath. Mewn rhai achosion, efallai fod yr ymddiriedolwyr eraill am wahodd yr ymddiriedolwr dan sylw i aros am ran o’r drafodaeth i ateb cwestiynau ar y mater. Edrychwch ar ddogfen lywodraethol yr elusen am unrhyw ddarpariaethau penodol ar ddelio â gwrthdaro buddiannau.

Yn ein barn ni, mae penderfyniad yn cael effaith anuniongyrchol ar ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr neu berthynas os:

• yw’n golygu bod yr ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr neu’r perthynas yn derbyn rhywbeth a fydd hefyd ar gael yn fwy cyffredinol i ddefnyddwyr eraill y tu allan i’r corff ymddiriedolwyr neu
• os yw’n benderfyniad polisi neu’n arfer cyffredinol sy’n effeithio ar y gwasanaeth y mae’r ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr neu’r perthynas, ynghyd â defnyddwyr eraill, yn cymryd rhan ynddo

Er enghraifft, mewn elusen sy’n darparu offer meddygol i bobl sy’n dioddef salwch arbennig, efallai fod yr ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniad ynglyˆ n â’r mathau gwahanol o offer y bydd yr elusen yn eu darparu. Mae’n anochel y bydd gan ymddiriedolwr sy’n ddefnyddiwr fudd yng nghategorïau cyffredinol yr offer sy’n cael ei ddarparu, ond bydd yr offer ar gael i bob defnyddiwr posib. Gall ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr a pherthnasau gymryd rhan mewn penderfyniadau o’r fath ond dylent ddatgan unrhyw fudd personol o’r dechrau.

Ni fydd buddiannau sydd ar gael yn gyffredinol i bob defnyddiwr neu sy’n amherthnasol neu heb fod o werth mesuradwy, yn achosi problem fel arfer. Er enghraifft, mewn elusen gydag aelodaeth agored, gallai’r holl ymddiriedolwyr gael eu tynnu o’r aelodaeth honno a derbyn yr un buddiannau ag unrhyw aelod arall. Ni all unrhyw sefydliad gydag aelodaeth gyfyngedig neu gaeedig fod yn elusen os yw ei fuddiannau wedi’u cyfeirio at ei aelodau.

Yn yr un modd, bydd rhai buddiannau, fel darparu taflen wybodaeth ar bwnc yn amherthnasol ac nid yw’n debygol y bydd angen i’r ymddiriedolwr weithredu.

Cynghorwn fod ymddiriedolwyr yn defnyddio eu barn ar yr hyn y gellir ei ystyried yn fudd cyffredinol neu amherthnasol. Os oes amheuaeth ynglyˆn â sut i ddelio ag unrhyw rai o’r materion hyn, cysylltwch â ni am gyngor.

Rhaid i unrhyw drafodion, gan gynnwys trafodion sydd wedi’u hawdurdodi, sy’n rhoi budd sylweddol i ymddiriedolwr, neu rywun sy’n gysylltiedig â’r ymddiriedolwr, gael eu datgelu yn y nodiadau i gyfrifon yr elusen, os oes rhaid i’r cyfrifon hynny roi barn wir a theg. Yn gyffredinol, byddai hyn yn gymwys i elusennau sy’n paratoi eu cyfrifon ar sail croniadau (gweler ein canllaw Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr. Ond argymhellwn yn gryf fod pob elusen yn datgelu’r buddiannau a dderbynnir.

8. Penodi ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr

Gall dogfen lywodraethol elusen osod rheolau ynglyˆ n â phwy all fod yn ymddiriedolwr. Gallwn gynghori elusen a oes ganddi awdurdod cyfreithiol digonol i benodi ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr neu beidio. Os oes angen, byddwn yn darparu’r awdurdod hwnnw i’r elusen. Byddai’r awdurdod hwn yn amodol ar wahardd ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr rhag gwneud penderfyniadau sy’n effeithio’n uniongyrchol ar fuddiannau eu perthnasau. Yna ni fydd unrhyw risg cyfreithiol i unrhyw drafodiad sy’n deillio o benderfyniadau o’r fath, cyhyd â bod yr ymddiriedolwr(wyr) yn cydymffurfio â’r amod.

Os oes gan yr elusen y pwˆ er i ddiwygio neu newid ei dogfen lywodraethol, gall fod modd defnyddio’r pwˆer hwn i ddileu gwaharddiad ar benodi ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr ond argymhellwn fod ymddiriedolwyr yn ceisio cyngor ni cyn gwneud hynny. Gall penderfyniad i ddefnyddio pwˆ er diwygio yn y ffordd hon gael ei herio ei hun oherwydd ei fod yn rhoi budd i’r ymddiriedolwyr.

Yn achos elusen newydd, bydd gwaharddiad ar benodi ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr, wrth gwrs, yn cael ei gynnwys yn y ddogfen lywodraethol dim ond os yw’r rheiny sy’n sefydlu’r elusen yn meddwl ei fod yn briodol. Os disgwylir i’r elusen gael ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr, cynghorwn ei bod yn creu amod bod ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr yn cael eu gwahardd rhag cymryd rhan mewn penderfyniadau sy’n effeithio’n uniongyrchol ar fuddiannau personol eu perthnasau. Os yw hyn yn cael ei wneud, ni fydd unrhyw risg cyfreithiol i unrhyw drafodiad sy’n deillio o benderfyniad o’r fath, cyhyd â bod yr ymddiriedolwr(wyr), wrth gwrs, yn cydymffurfio â’r amod.

Mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i rai elusennau gael defnyddwyr fel ymddiriedolwyr. Yn gyffredinol bydd gofyniad cyfreithiol i gael ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr yn dod naill ai:

• O ddogfen lywodraethol yr elusen

Mae’n ofynnol, er enghraifft, i nifer o elusennau neuadd bentref gael pwyllgor rheoli (sy’n ymddiriedolwyr yr elusen) sy’n cynnwys cynrychiolwyr etholedig o’r grwpiau lleol sy’n defnyddio’r neuad.

• O’r gyfraith statud

Er enghraifft, mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i rai ysgolion gael nifer o rieni-lywodraethwyr.

Mae rhai noddwyr yn gosod amod bod rhaid i elusen gael ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr cyn y gallant roi grant i’r elusen neu lunio contract â’r elusen. Wrth gwrs, gall yr elusen gytuno â’r amod hwn dim ond os nad yw ei dogfen lywodraethol yn gwahardd penodi ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr, ac mae gan yr elusen y nifer angenrheidiol o ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr.

9. Cyrff ymddiriedolwyr

Bydd y cyrff ymddiriedolwyr mwyaf effeithiol yn cynnwys amrywiaeth o bobl gydag amrywiaeth o sgiliau, diddordebau, safbwyntiau a phersbectif. Mae’n bwysig nad yw unrhyw grwˆp unigol yn dominyddu corff ymddiriedolwyr neu’n dylanwadu’n ormodol.

Yn amodol ar unrhyw beth yn nogfen lywodraethol yr elusen, nid oes unrhyw waharddiad cyfreithiol rhag cael ymddiriedolwyr sydd i gyd yn ddefnyddwyr. Os yw pob ymddiriedolwr yn ddefnyddiwr, gall rhai elusennau ganfod y byddant yn darparu gwasanaeth llawer gwell i’w defnyddwyr eraill a’u bod yn sicrhau rheolaeth effeithiol yr elusen. Ond, fel gydag unrhyw gorff ymddiriedolwyr, rhaid gwylio rhag cael grwˆ p o ymddiriedolwyr gydag un agenda.

Efallai y bydd rhai elusennau yn canfod na ellid gweithredu os oes unrhyw ddefnyddwyr ar y corff ymddiriedolwyr. Er enghraifft, elusennau lle mae’r defnyddwyr yn rhai dros dro, neu’n ceisio cyngor a chefnogaeth unigryw neu gyfrinachol.

Ond, fel canllaw, byddem yn awgrymu os yw cyfran yr ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr yn cyfrif am un rhan o dair neu lai o’r corff ymddiriedolwyr, mae’n annhebyg y bydd unrhyw broblemau gydag unrhyw un grwˆ p o ymddiriedolwyr gydag un diddordeb neu gymhelliad yn cael ei gyhuddo o reoli cyfeiriad yr elusen.

Fel yr esboniwyd eisoes, cyfrifoldeb pob elusen yw penderfynu ar y gyfran fwyaf priodol ac effeithiol o ymddiriedolwyr sy’n ddefnyddwyr.

10. Gofynion cyfreithiol ar gymhwyster i fod yn ymddiriedolwr

Rhaid i unrhyw un, boed yn ddefnyddiwr neu beidio, sy’n ystyried bod yn ymddiriedolwr, sicrhau ymlaen llaw nad oes unrhyw waharddiad cyfreithiol i’w benodi fel ymddiriedolwr. Os yw person yn canfod nad ydynt yn gymwys i weithredu fel ymddiriedolwr, gallant wneud cyfraniad positif o hyd i’r elusen trwy gymryd rhan mewn ffyrdd mwy cyffredinol, fel bod yn aelod o grwpiau ymgynghorol.

Y 3 phrif faes cymhwyster i’w hystyried yw:

10.1 - Oedran

Ni all rhywun dan 18 oed fod yn ymddiriedolwr ymddiriedolaeth elusennol neu sefydliad anghorfforedig elusennol. Nid yw ymgais i benodi rhywun dan 18 oed fel ymddiriedolwr yn ddilys yn ôl y gyfraith. 16 oed yw’r isafswm oedran ar gyfer penodi cyfarwyddwr cwmni (gan gynnwys rhai elusennol).

10.2 - Pobl na all reoli eu materion eu hunain

Fel arfer bydd penderfynu nad oes gan rywun y gallu i fod yn ymddiriedolwr yn deillio o gasgliad mwy cyffredinol nad oes gan yr unigolyn hwnnw y gallu neu’r ddealltwriaeth i reoli ei faterion ei hun ac felly, ni all reoli materion yr elusen.

10.3 - Anghymhwyso

Mae nifer o seiliau penodol ar gyfer anghymhwyso - sef, gwahardd - rhywun rhag bod yn ymddiriedolwr elusen. Mae’r rhain yn cynnwys methdaliad (nas rhyddhawyd) a chael collfarn (heb ei ddarfod) am drosedd sy’n cynnwys twyll neu anonestrwydd. Mae’r rhestr lawn o’r seiliau ar gyfer anghymhwyso i’w gweld yn y Ddeddf Elusennau ac yn ein canllaw Yr ymddiriedolwr hanfodol: yr hyn

y mae angen i chi wybod (CC3).