Newid strwythur eich elusen
Sut i newid strwythur eich elusen, er enghraifft o heb ei ymgorffori i CIO neu gwmni elusennol.
Yn berthnasol i England and Gymru
Mae’r canllawiau hyn ar gyfer ymddiriedolwyr elusennau sydd am newid strwythur. Er enghraifft:
- ymddiriedolaethau neu gymdeithasau anghorfforedig sydd am newid strwythur i ddod yn Sefydliadau Corfforedig Elusennol (CIO) neu’n gwmnïau elusennol. Weithiau gelwir hyn yn ‘ymgorffori’
- cwmnïau elusennol sydd am drosi i CIO
Mae’n rhaid i chi a’r ymddiriedolwyr eraill benderfynu ei bod er budd gorau eich elusen i newid i strwythur gwahanol. Defnyddiwch ein canllawiau gwneud penderfyniadau i’ch helpu i wneud eich penderfyniad.
Mae newid strwythur bron bob amser yn gofyn am gyfraniad y Comisiwn Elusennau. Cysylltwch â’r Comisiwn yn gynnar bob amser, yn enwedig os oes gennych ddyddiad cau fel diwedd y flwyddyn ariannol.
Bydd cynllunio da yn eich helpu i gyflawni’r newid strwythur. Er enghraifft, meddyliwch am:
- pa gamau y bydd angen i chi eu cymryd, ac ym mha drefn. Gall creu cynllun prosiect helpu
- p’un a oes gennych y pwerau cywir
- lle gallai’r broses fod yn gymhleth i’ch elusen, er enghraifft os oes gennych waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig
- pryd y gallech fod angen cyngor proffesiynol neu gyfranogiad y Comisiwn
Dylech gymryd cyngor proffesiynol priodol, er enghraifft os oes gan eich elusen gyflogeion - gall y Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) (TUPE) fod yn berthnasol. Gall newid strwythur hefyd sbarduno rhwymedigaethau pensiwn.
Gall rheolau ar adrodd a chyfrifyddu newid o ganlyniad i newid strwythur.
Pam newid strwythur
Mae gan y rhan fwyaf o elusennau un o’r strwythurau cyfreithiol canlynol:
- cymdeithas CIO
- CIO sylfaen
- cwmni elusennol (cyfyngedig drwy warant)
- cymdeithas anghorfforedig
- ymddiriedolaeth
Mae strwythur cyfreithiol eich elusen yn penderfynu:
- pwy sy’n ei redeg ac a oes ganddo aelodau
- a all ymrwymo i gontractau neu gyflogi staff yn ei henw ei hun
- a yw atebolrwydd personol ymddiriedolwyr yn gyfyngedig
- sut mae’n dal tir ac eiddo
Gall elusennau anghorfforedig benderfynu newid i strwythur CIO neu gwmni elusennol os, er enghraifft, yw’r elusen:
- yn newid mewn maint neu sut mae’n gweithredu
- angen cyflogi staff
- cynllunio i ymrwymo i gontractau
Mae hyn oherwydd nad oes gan elusen anghorfforedig bersonoliaeth gyfreithiol ar wahân i’w haelodau a/neu ymddiriedolwyr. O ganlyniad, ni all ymrwymo i gontractau, megis contractau cyflogaeth, yn ei henw ei hun. Mae’n rhaid i’r ymddiriedolwyr ymrwymo i gontractau yn bersonol, a gallant fod yn atebol yn bersonol os aiff rhywbeth o’i le.
Mae gan Mathau o elusennau: sut i ddewis strwythur (CC22a) fwy o wybodaeth.
Newid eich elusen anghorfforedig i CIO
Mae ymddiriedolaethau neu gymdeithasau anghorfforedig yn elusennau anghorfforedig.
Mae newid o elusen anghorfforedig i CIO yn cynnwys:
- sefydlu a chofrestru CIO newydd
- trosglwyddo asedau a rhwymedigaethau eich elusen i’r CIO newydd
- cau eich elusen ar ôl y trosglwyddiad ac ar ôl delio yn gywir ag unrhyw waddol parhaol, tir dynodedig, neu ymddiriedolaethau arbennig
Mynnwch gyngor proffesiynol ar gyfer unrhyw ran o’r broses os oes ei angen arnoch.
Deallwch a oes angen i chi ddweud wrth randdeiliaid am eich cynlluniau i newid strwythur. Er enghraifft, elusennau neu sefydliadau eraill rydych chi’n gweithio’n agos â nhw.
