Dywedwch wrth Dŷ'r Cwmnïau eich bod wedi gwirio hunaniaeth rhywun
Sut i ddweud wrth Dŷ'r Cwmnïau eich bod wedi gwirio hunaniaeth rhywun.
Beth yw pwrpas y gwasanaeth hwn
Mae’r gwasanaeth hwn ar gyfer asiantau awdurdodedig (Darparwyr Gwasanaethau Corfforaethol Awdurdodedig, DGCA) i ddweud wrthym pan fyddant wedi gwirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau.
Mae angen i bobl wirio eu hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau os ydyn nhw’n:
- person sydd â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)
- cyfarwyddwr
- cyfateb i gyfarwyddwr – mae hyn yn cynnwys aelodau a phartneriaid cyffredinol
- rhywun sy’n ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau
Ni allwch ddefnyddio’r gwasanaeth hwn i ddweud wrthym am wiriadau gwirio ar gyfer y gofrestr Endidau Tramor. Ar gyfer hyn, dylech ddarllen y cyfarwyddyd ar gofrestru endid tramor a’i berchnogion llesiannol.
Pwy all ddefnyddio’r gwasanaeth hwn
Rhaid i chi, neu’r busnes rydych chi’n gweithio iddo, fod wedi cofrestru fel asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau i ddefnyddio’r gwasanaeth hwn.
Beth yw asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau
Mae’r rhain yn asiantau sydd wedi’u cofrestru gyda chorff goruchwylio Atal Gwyngalchu Arian (AML) y Deyrnas Unedig. Er enghraifft, cyfrifwyr, cyfreithwyr neu asiantau ffurfio cwmnïau.
Rhaid iddynt gofrestru gyda ni i allu:
- ffurfio cwmnïau a phartneriaethau cofrestradwy ar ran cleientiaid
- ffeilio ar ran cleientiaid
- gwirio hunaniaeth cleientiaid ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau
I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch y cyfarwyddyd ar sut i gofrestru fel asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau.
Cyn i chi ddechrau
Rhaid i chi fod wedi cwblhau gwiriadau hunaniaeth sy’n cwrdd â’r safon gwiriad hunaniaeth Tŷ’r Cwmnïau. Mae’r rhain yn wahanol i wiriadau diwydrwydd dyladwy cwsmeriaid i atal gwyngalchu arian.
Darllenwch y cyfarwyddyd ar sut i cwrdd â’r safon gwirio hunaniaeth Tŷ’r Cwmnïau.
Beth fydd ei angen arnoch chi
Bydd angen i chi ddweud wrthym fanylion y person a gwybodaeth am y gwiriadau a’r dogfennau a ddefnyddiwyd gennych i’w gwirio.
Beth fydd angen i chi ei ddweud wrthym am y person
Bydd angen i chi ddweud wrthym:
- enw’r person (fel y dangosir ar o leiaf un o’r dogfennau adnabod a ddarparwyd ganddynt)
- dyddiad geni’r person
- cyfeiriad cartref
- cyfeiriad e-bost y person - byddwn yn defnyddio hwn i anfon eu dynodwr unigryw, a elwir yn god personol Tŷ’r Cwmnïau
Byddwn yn cynnwys enw’r person yn y datganiad gwiriad hunaniaeth. Bydd y datganiad hwn yn cael ei ddangos ar gofrestr ar-lein Tŷ’r Cwmnïau pan fydd y person yn cysylltu eu gwiriad hunaniaeth â’n cofnodion.
Byddwch yn gallu darparu enw gwahanol os na ellir dangos yr un ar eu dogfennau adnabod ar y gofrestr.
Beth fydd angen i chi ei ddweud wrthym am y gwiriadau hunaniaeth
Bydd angen i chi ddweud wrthym:
- a oedd dogfennau adnabod y person wedi’u gwirio gan berson, neu gan ddefnyddio technoleg gwirio dogfennau adnabod (IDVT)
- pa ddogfennau a ddefnyddiwyd gennych fel tystiolaeth
- y dyddiad y gwnaethoch gwblhau’r gwiriadau hunaniaeth
Nid oes angen i chi gyflwyno copïau o’r dogfennau a ddefnyddiwyd gennych i wirio eu hunaniaeth. Fodd bynnag, ar gyfer dogfennau perthnasol bydd angen i chi roi’r:
- rhif cyfeirnod y ddogfen, neu gyfwerth
- dyddiad dod i ben
- gwlad cyhoeddi
Bydd angen i chi hefyd gadarnhau datganiad eich bod:
- yn fodlon mai’r person yw pwy maen nhw’n honni ei fod
- wedi cwblhau gwiriadau hunaniaeth sy’n cwrdd â’r safon gwiriad hunaniaeth Tŷ’r Cwmnïau
Rhaid i chi gadw cofnodion o’r holl wiriadau hunaniaeth rydych chi’n eu cwblhau, gan gynnwys copïau o’r dogfennau. Bydd angen i chi gadw cofnodion am 7 mlynedd o’r dyddiad y gwnaethoch gwblhau’r gwiriadau hunaniaeth.
Argraffu neu gadw copi o’r manylion rydych chi’n eu cyflwyno
Byddwn yn dangos y manylion gwiriad hunaniaeth rydych chi wedi’u cyflwyno ar y dudalen gadarnhau. Rhaid i chi argraffu neu gadw copi o’r rhain ar gyfer eich cofnodion.
Dywedwch wrthym eich bod wedi gwirio hunaniaeth rhywun
Gallwch gael mynediad at y gwasanaeth hwn o’ch cyfrif asiant awdurdodedig.
Beth sy’n digwydd pan fyddwch chi’n gwirio hunaniaeth rhywun
Byddwn yn e-bostio cod personol Tŷ’r Cwmnïau i’r person. Mae hwn yn god 11 nod y gallant ei ddefnyddio i gysylltu eu hunaniaeth wedi’i gwirio â’n cofnodion.
Rhaid i chi wneud yn siŵr bod y cyfeiriad e-bost rydych chi’n ei ddarparu ar eu cyfer yn gywir. Dyma’r unig le y byddwn yn anfon eu cod personol.
Gallant rannu eu cod personol gyda phobl y maent yn ymddiried ynddynt i ffeilio ar eu rhan.
I gael rhagor o wybodaeth am bryd y bydd angen eu cod personol arnynt, gweler gwirio eich hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau.
Darparu rhagor o wybodaeth am y gwiriadau hunaniaeth
Rhaid i chi ddarparu tystiolaeth o’r gwiriadau hunaniaeth y gwnaethoch eu cwblhau os gofynnwn i chi.
Gallwn atal dros dro neu atal eich busnes rhag gweithredu fel asiant awdurdodedig os ydych chi:
- methu darparu cofnodion o wiriadau hunaniaeth pan ofynnir iddynt
- heb gwrdd â’n safon gwiriad hunaniaeth
Yr hyn y byddwn yn ei ddangos ar y gofrestr gyhoeddus
Pan fydd y person yn defnyddio eu cod personol i gysylltu eu hunaniaeth wedi’i wirio â’n cofnodion, byddwn yn dangos eu datganiad gwiriad hunaniaeth. Bydd hyn yn cynnwys:
- enw’r person
- enw’r DGCA - dyma enw eich asiant awdurdodedig
- enwau’r cyrff goruchwylio Atal Gwyngalchu Arian (AML) y mae’r asiant wedi’i gofrestru gyda
- dyddiad y gwnaethoch gwblhau’r gwiriadau hunaniaeth