Canllawiau

Gwneud penderfyniadau mewn elusen

Dysgwch am wneud penderfyniadau dilys gan ymddiriedolwyr sydd er y budd pennaf i’ch elusen.

Yn berthnasol i England and Gymru

Gwneud penderfyniadau mewn elusen

Dilyn yr egwyddorion

Fel ymddiriedolwyr, mae angen i chi weithio gyda’ch gilydd i wneud y penderfyniadau gorau y gallwch ar gyfer eich elusen.

Yn aml ni fydd ateb perffaith. Gall eich penderfyniad fod yn wahanol i un y byddai grŵp arall o bobl yn ei gyrraedd, ond mae’n rhaid iddo fod yn un cytbwys a chyfrifol yn eich sefyllfa.

I fodloni’r safon hon, mae’n rhaid i chi:

  • weithredu o fewn eich pwerau
  • weithredu’n onest gyda bwriadau da, ac er budd eich elusen yn unig
  • bod digon o wybodaeth gennych, gan gymryd unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch
  • ystyried yr holl ffactorau perthnasol
  • anwybyddu ffactorau amherthnasol
  • rheoli gwrthdrawiadau buddiannau
  • gwneud penderfyniad sydd o fewn ystod o benderfyniadau y gallai corff rhesymol o ymddiriedolwyr ei wneud

Dylai’r egwyddorion hyn bob amser arwain eich ymagwedd. Ond sicrhewch yn arbennig y gallwch chi a’r ymddiriedolwyr eraill ddangos eich bod wedi’u defnyddio ar gyfer penderfyniadau sy’n:

  • gymhleth, neu
  • yn fawr eu heffaith, neu
  • yn cynnwys arian sylweddol neu eiddo arall, neu
  • yn risg uchel

Rydym yn argymell eich bod yn defnyddio ein canllaw Eich penderfyniad chi yw hi i helpu yn yr achosion hynny. Mae’n rhoi rhagor o fanylion am bob egwyddor.

Mae rhai pethau ymarferol y gallwch eu gwneud a meddwl amdanynt i gefnogi’r egwyddorion hyn fel bod eich elusen yn gwneud penderfyniadau’n gywir. Rydym wedi’u crynhoi yma.

Cadw cofnodion o’r cychwyn

Cofnodwch yng nghofnodion eich cyfarfod neu ar wahân:

  • ddyddiadau cyfarfodydd a phwy oedd yn bresennol
  • unrhyw wrthdaro buddiannau - pwy a effeithiwyd ganddynt a sut y’u trafodoch
  • pa wybodaeth a chyngor a ddefnyddioch, a sut y’u defnyddioch
  • opsiynau a ystyriwyd gennych a’r prif resymau am eich penderfyniad
  • unrhyw anghytundebau gwerth eu nodi
  • canlyniadau unrhyw bleidlais

Sicrhewch fod hyn yn digwydd fel y gallwch ddangos eich bod wedi gweithredu’n gywir.

Dilyn rheolau eich elusen a’r gyfraith

Mae dogfen lywodraethol eich elusen, a rhai cyfreithiau, yn nodi’r pwerau y gallwch eu defnyddio i redeg eich elusen i helpu i gyflawni ei dibenion elusennol. Er enghraifft, mae gan y rhan fwyaf o ymddiriedolwyr bwerau i fuddsoddi a benthyca arian.

Mae’n rhaid i chi a’r ymddiriedolwyr eraill:

  • wneud penderfyniadau’n unig sy’n gallu cyflawni dibenion eich elusen
  • fod â’r pwerau cywir i weithredu eich penderfyniad

Derbyniwch gyngor os byddwch yn ansicr am yr hyn y caniateir i chi ei wneud.

Cael caniatâd os oes ei angen arnoch

Mae rhai sefylfaoedd lle mae angen caniatâd y Comisiwn arnoch cyn y gallwch benderfynu gwneud rhywbeth.

Cael y wybodaeth sydd ei hangen arnoch

Meddyliwch am yr hyn sydd angen i chi ei wybod cyn eich bod yn gallu gwneud eich penderfyniad. Os bydd angen i ni edrych ar eich penderfyniad, byddwn yn ystyried yr hyn y gallech fod wedi’i wybod neu’i ganfod yn rhesymol.

Cymerwch ddigon o amser i ystyried:

  • gwybodaeth berthnasol sydd gennych i’ch helpu i ddeall eich sefyllfa ac opsiynau
  • beth arall sydd ei angen arnoch, a sut y byddwch yn ei gael
  • sut byddwch yn defnyddio’r wybodaeth honno
  • unrhyw ganllawiau sy’n gymwys i’ch penderfyniad

Mae’n iawn gofyn i eraill yn eich elusen, er enghraifft eich staff, i’ch helpu i gasglu a dadansoddi eich gwybodaeth. Ond chi sy’n gyfrifol am ddeall ac, os yn briodol, am herio’r wybodaeth honno, ac am wneud y penderfyniad terfynol.