1. Cyn sefydlu’r CIO
Dibenion
Gan y bydd y CIO yn ‘amnewid’ eich elusen, rhaid i’w dibenion fod yr un fath â dibenion eich elusen. Bydd cael yr un dibenion yn rhoi’r pŵer cyfreithiol i chi drosglwyddo asedau eich elusen i’r CIO.
Os ydych yn defnyddio’r broses hon i adolygu a newid dibenion eich elusen, gwnewch hyn yn gyntaf, cyn sefydlu’r CIO. Mae hyn oherwydd y bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i newid dibenion eich elusen. Os nad yw’r Comisiwn yn darparu awdurdod, a’ch bod yn sefydlu’r CIO yn gyntaf, rydych mewn perygl bod gan y CIO wahanol ddibenion at ddibenion eich elusen.
Darllenwch ganllawiau ar newid dogfennau llywodraethu.
Rheolau dogfennau llywodraethol
Gwiriwch a oes gan ddogfen lywodraethol eich elusen reolau penodol - er enghraifft, yn ei chymal diddymu - y dylid eu cynnwys yng nghyfansoddiad y CIO.
Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi hawliau trydydd parti. Er enghraifft, hawl unigolyn neu sefydliad i enwebu ymddiriedolwyr. Os ydyw, dylech naill ai:
- cynnwys yr hawliau hyn yng nghyfansoddiad y CIO, neu
- cael cytundeb ysgrifenedig gan y trydydd parti i newid ei hawliau oni bai bod y trydydd parti wedi marw (os yn berson) neu nad yw’n bodoli mwyach (os yn sefydliad)
Os yw’r trydydd parti yn sefydliad, gwiriwch a oes sefydliad olynol neu os yw wedi newid ei enw.
Aelodaeth
Os oes gan eich elusen aelodau, dywedwch wrthynt am eich cynllun i newid strwythur. Penderfyniadau i:
- newid dibenion eich elusen
- trosglwyddo asedau i’r CIO a chau
Efallai y bydd angen i’ch aelodau wneud penderfyniadau, yn dibynnu ar yr hyn y mae dogfen lywodraethol eich elusen neu’r gyfraith yn ei ddweud.
Enw’r CIO newydd
Gwiriwch y rheolau am enwau elusennau a’r gofynion ychwanegol am enwau CIOs.
2. Sefydlu a chofrestru’r CIO
Rhaid i chi ddefnyddio un o’n Cyfansoddiadau Model ar gyfer CIOs. Pan fyddwch yn gwneud cais i gofrestru’r CIO, bydd angen i chi ddangos pa newidiadau os o gwbl a wnewch i’r model. Rhaid i’ch cyfansoddiad aros mor agos at y model â phosibl.
Dylech ddefnyddio’r model cymdeithas os yw’ch elusen wreiddiol yn gymdeithas anghorfforedig. Mae hyn yn golygu bod ganddo:
- cyfansoddiad fel ei ddogfen lywodraethol
- aelodaeth ehangach sy’n pleidleisio ar benderfyniadau pwysig, fel ethol ymddiriedolwyr
Dylech ddefnyddio’r model sylfaen os yw’ch elusen wreiddiol yn ymddiriedolaeth. Mae hyn yn golygu:
- ei fod yn cael ei lywodraethu gan weithred ymddiriedolaeth, ewyllys, cynllun neu drawsgludiad
- ei fod yn cael ei redeg gan ei ymddiriedolwyr yn unig
- nad oes ganddo aelodaeth bleidleisio
Os yw’ch elusen yn gymdeithas anghorfforedig, dylech gael caniatâd eich aelodau os ydych yn dymuno newid strwythur i sefydliad CIO.
Yna, cofrestrwch yr elusen.
3. Cael awdurdod y Comisiwn Elusennau
Deallwch a fydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch. Efallai y bydd angen awdurdod arnoch os, er enghraifft:
- bydd y CIO yn rhoi indemniad i chi am rwymedigaethau yr aethoch iddynt fel ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig
- ni all ymddiriedolwyr eich elusen reoli gwrthdaro buddiannau wrth benderfynu bwrw ymlaen â’r trosglwyddiad
Darllenwch adran 4 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennau i gael rhagor o wybodaeth am y rhain ac amgylchiadau eraill pan fydd angen awdurdod arnoch. Mae hefyd yn dweud wrthych sut i wneud cais.
Gwnewch gais i’r Comisiwn mewn da bryd.
