Treuliau ymddiriedolwyr: yr hyn y gall elusennau ei dalu
Canllawiau ar dreuliau ymddiriedolwyr, gan gynnwys pa gostau y gellir eu talu fel treuliau a beth ddylai fod mewn polisi treuliau ymddiriedolwyr.
Yn berthnasol i Gymru a Loegr
Gall eich elusen dalu treuliau ymddiriedolwyr: fel arfer y costau y mae ymddiriedolwyr yn eu hysgwyddo’n rhesymol i gyflawni’r rôl honno. Er enghraifft, costau teithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr.
Gallant hefyd dalu costau y mae ymddiriedolwr wedi’u talu ar ran yr elusen, megis unrhyw bryniannau y mae wedi’u gwneud i’r elusen neu dalu anfoneb elusen. Ymddiriedolwyr unigol sydd i benderfynu a ydynt am dalu’r mathau hyn o gostau ar ran yr elusen.
Dylai treuliau fod yn rhesymol; ni ddylent fod yn ormodol a dylent gael eu tynnu’n briodol.
Nid oes angen cymeradwyaeth y Comisiwn Elusennau arnoch i dalu treuliau ymddiriedolwyr.
Gwiriwch a yw’ch elusen yn talu treuliau a meddyliwch a ddylech annog ymddiriedolwyr yn eich elusen i hawlio’r treuliau y mae ganddynt hawl iddynt.
Gall talu treuliau helpu’ch elusen i ddenu a chadw ymddiriedolwyr oherwydd mae’n golygu nad yw unigolion ar eu colled yn ariannol am gymryd y rôl honno. Gall hyn helpu unigolion a allai gael eu hannog i beidio â gweithredu fel ymddiriedolwr oherwydd y costau a allai ddod yn sgîl gweithredu fel ymddiriedolwr.
Nid yw treuliau yn incwm trethadwy ac ni ddylent effeithio ar unrhyw fudd-daliadau’r wladwriaeth y mae ymddiriedolwyr yn eu cael.
Nid yw treuliau yn buddiannau ymddiriedolwyr.
Pa dreuliau y gall ac na all elusennau eu talu
Dyma’r mathau o gostau y gall ymddiriedolwr eu tynnu i gyflawni eu rôl ymddiriedolwr ac y gellir eu hystyried yn draul:
- costau teithio rhesymol, gan gynnwys petrol, costau parcio a thagfeydd, trafnidiaeth gyhoeddus, neu docynnau tacsi
- costau rhesymol llety dros nos
- costau rhesymol bwyd a diod
- tanysgrifiadau ffôn a rhyngrwyd, a chostau cyfathrebu eraill ond dim ond am y gyfran o amser a ddefnyddir ar gyfer busnes ymddiriedolwyr
- cyfieithu dogfennau i Braille neu i ieithoedd gwahanol
- archebu dehonglydd Iaith Arwyddion Prydain
- costau rhesymol sy’n galluogi person ag anableddau i gyflawni ei rôl ymddiriedolwr
- costau rhesymol i ofalwr neu warchodwr plant
- costau rhesymol deunyddiau hyfforddi
Dyma enghreifftiau o’r hyn na all elusennau ei dalu:
- costau nad ydynt yn gysylltiedig â busnes elusen, megis y rhai a dynnir ar fusnes personol neu ymrwymiadau personol
- costau teithio neu lety ar gyfer priod, partneriaid neu aelodau o’r teulu nad ydynt yn teithio ar fusnes elusennol
- costau gormodol, er enghraifft ar deithio neu lety
- costau ffôn neu gostau cyfathrebu eraill ar gyfer busnes nad yw’n gysylltiedig â’r elusen
- yswiriant meddygol preifat
- ffioedd ysgol a llety ar gyfer dibynyddion
Dylech ofyn am dystiolaeth briodol, megis derbynebau, fel prawf bod yr ymddiriedolwr wedi talu’r gost y mae’n ei hawlio, ac eithrio lle mae hyn yn anymarferol. Er enghraifft, lle mae symiau bach iawn yn cael eu hawlio.
Os yw treuliau ymddiriedolwyr yn ormodol, yn afresymol neu’n ffug, efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwr eu talu’n ôl.
Hawlio treuliau
Dylai fod gan eich elusen bolisi sy’n nodi:
- yr hyn y gall ymddiriedolwyr ei hawlio, a sut
- pa dystiolaeth sydd ei hangen i gefnogi hawliad
- y dylai ymddiriedolwyr ddatgan bod y cais yn gywir a’i fod wedi’i dynnu’n briodol
- pan fydd angen caniatâd ar ymddiriedolwyr cyn iddynt dynnu cost
- sut mae hawliadau’n cael eu cymeradwyo
- na all ymddiriedolwr gymeradwyo ei hawliad ei hun
- pa mor gyflym y caiff treuliau eu talu unwaith y gwneir hawliad
Sicrhewch fod hawliadau yn cydymffurfio â’ch polisi treuliau ymddiriedolwyr.
Darllenwch canllawiau ar gael rheolaethau priodol yn eich elusen i ddiogelu ei harian.
Talu treuliau yn uniongyrchol
Gall eich elusen dalu’n uniongyrchol am gost, er enghraifft, teithio ymddiriedolwyr. Mae hyn yn golygu nad yw ymddiriedolwyr yn mynd ar eu colled ac mae’n osgoi’r angen i brosesu hawliadau.
Gallwch hefyd dalu ymddiriedolwyr ymlaen llaw i dalu eu treuliau. Fodd bynnag, mae risgiau i hyn. Er enghraifft, y risg bod y taliad yn fwy nag sydd ei angen ar ymddiriedolwr i dalu ei dreuliau. Yn y sefyllfa hon, rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu’r swm sydd heb ei wario oni bai eich bod yn cytuno y gallant ei gadw ar gyfer eu traul ymddiriedolwr nesaf.
Os ydych yn talu ymddiriedolwyr ymlaen llaw, adolygwch lefel y taliadau i sicrhau eu bod yn adlewyrchu costau disgwyliedig mor agos â phosibl.
Datgelu treuliau yng nghyfrifon eich elusen
Yn yr adran hon, ystyr ‘treuliau ymddiriedolwyr’ yw’r costau y mae ymddiriedolwyr yn eu tynnu i gyflawni eu rôl ymddiriedolwr. Er enghraifft, i deithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr. Rhestrir enghreifftiau eraill yn y canllaw uchod.
Rhaid i elusennau sy’n paratoi cyfrifon croniadau:
- rhoi manylion treuliau ymddiriedolwyr yr ydych wedi’u talu, neu
- cadarnhau nad ydych wedi talu unrhyw dreuliau ymddiriedolwyr
Dysgwch ragor yn y SORP Elusennau neu gofynnwch am gyngor proffesiynol.
Os yw’ch elusen yn paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau, dylech ddarparu’r un wybodaeth.
Gwiriwch pa math o gyfrifon y mae’n rhaid i’ch elusen ei baratoi.