Canllawiau

Ymddiriedolwr elusen: beth mae'n ei olygu (CC3a)

I gael gwybod beth mae ymddiriedolwr elusen yn ei olygu, os gallwch chi hawlio treuliau a ble i gael cymorth a chyngor.

• Gan: The Charity Commission
• Cyhoeddwyd: 23 May 2013
• Diweddarwyd ddiwethaf: 3 May 2018 — Gweld pob diweddariad

Yn berthnasol i England and Gymru

• Guidance for Northern Ireland
• Guidance for Scotland

Am ymddiriedolwyr elusen

Mae ymddiriedolwyr yn rheoli elusen ac yn gyfrifol am sicrhau ei bod yn gwneud yr hyn y cafodd ei sefydlu i’w wneud. Gall fod teitlau eraill ganddynt, megis:

• cyfarwyddwyr

• aelodau bwrdd

• llywodraethwyr

• aelodau pwyllgor

Beth bynnag y cânt eu galw, ymddiriedolwyr yw’r bobl sy’n arwain yr elusen ac yn penderfynu sut y caiff ei rhedeg. Mae bod yn ymddiriedolwr yn golygu gwneud penderfyniadau sy’n cael effaith ar fywydau pobl. Yn dibynnu ar yr hyn y mae’r elusen yn ei wneud, byddwch yn gwneud gwahaniaeth i’ch cymuned leol neu i gymdeithas gyfan. Bydd ymddiriedolwyr yn defnyddio eu sgiliau a’u profiad i gynorthwyo eu helusennau, gan eu helpu i gyflawni eu nodau. Bydd ymddiriedolwyr yn dysgu sgiliau newydd hefyd yn aml tra byddant ar y bwrdd.

Nid yw’r rhan fwyaf o ymddiriedolwyr yn cael tâl am eu rôl, ond gallwch chi hawlio treuliau rhesymol fel ymddiriedolwr - gweler Taliadau ymddiriedolwyr: beth yw’r rheolau.

Cyn dechrau - gwneud yn siŵr eich bod chi’n gymwys

Mae’n rhaid i chi fod yn 16 oed o leiaf i fod yn ymddiriedolwr elusen sy’n gwmni neu’n sefydliad corfforedig elusennol (SCE), neu o leiaf 18 oed i fod yn ymddiriedolwr unrhyw fath arall o elusen.

Mae’n rhaid i chi gael eich penodi’n briodol gan ddilyn y gweithdrefnau ac unrhyw gyfyngiadau yn nogfen lywodraethol yr elusen.

Ni allwch weithredu fel ymddiriedolwr os ydych wedi’ch anghymhwyso, oni bai eich bod wedi’ch awdurdodi i wneud hynny drwy hawlildiad gan y Comisiwn. Mae’r rhesymau dros anghymhwyso wedi’u dangos yn y tabl rhesymau anghymhwyso ac yn cynnwys:

• bod yn fethdalwr (heb ei ddisbyddu) neu fod â threfniant gwirfoddol unigol â chredydwr
• bod ag euogfarn heb ei disbyddu am droseddau penodol (gan gynnwys unrhyw rai sy’n ymwneud ag anonestrwydd neu ddichell)
• bod ar y gofrestr troseddwyr rhyw

Gallwch ddarllen y canllawiau anghymhwyso awtomatig ar gyfer elusennau sy’n esbonio’r rheolau anghymhwyso yn fwy manwl.

Mae cyfyngiadau pellach ar gyfer elusennau sy’n gweithio gyda phlant neu oedolion sydd mewn perygl. Gwybod mwy:

Yr ymddiriedolwr hanfodol - pwy all fod yn ymddiriedolwr

6 prif ddyletswydd ymddiriedolwr

1. Gwneud yn siŵr bod eich elusen yn cyflawni ei dibenion er budd cyhoeddus

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr sicrhau bod yr elusen yn cyflawni’r dibenion y cafodd ei sefydlu i’w cyflawni, a dim diben arall. Mae hyn yn golygu y dylech chi:

• sicrhau eich bod chi’n deall dibenion yr elusen fel y’u nodwyd yn ei dogfen lywodraethol

• cynllunio beth fydd eich elusen yn ei wneud, a beth rydych am iddi ei gyflawni

• gallu esbonio sut mae holl weithgareddau’r elusen yn ceisio hyrwyddo neu gefnogi ei dibenion

• deall sut mae’r elusen o fudd i’r cyhoedd drwy gyflawni ei dibenion

Mae gwario arian elusennau ar y dibenion anghywir yn fater difrifol iawn; mewn rhai achosion efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu’r elusen yn bersonol.