4. Trosglwyddo asedau a rhwymedigaethau i’r CIO
Unwaith y byddwch wedi gwneud penderfyniadau i drosglwyddo a chael unrhyw awdurdod sydd ei angen arnoch, dylech wneud y canlynol:
- cytuno ar ddyddiad trosglwyddo gyda’r CIO newydd
Efallai y bydd angen i’r CIO gymryd ei gamau ei hun (megis sefydlu cyfrifon banc) cyn y gall dderbyn asedau a rhwymedigaethau eich elusen.
- paratoi a gweithredu’r ddogfennaeth gywir, megis datganiad breinio cyn uno
Yna, ar neu ar ôl y dyddiad trosglwyddo yr ydych wedi cytuno arno, gallwch gymryd camau eraill fel trosglwyddo arian o gyfrifon banc eich elusen i gyfrifon banc y CIO neu gofrestru’r newid ym mherchnogaeth tir y Gofrestrfa Tir.
Am arweiniad ynghylch hyn ac, er enghraifft, am ddatganiadau breinio cyn uno, darllenwch adran 2 o Sut i drosglwyddo asedau elusennol. Mae ganddo dempled datganiad breinio cyn uno y gallwch ei ddefnyddio.
Tir dynodedig, gwaddol parhaol ac ymddiriedolaethau arbennig
Mae tir dynodedig yn dir y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol eich elusen yn ôl y ddogfen sy’n esbonio sut y mae’n rhaid defnyddio’r tir. Er enghraifft, eiddo y mae’n rhaid ei ddefnyddio fel tir hamdden.
Mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae eiddo a roddir i’ch elusen y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol (fel tir dynodedig) yn un enghraifft o waddol parhaol. Un arall yw arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen i’w buddsoddi lle mai dim ond yr incwm buddsoddi y gellir ei wario.
Ymddiriedolaeth arbennig yw arian neu asedau y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na dibenion eich elusen. Gall gwaddol parhaol fod yn ymddiriedolaeth arbennig ond nid bob amser.
Nid yw cael, neu fod yn ymddiriedolwr ar waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig yn golygu na allwch newid strwythur. Ond mae angen i chi feddwl am sut rydych chi’n eu trosglwyddo oherwydd eu bod yn wahanol i gronfeydd ac asedau cyffredinol elusen. Mae hefyd yn golygu na allwch gau eich elusen os na fyddwch yn delio â nhw’n gywir.
(Gellir defnyddio cronfeydd cyffredinol neu asedau mewn unrhyw ffordd i hyrwyddo dibenion eich elusen; nid oes ganddynt unrhyw reolau eraill ar sut y gellir eu defnyddio.)
Darllenwch adran 3 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennol i ddeall sut i drosglwyddo gwaddol parhaol, tir dynodedig ac ymddiriedolaethau arbennig.
5. Cau’r elusen wreiddiol
Unwaith y byddwch wedi:
- trosglwyddo eich holl asedau a rhwymedigaethau i’r CIO
- ymdrin ag unrhyw waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig
- pasio cofnodion eich elusen i’r CIO newydd
gallwch gau’r elusen.
Darllenwch ganllawiau ynghylch cau eich elusen.
Mae’n rhaid i chi ddweud wrth y Comisiwn am y cau fel y gallwn dynnu eich elusen o’r gofrestr. Byddwn hefyd yn rhoi’r gorau i ysgrifennu atoch – er enghraifft i ffeilio ffurflenni blynyddol.
Cofrestr o elusennau unedig
Mae newid strwythur yn fath o uno. Ystyriwch a allwch chi, neu a oes rhaid, gofrestru’r uno.
Mae cofrestru yn ymwneud â helpu elusennau i sicrhau rhoddion yn y dyfodol (fel cymynroddion) ar ôl iddynt uno a chau.
Darllenwch canllawiau am fwy o wybodaeth a sut i wneud cais.
Trosi’ch cwmni elusennol i CIO
Gall cwmnïau elusennol cofrestredig wneud cais i’r Comisiwn a defnyddio proses gyfreithiol syml i drosi i CIO, sy’n golygu bod yr elusen yn parhau i fodoli ond ar ffurf wahanol.
Dylech allu cadw enw presennol yr elusen a chadw ei rhif elusen. Dylech hefyd allu cadw cyfrifon banc presennol yr elusen.
Yn y rhan fwyaf o achosion, dylai’r CIO newydd dderbyn unrhyw roddion a adawyd i’r cwmni elusennol gwreiddiol.
Yn dilyn trosi, bydd eich elusen yn wynebu gwahanol ofynion adrodd a chyfrifyddu. Gweler y canllawiau ar ddiwedd yr adran hon.
Mynnwch gyngor proffesiynol os oes ei angen arnoch.