Defnyddio gwybodaeth berthnasol yn unig

Canolbwyntiwch ar wybodaeth a thystiolaeth sy’n eich helpu i benderfynu beth sydd orau i’ch elusen. Mae hyn yn golygu gwybodaeth sy’n berthnasol. Mae’n rhaid i chi beidio â chaniatáu i’ch cymhellion neu ragfarnau personol effeithio ar sut y byddwch yn penderfynu pethau.

Ystyried cael cyngor

Mae’n rhaid i chi ddefnyddio unrhyw sgiliau neu brofiad sydd gennych chi, fel unigolyn, i helpu’r ymddiriedolwyr eraill â phenderfyniad.

Weithiau mae’n bosibl y bydd angen cyngor ar yr ymddiriedolwyr i’w helpu i ddod i benderfyniad. Gall eich elusen dalu am gost hyn.

Sicrhewch fod gan eich ymgynghorydd:

  • y cymwysterau neu’r arbenigedd cywir
  • wybodaeth dda am y mater rydych yn ei benderfynu

Ystyried pwy arall i wirio gyda nhw

Cyn i chi wneud penderfyniadau pwysig, ystyriwch a ddylech gael barn pobl megis:

  • buddiolwyr
  • aelodau
  • cyfranwyr neu gefnogwyr yr elusen

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol. Mae gan rai elusennau aelodau sy’n gallu gwneud penderfyniadau penodol.

Cynllunio eich cyfarfodydd

Mae’n rhaid i chi fel arfer wneud eich penderfyniadau mewn cyfarfodydd. Dilynwch eich dogfen lywodraethol ynghych pryd i alw a chynnal cyfarfodydd, a sut i’w rhedeg.

Rheoli gwrthdrawiadau buddiannau

Ar ddechrau eich cyfarfod ymddiriedolwyr gofynnwch am wrthdaro buddiannau.

Peidiwch â thybio nad yw’r rhain yn effeithio arnoch chi a’r ymddiriedolwyr eraill. Mae gwrthdaro buddiannau’n gyffredin.

Sicrhewch eich bod i gyd yn gwybod beth yw gwrthdrawiadau buddiannau a sut i ddelio â nhw.

Gweithio gyda’ch gilydd i wneud penderfyniadau

Fel ymddiriedolwyr dylech fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr.

Mae’n rhaid i chi wneud eich penderfyniadau gyda’ch gilydd. Mae hyn oherwydd bod pob ymddiriedolwr, gan gynnwys unrhyw un sy’n absennol:

  • yn gyfrifol am unrhyw benderfyniadau
  • mae’n rhaid iddynt gefnogi a gweithredu penderfyniadau

Peidiwch â chytuno â barn un unigolyn neu ganiatáu i rai ymddiriedolwyr fwrw ymlaen trwy benderfyniadau heb drafod. Mae hyn yn arbennig o bwysig os byddwch yn meddwl bod penderfyniad yn mynd yn erbyn yr egwyddorion.

Os byddwch yn anghytuno

Os byddwch chi, fel ymddiriedolwr unigol, yn anghytuno’n gryf â phenderfyniad:

  • rhannwch eich barn ac unrhyw wybodaeth sydd gennych gyda’r ymddiriedolwyr eraill
  • gofynnwch i’ch anghytundeb gael ei gofnodi

Ond mae’n rhaid i chi ddilyn penderfyniad dilys (un a wneir gan ddefnyddio’r egwyddorion) hyd yn oed os byddwch yn anghytuno ag ef.

Os na allwch wneud hyn, dylech ystyried ymddiswyddo.

Cynnwys eraill yn eich elusen

Mae’n bosibl y byddwch yn gallu dirprwyo rhywfaint o wneud penderfyniadau i eraill yn eich elusen, er enghraifft staff, gwirfoddolwyr, neu bwyllgorau ymddiriedolwyr. Mae gan sawl elusen y pŵer i wneud hyn. Ond mae’r holl ymddiriedolwyr yn parhau’n gyfrifol am unrhyw benderfyniadau a ddirprwyir.

Pan fyddwch yn rhoi cyfrifoldeb i staff neu eraill ynghylch penderfyniadau dywedwch wrthynt:

  • yr hyn a allant ac na allant benderfynu
  • pryd a sut i adrodd yn ôl wrthych

Gallwch hefyd ofyn i staff ac eraill fynychu eich cyfarfodydd ymddiriedolwyr i roi gwybodaeth a chyngor, er eich bod chi’n parhau’n gyfrifol am wneud y penderfyniad terfynol.

Updates to this page

Cyhoeddwyd ar 2 November 2020

Sign up for emails or print this page