Gwybod mwy:

Yr ymddiriedolwr hanfodol - dibenion a budd cyhoeddus

2. Cydymffurfio â dogfen lywodraethol eich elusen a’r gyfraith

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• wneud yn siŵr bod yr elusen yn cydymffurfio â’i dogfen lywodraethol

• cydymffurfio â gofynion y gyfraith elusennau a chyfreithiau eraill sy’n gymwys i’ch elusen

Dylech gymryd camau rhesymol i gael gwybod am ofynion cyfreithiol, er enghraifft, drwy ddarllen canllawiau perthnasol neu geisio cyngor priodol pan fydd ei angen arnoch.

Mae’n rhaid i elusennau cofrestredig gadw eu manylion ar y gofrestr wedi’u diweddaru a sicrhau eu bod yn anfon yr wybodaeth ariannol gywir a gwybodaeth arall i’r Comisiwn yn eu ffurflen flynyddol neu ddiweddariad blynyddol. Gwybod mwy am eich dogfen lywodraethol a’r gyfraith

Newid manylion eich elusen

Anfon ffurflen flynyddol yr elusen

3. Gweithredu er lles gorau eich elusen

Rhaid i chi:

• wneud beth rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr (a neb arall) yn penderfynu fydd yn cynnig modd i’r elusen gyflawni ei dibenion orau

• ynghyd â’ch cyd-ymddiriedolwyr, gwneud penderfyniadau cytbwys yn seiliedig ar wybodaeth ddigonol, gan ystyried y tymor hir yn ogystal â’r tymor byr

• osgoi rhoi eich hun mewn sefyllfa lle mae’ch dyletswydd i’ch elusen yn gwrthdaro â’ch buddiannau personol neu deyrngarwch i unrhyw unigolyn neu gorff arall

• peidio â derbyn unrhyw fudd gan yr elusen oni bai ei bod wedi’i awdurdodi’n briodol ac yn amlwg er lles yr elusen; mae hyn hefyd yn cynnwys unrhyw un sydd â chysylltiad ariannol â chi, fel partner, plentyn dibynnol neu bartner busnes

Gwybod mwy:

Yr ymddiriedolwr hanfodol - gweithredu er lles gorau eich elusen

4. Rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol

Mae’n rhaid i chi weithredu’n gyfrifol, yn rhesymol ac yn onest. Weithiau gelwir hyn y ddyletswydd pwyll. Mae pwyll yn ymwneud ag arfer barn sicr. Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr:

• sicrhau bod asedau’r elusen yn cael eu defnyddio i gefnogi neu ymgymryd â’i dibenion yn unig

• peidio â chymryd risgiau amhriodol gydag asedau neu enw da’r elusen

• peidio â gor-ymrwymo’r elusen

• cymryd gofal arbennig wrth fuddsoddi neu fenthyca

• cydymffurfio ag unrhyw gyfyngiadau ar wario cronfeydd

Dylech chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr roi gweithdrefnau a mesurau diogelu priodol yn eu lle a chymryd camau rhesymol i sicrhau bod y rhain yn cael eu dilyn. Fel arall mae perygl y bydd yr elusen yn agored i dwyll neu ladrad, neu fathau eraill o gamddefnydd, a’ch bod chi mewn perygl o dorri dyletswydd.

Gwybod mwy:

Yr ymddiriedolwr hanfodol - rheoli adnoddau eich elusen mewn modd cyfrifol

5. Gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol

Fel rhywun sy’n gyfrifol am lywodraethu elusen:

• mae’n rhaid i chi ddefnyddio gofal a sgil rhesymol, defnyddio eich sgiliau a’ch profiad a cheisio cyngor priodol pan fydd angen

• dylech chi neilltuo digon o amser, meddwl ac ynni i’ch rôl, er enghraifft trwy baratoi ar gyfer, mynychu a chymryd rhan weithredol ym mhob cyfarfod yr ymddiriedolwyr

Gwybod mwy:

Yr ymddiriedolwr hanfodol - gweithredu gyda gofal a sgil rhesymol

6. Sicrhau bod eich elusen yn atebol

Mae’n rhaid i chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr gydymffurfio â gofynion cyfrifyddu ac adrodd statudol. Dylech hefyd:

• allu dangos bod eich elusen yn cydymffurfio â’r gyfraith, yn cael ei rhedeg yn dda ac yn effeithiol

• sicrhau atebolrwydd priodol i aelodau, os oes aelodaeth gan eich elusen sydd ar wahân i’r ymddiriedolwyr

• sicrhau atebolrwydd yn yr elusen, yn enwedig pan fyddwch yn dirprwyo cyfrifoldeb am dasgau neu benderfyniadau arbennig i staff neu wirfoddolwyr

Gwybod mwy:

Yr ymddiriedolwr hanfodol - sicrhau bod eich elusen yn atebol

Gwneud penderfyniadau fel ymddiriedolwr

Mae ymddiriedolwyr elusen yn gwneud penderfyniadau am eu helusen, gan weithio fel tîm. Nid oes rhaid i benderfyniadau fod yn unfrydol fel arfer ar yr amod bod y mwyafrif o’r ymddiriedolwyr yn cytuno. Fel arfer cânt eu gwneud yng nghyfarfodydd elusennau.