1. Dewis y model cyfansoddiad cywir
Rhaid i chi ddefnyddio un o’n cyfansoddiadau enghreifftiol ar gyfer CIOs. Pan fyddwch yn gwneud cais i’r Comisiwn, bydd angen i chi ddangos a ydych wedi gwneud unrhyw newidiadau i’r model. Rhaid i’ch cyfansoddiad CIO aros mor agos at y model â phosibl.
Dylech ddefnyddio’r model sy’n adlewyrchu eich strwythur presennol:
- defnyddiwch fodel y gymdeithas os oes aelodaeth bleidleisio ar wahân yn eich cwmni elusennol
- defnyddiwch fodel sylfaen os mai’r cyfarwyddwyr yn eich cwmni elusennol yw’r unig aelodau
Dylech hefyd ddeall pwy fydd aelodau cyntaf y CIO. Bydd y personau a oedd yn aelodau o’r cwmni yn union cyn y trosi i CIO yn dod yn aelodau cyntaf y CIO.
2. Dibenion
Gan y bydd y CIO yn ‘amnewid’ eich cwmni elusennol, rhaid i’w ddibenion fod yr un fath â dibenion eich elusen.
Os ydych yn defnyddio’r broses hon i adolygu a newid dibenion eich cwmni elusennol, gwnewch hyn yn gyntaf, cyn gwneud cais am drosi. Mae hyn oherwydd y bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i newid dibenion eich elusen. Os na wnewch hynny, ac nad yw’r Comisiwn yn darparu awdurdod, rydych mewn perygl y bydd gan y CIO wahanol ddibenion i’ch elusen.
Deall y rheolau ar newid dogfennau llywodraethu.
3. Gwiriadau cyn cyflwyno eich cais
Defnyddiwch y rhestr wirio hon cyn gwneud eich cais. Ni fyddwn yn symud ymlaen ag unrhyw gais lle mae unrhyw un o’r materion hyn yn berthnasol ond nad ydynt wedi cael sylw.
| Cyn i chi wneud cais | Gwiriwch |
|---|---|
| Ydy eich elusen wedi’i heithrio ac felly heb gofrestru gyda’r Comisiwn? | Os yw wedi’i heithrio, ni allwch ddefnyddio’r broses gyfreithiol hon i ‘drosi’r’ cwmni elusennol i CIO. |
| Ydych chi wedi eich diweddaru â gofynion ffeilio Tŷ’r Cwmnïau a’r Comisiwn Elusennau? | Er enghraifft, cyfrifon ac unrhyw newidiadau i fanylion cofrestredig. |
| Ydy’ch cwmni chi wedi cyhoeddi unrhyw gyfranddaliadau? | Mae hyn yn eithaf prin i gwmnïau elusennol, ond os oes modd, rhaid talu’r rhain yn llawn. |
| Beth yw atebolrwydd aelodau’r cwmni os yw’n dirwyn i ben? | Os oes angen taliad o fwy na £10 arno, bydd angen i hyn fod yr un fath, neu’n fwy, ar gyfer y CIO newydd. Os oes angen £10 neu lai arno, caiff hyn ei ddiddymu ar ôl ei drosi. |
| Gwiriwch enw arfaethedig y CIO. | Ni allwch ddefnyddio’r gair ‘cyfyngedig’ yn enw y CIO. |
| Gwiriwch y darpariaethau yn eich erthyglau ac yn eich cyfansoddiad CIO gan ganiatáu budd-daliadau a thaliadau i’r ymddiriedolwyr elusennau. | Os nad ydych yn newid y cymalau model ynghylch taliadau ymddiriedolwyr yn eich cyfansoddiad CIO, gallwch fynd ymlaen a gwneud cais am drosi. Nid oes ots os nad yw’r cymalau model yn cyd-fynd â’r hyn y mae’ch erthyglau’n ei ddweud. Fodd bynnag, os ydych chi wedi newid y cymalau enghreifftiol, ac os yw’r darpariaethau yn erthyglau eich cwmni yn fwy cyfyngol na’r darpariaethau yng nghyfansoddiad CIO, bydd angen i chi naill ai: a #8226; newid darpariaethau’r CIO i gyd-fynd â’r hyn y mae eich erthyglau yn ei ddweud. Dangos y newidiadau hyn yng nghyfansoddiad y CIO pan fyddwch chi’n gwneud cais am drosi; neu • newid eich erthyglau i gyd-fynd â’r darpariaethau CIO, a lle bo angen cael awdurdod y Comisiwn ar gyfer y newidiadau hyn cyn i chi wneud cais am drosi. Darllenwch ganllawiau ynghylch newid erthyglau eich cwmni. |
| Gwiriwch y darpariaethau ynghylch pwy sy’n derbyn unrhyw arian sy’n weddill os caiff yr elusen ei diddymu. | Os bydd y darpariaethau diddymu yng nghyfansoddiad CIO yn newid sut y bydd eiddo eich elusen yn cael ei ddefnyddio ar ôl cau, bydd angen i chi naill ai: • newid darpariaethau’r CIO i gyd-fynd â’r hyn y mae eich erthyglau yn ei ddweud. Dangos y newidiadau hyn yng nghyfansoddiad y CIO; neu • newid eich erthyglau i gyd-fynd â’r darpariaethau CIO, a lle bo angen cael awdurdod y Comisiwn ar gyfer y newidiadau hyn cyn i chi wneud cais am drosi Darllenwch ganllawiau ynghylch newid erthyglau eich cwmni. |
| A yw eich elusen yn ddarparwr tai cymdeithasol cofrestredig preifat? | Os ydyw, rhaid i chi ddweud wrth y Rheoleiddiwr Tai Cymdeithasol am y trawsnewidiad arfaethedig cyn gwneud cais i’r Comisiwn. |
4. Penderfynu
Mae ymddiriedolwyr y cwmni elusennol yn gwneud y penderfyniad i drosi i CIO a mabwysiadu’r cyfansoddiad CIO arfaethedig.
Yna, mae’n rhaid i aelodau’r cwmni elusennol basio dau benderfyniad:
- y cyntaf ar y penderfyniad i drosi i CIO ac
- yr ail ar y penderfyniad i fabwysiadu cyfansoddiad arfaethedig y CIO
Rhaid i’r cyntaf o benderfyniadau’r aelodau hyn fod:
- yn benderfyniad arbennig a basiwyd yn unol â rheolau eich erthyglau neu
- yn benderfyniad arbennig o leiaf 75% o aelodau eich cwmni yn bresennol ac yn pleidleisio mewn cyfarfod cyffredinol a basiwyd yn unol â chyfraith cwmni neu
- yn benderfyniad ysgrifenedig unfrydol wedi’i lofnodi gan neu ar ran holl aelodau’r cwmni a fyddai â hawl i bleidleisio ar benderfyniad arbennig
Pasio yr ail benderfyniad yn unol â’r rheolau yn eich erthyglau.
Rhaid i’ch penderfyniadau aelod gynnwys rhif eich cwmni a dylent gynnwys eich rhif elusen.
5. Gwneud cais i’r Comisiwn Elusennau
Bydd angen i chi gynnwys y wybodaeth ganlynol yn eich cais.
- Copïau o benderfyniadau’r aelodau y soniwyd amdanynt uchod.
- Copi o gyfansoddiad arfaethedig y CIO. Dangoswch unrhyw newidiadau rydych chi wedi’u gwneud i gyfansoddiad y model ac esboniwch pam rydych chi wedi’u gwneud.
- Dangoswch ba newidiadau rydych chi wedi’u gwneud, os o gwbl, i’r cymalau yng nghyfansoddiad y model ynghylch sut y gellid newid cyfansoddiad newydd y CIO yn y dyfodol. Er enghraifft, os yw eich darpariaethau yn ei gwneud yn ofynnol i ganran uwch na’r arfer o aelodau eich elusen bleidleisio i newid y cyfansoddiad.
- Ffurflen Datganiad Ymddiriedolwyr wedi’i chwblhau.
- Os yw’ch elusen yn ddarparwr tai cymdeithasol cofrestredig preifat, rhaid i chi gynnwys datganiad yn cadarnhau eich bod wedi hysbysu’r Rheoleiddiwr Tai Cymdeithasol am y trawsnewidiad arfaethedig.
6. Penderfyniad y Comisiwn Elusennau
Byddwn yn gwirio:
- a yw’r CIO yn bodloni’r gofyniad cyfreithiol i gael ei gofrestru
- eich datganiad bod ymddiriedolwyr yn gymwys i wasanaethu (nid ydynt wedi’u hanghymhwyso)
- na ellir drysu prif enw a gwaith y CIO ag un elusen arall ac nad yw’n gamarweiniol neu’n dramgwyddus
- unrhyw newidiadau a wnaed i gyfansoddiad y model
- bod eich cwmni’n gyfoes â’r holl ofynion ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau a’r Comisiwn
- o’n hymholiadau gyda Thŷ’r Cwmnïau, nid oes rheswm i feddwl y byddai cofrestru’r trosiad yn amhriodol. Er enghraifft, os nad yw’ch cwmni’n cael ei ddiddymu, mewn datodiad neu mewn derbynnydd gweinyddol, neu os oes ganddo unrhyw achos cyfreithiol gweithredol yn ei erbyn.