Pan fyddwch chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniadau am eich elusen, mae’n rhaid i chi:

• gweithredu o fewn eich pwerau

• gweithredu mewn ewyllys da a dim ond er lles eich elusen

• sicrhau bod digon o wybodaeth gennych chi, gan geisio unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch

• ystyried yr holl ffactorau perthnasol rydych yn ymwybodol ohonynt

• anwybyddu unrhyw ffactorau amherthnasol

• delio â gwrthdaro buddiannau a theyrngarwch

• gwneud penderfyniadau sydd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud yn yr amgylchiadau

Dylech gofnodi sut gwnaethoch chi’r penderfyniadau mwy pwysig rhag ofn y bydd angen i chi eu hadolygu neu eu hesbonio nhw yn y dyfodol.

Gwybod mwy am wneud penderfyniadau.

Rôl y cadeirydd a’r trysorydd

Bydd rolau arbennig gan rai ymddiriedolwyr, fel y cadeirydd a’r trysorydd. Fe’u gelwir yn swyddogion. Mae’n rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw ddarpariaethau penodol yn eich dogfen lywodraethol am swyddogion. Nid oes gan swyddogion bwerau ychwanegol neu ddyletswyddau cyfreithiol awtomatig o’u cymharu â’u cyd-ymddiriedolwyr, ond gall fod rolau penodol neu gyfrifoldebau penodol ganddynt a ddirprwywyd iddynt. Peidiwch ag anghofio - mae pob ymddiriedolwr yn parhau i fod yn gyfrifol ar y cyd i’r elusen. Er enghraifft, mae pob ymddiriedolwr yn rhannu’r cyfrifoldeb am gyllid (nid yn unig y trysorydd).

Gwybod mwy am rôl y cadeirydd a’r trysorydd.

Pryd all ymddiriedolwr fod yn atebol yn bersonol

Mae’n anarferol iawn, ond nid yn amhosib, i ymddiriedolwyr elusen fod yn atebol yn bersonol:

• i’w helusen, os ydynt yn achosi colled ariannol drwy weithredu’n amhriodol

• i drydydd parti sydd â hawliad cyfreithiol yn erbyn yr elusen na all yr elusen ei fodloni

Bydd deall atebolrwydd posibl yn eich helpu i ddiogelu’ch hunan a’ch elusen drwy weithredu i leihau’r risg. Mae hyn yn cynnwys cydymffurfio â’ch dyletswyddau. Mae hefyd yn cynnwys penderfynu a ddylai’ch elusen fod yn elusen gorfforedig (er enghraifft fel cwmni neu SEC).

Gwybod mwy am leihau’r risg o atebolrwydd.

Gwybod mwy am fod yn ymddiriedolwr

Helpu i redeg elusen

Yr ymddiriedolwr hanfodol: beth mae angen i chi ei wybod, beth mae angen i chi ei wneud

Mae nifer o sefydliadau yn darparu cymorth a chyngor i ymddiriedolwyr newydd:

Cymorth a gynigir	Sefydliad
Gwybodaeth a chymorth am rôl yr ymddiriedolwr	Cyngor Cenedlaethol Mudiadau Gwirfoddol, Cymdeithas Genedlaethol Gweithredu Gwirfoddol a Chymunedol (yn Lloegr) neu Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru
Gwybodaeth a chyngor ar lywodraethu a strategaeth elusennau	Centre for Charity Effectiveness at Bayes Business School, Llywodraethu Da: Cod i’r Sector Gwirfoddol a Chymunedol
Cyngor ar gyfrifyddu ac adroddiadau elusennau	Charity Finance Group
Hyfforddiant ar-lein i ymddiriedolwyr	TrusteElearning

Cyhoeddwyd ar 23 May 2013
Diweddarwyd ddiwethaf ar 3 May 2018 + show all updates

1. 3 May 2018

   This publication has been updated in line with recently published guidance on automatic disqualification and safeguarding.

2. 10 July 2015

   The commission has published this updated guide to reflect the changes to CC3.

3. 19 August 2014

   Added links to organisations that can help with trustee training

4. 23 May 2013

   First published.