Os byddwn yn fodlon, byddwn yn:
- cofrestru’r CIO; mae hyn yn trosi’r cwmni elusennol i’r CIO
- rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau, fel y gall dynnu’r cwmni elusennol oddi ar y gofrestr o gwmnïau
Mae cofrestriad y Comisiwn dros dro nes bod y cwmni elusennol yn cael ei dynnu oddi ar y gofrestr cwmnïau.
Byddwn yn dweud wrthych pryd y bydd trawsnewid eich elusen i CIO wedi’i gwblhau.
Ar ôl trosi, dylech wneud y canlynol:
- dywedwch wrth CThEF am y trosi, os yw’ch elusen wedi’i chofrestru gyda CThEF
- gwneud cais i Gofrestrfa Tir newid manylion eich elusen, os yw’ch elusen yn berchen ar dir neu eiddo
- cymryd unrhyw gamau ymarferol eraill mewn perthynas ag asedau eich elusen
Os gwrthodwn eich cais byddwn yn egluro pam a’r proses ar gyfer gofyn i ni adolygu ein penderfyniad.
Rheolau ynghylch cyfrifeg ac adrodd
Yn dilyn trosi, mae y rheolau yn Rhan 4 o Ddeddf Elusennau 2011 yn berthnasol i’ch elusen. Mae hyn yn cynnwys os yw’r trawsnewid yn digwydd rhan o’r ffordd drwy flwyddyn ariannol eich elusen.
Newid eich elusen anghorfforedig i gwmni elusennol
Mae ymddiriedolaethau neu gymdeithasau anghorfforedig yn elusennau anghorfforedig.
Mae newid o elusen anghorfforedig i gwmni elusennol yn cynnwys:
- sefydlu cwmni elusennol newydd
- trosglwyddo asedau a rhwymedigaethau eich elusen i’r cwmni elusennol newydd
- cau eich elusen ar ôl y trosglwyddiad ac ar ôl delio yn gywir ag unrhyw waddol parhaol, tir dynodedig, neu ymddiriedolaethau arbennig
Mynnwch gyngor proffesiynol ar gyfer unrhyw ran o’r broses os oes ei angen arnoch.
Deallwch a oes angen i chi ddweud wrth randdeiliaid am eich cynlluniau i newid strwythur. Er enghraifft, elusennau neu sefydliadau eraill rydych chi’n gweithio’n agos â nhw.
1. Cyn sefydlu’r cwmni elusennol
Dibenion
Gan y bydd y cwmni elusennol yn ‘amnewid’ eich elusen, rhaid i’w ddibenion fod yr un fath â dibenion eich elusen. Bydd cael yr un dibenion yn rhoi’r pŵer cyfreithiol i chi drosglwyddo asedau eich elusen i’r cwmni elusennol.
Os ydych yn defnyddio’r broses hon i adolygu a newid diben eich elusen, gwnewch hyn yn gyntaf, cyn sefydlu’r cwmni. Mae hyn oherwydd y bydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i newid dibenion eich elusen. Os nad yw’r Comisiwn yn darparu awdurdod, a’ch bod yn sefydlu’r cwmni elusennol yn gyntaf, rydych mewn perygl bod gan y cwmni wahanol ddibenion at ddibenion eich elusen.
Darllenwch ganllawiau ynghylch newid dogfennau llywodraethu.
Rheolau dogfennau llywodraethu
Dylech wirio a oes gan ddogfen lywodraethol eich elusen reolau penodol - er enghraifft, yn ei chymal diddymu - y dylid eu cynnwys yn erthyglau’r cwmni newydd.
Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi hawliau trydydd parti. Er enghraifft, hawl unigolyn neu sefydliad i enwebu ymddiriedolwyr. Os ydyw, dylech naill ai:
- cynnwys yr hawliau hyn yn erthyglau’r cwmni, neu
- cael cytundeb ysgrifenedig gan y trydydd parti i newid ei hawliau oni bai bod y trydydd parti wedi marw (os yn person) neu nad yw’n bodoli mwyach (os yn sefydliad).
Os yw’r trydydd parti yn sefydliad, gwiriwch a oes sefydliad olynol neu os yw wedi newid ei enw.
Aelodaeth
Os oes gan eich elusen aelodau, dywedwch wrthynt am eich cynllun i newid strwythur. Penderfyniadau i:
- newid dibenion eich elusen
- trosglwyddo asedau i’r cwmni elusennol a chau
Efallai y bydd angen i’ch aelodau wneud penderfyniadau, yn dibynnu ar yr hyn y mae dogfen lywodraethol eich elusen neu’r gyfraith yn ei ddweud.
Enw’r cwmni elusennol newydd
Gwiriwch rheolau am enwau elusennau a’r gofynion ychwanegol ar gyfer enwau cwmnïau elusennol.
2. Cofrestrwch y cwmni elusennol
Cofrestru’r cwmni newydd gyda Thŷ’r Cwmnïau.
Gwiriwch a oes rhaid i chi gofrestru’r cwmni elusennol gyda’r Comisiwn.
3. Cael unrhyw awdurdod y Comisiwn Elusennau sydd ei angen arnoch
Deall a fydd angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch. Efallai y bydd angen awdurdod arnoch os, er enghraifft:
- bydd y cwmni elusennol yn rhoi indemniad i chi am rwymedigaethau a wnaethoch fel ymddiriedolwyr yr elusen anghorfforedig
- ni all ymddiriedolwyr eich elusen reoli gwrthdaro buddiannau wrth benderfynu bwrw ymlaen â’r trosglwyddiad
- byddwch yn trosglwyddo ased sylweddol nad yw’n arian parod
Darllenwch adran 4 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennau i gael rhagor o wybodaeth am y rhain ac amgylchiadau eraill pan fydd angen awdurdod (gan gynnwys yr hyn sy’n ‘ased sylweddol nad yw’n arian parod’).
Mae hefyd yn egluro sut i wneud cais am awdurdod. Gwnewch gais i’r Comisiwn mewn da bryd.
4. Trosglwyddo asedau a rhwymedigaethau i’r cwmni elusennol
Unwaith y byddwch wedi gwneud penderfyniadau i drosglwyddo, a chael unrhyw awdurdod y Comisiwn sydd ei angen arnoch, dylech wneud y canlynol:
- cytuno ar ddyddiad trosglwyddo gyda’r cwmni newydd
Efallai y bydd angen i’r cwmni drefnu ei weithredoedd ei hun (megis sefydlu cyfrifon banc) cyn y gall dderbyn asedau a rhwymedigaethau eich elusen.
- paratoi a gweithredu’r ddogfennaeth gywir, megis datganiad breinio cyn uno neu gytundeb trosglwyddo
Yna, ar neu ar ôl y dyddiad trosglwyddo yr ydych wedi cytuno, gallwch gymryd camau eraill megis trosglwyddo arian o gyfrifon banc eich elusen i gyfrifon banc y cwmni neu gofrestru’r newid ym mherchnogaeth tir y Gofrestrfa Tir.
Am arweiniad ynghylch hyn ac, er enghraifft, am ddatganiadau breinio cyn uno a chytundebau trosglwyddo, darllenwch adran 2 o Sut i drosglwyddo asedau elusennol.
Tir dynodedig, gwaddol parhaol ac ymddiriedolaethau arbennig
Mae tir dynodedig yn dir y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol eich elusen yn ôl y ddogfen sy’n esbonio sut y mae’n rhaid defnyddio’r tir. Er enghraifft, eiddo y mae’n rhaid ei ddefnyddio fel tir hamdden.
Mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae’n rhaid i’ch elusen ei gadw yn hytrach na’i wario. Mae eiddo a roddir i’ch elusen y mae’n rhaid ei ddefnyddio at ddiben penodol (fel tir dynodedig) yn un enghraifft o waddol parhaol. Un arall yw arian neu asedau eraill a roddir i’ch elusen i’w buddsoddi lle mai dim ond yr incwm buddsoddi y gellir ei wario.
Ymddiriedolaeth arbennig yw arian neu asedau y mae’n rhaid i’ch elusen eu defnyddio at ddibenion penodol sy’n gulach na dibenion eich elusen. Gall gwaddol parhaol fod yn ymddiriedolaeth arbennig ond nid bob amser.
Nid yw cael, neu fod yn ymddiriedolwr ar waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig yn golygu na allwch newid strwythur.
Ond mae angen i chi feddwl am sut rydych chi’n eu trosglwyddo oherwydd eu bod yn wahanol i gronfeydd ac asedau cyffredinol elusen. Mae hefyd yn golygu na allwch gau eich elusen os na fyddwch yn delio â nhw’n gywir.
(Gellir defnyddio cronfeydd cyffredinol neu asedau mewn unrhyw ffordd i hyrwyddo dibenion eich elusen; nid oes ganddynt unrhyw reolau eraill ar sut y gellir eu defnyddio.)
Darllenwch adran 3 o’n canllawiau ar drosglwyddo asedau elusennol i ddeall sut i drosglwyddo gwaddol parhaol, tir dynodedig ac ymddiriedolaethau arbennig.
5. Cau’r elusen wreiddiol
Unwaith y byddwch wedi:
- trosglwyddo eich holl asedau a rhwymedigaethau i’r cwmni elusennol
- ymdrin ag unrhyw waddol parhaol, tir dynodedig neu ymddiriedolaethau arbennig
- trosglwyddo cofnodion eich elusen i’r cwmni elusennol
gallwch gau’r elusen.
Darllenwch ganllawiau ynghylch cau eich elusen.
Mae’n rhaid i chi ddweud wrth y Comisiwn am y cau fel y gallwn dynnu eich elusen o’r gofrestr. Byddwn hefyd yn rhoi’r gorau i ysgrifennu atoch – er enghraifft i ffeilio ffurflenni blynyddol.
Rheolau ynghylch adrodd a chyfrifo
Pan fyddwch yn newid o fod yn elusen anghorfforedig i gwmni elusennol, byddwch yn wynebu rheolau gwahanol ar adrodd a chyfrifo. Mae’n ofynnol i gwmnïau elusennol baratoi a ffeilio cyfrifon yn unol â chyfraith cwmnïau yn ogystal â chyfraith elusennau. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid i chi baratoi cyfrifon cronnol ar gyfer y cwmni elusennol a rhaid i’r rhain gydymffurfio ag elusennau SORP FRS 102.
Cofrestr o elusennau unedig
Mae newid strwythur yn fath o uno. Ystyriwch a allwch chi, neu a oes rhaid, gofrestru’r uno.
Mae cofrestru yn ymwneud â helpu elusennau i sicrhau rhoddion yn y dyfodol (fel cymynroddion) ar ôl iddynt uno a chau.
Darllenwch ganllawiau am fwy o wybodaeth a sut i wneud cais.
Mathau eraill o newid
Nid yw’r canllawiau hyn yn cwmpasu newid strwythur i elusen Siarter Frenhinol. Darllenwch ein canllawiau ynghylch Elusennau’r Siarter Frenhinol.
Newid o fod wedi’i gorffori i elusen anghorfforedig
Gallwch newid cwmni elusennol neu CIO i elusen anghorfforedig trwy wrthdroi’r broses. Fodd bynnag, mae hwn yn gam anarferol a dylech allu dangos sut mae gwneud hyn er budd gorau eich elusen, yn enwedig os oes gan eich elusen gontractau neu asedau fel tir.
Os byddwch yn bwrw ymlaen, ni ellir trosglwyddo unrhyw dir neu asedau eraill y mae’r elusen yn berchen arnynt yn syth i’r elusen newydd, anghorfforedig. Yn hytrach, breiniwch dir yn yr ymddiriedolwyr neu’r Ceidwad Swyddogol, ac asedau eraill i’r ymddiriedolwyr i’w dal ar ymddiriedaeth.
Trawsnewidiadau sy’n cynnwys elusennau a Chwmnïau Budd Cymunedol (CICs)
Darllenwch Cwmnïau Buddiant Cymunedol: buddion CIC ar gyfer y gwahaniaethau rhwng CICs ac elusennau.
Gallwch newid CIC yn elusen trwy sefydlu elusen newydd, trosglwyddo asedau’r CIC iddi, yna cau’r CIC.
Darllenwch canllawiau ar drosi CIC i elusen, neu elusen i CIC.
A Gall CIC drosi’n uniongyrchol i CIO.
Mynnwch gyngor proffesiynol os oes ei angen arnoch.
Newid Cymdeithas Gofrestredig i CIO
Mae’r broses yn debyg i broses newid cwmni elusennol i CIO. Mynnwch gyngor proffesiynol os oes ei angen arnoch.
Updates to this page
Diweddarwyd ddiwethaf ar 7 March 2024 + show all updates
-
Guidance updated to reflect changes introduced by the Charities Act 2022.
-
Guidance updated to reflect changes introduced by the Charities Act 2022.
-
Added translation
-
Updated information in the 'Convert a charitable company to a CIO' section about Companies House requirements. You need approval from Companies House to use a sensitive word in your CIO name before we can authorise a conversion.
-
Updated the section 'convert a charitable company to a CIO’. Resolutions must contain the company number and the charity number or the conversion request will be rejected.
-
Added link to guidance on converting from a Community Interest Company to a charitable incorporated organisation.
-
Section about converting a charitable company to a CIO has been updated - in line with legislative changes from January 2018.
-
First published.