Y Platfform Cyffredin: system rheoli achosion ddigidol fodern ar gyfer y system gyfiawnder troseddol
Mae’r Platfform Cyffredin yn system rheoli achosion ddigidol bwrpasol, wedi’i dylunio a’i datblygu gan GLlTEF, ar gyfer Llysoedd y Goron a llysoedd ynadon Cymru a Lloegr.
Mae wedi dod ag ystod o wahanol hen systemau rheoli achosion a ddefnyddir yn y system cyfiawnder troseddol ynghyd o dan un platfform unedig.
Cyn y Platfform Cyffredin, roedd ein pobl a’n partneriaid yn wynebu heriau dyddiol sylweddol:
- Llawer iawn o ddogfennau ffisegol yn cymryd oriau o amser llys i’w trin â llaw
- Cost sylweddol i’r trethdalwr o argraffu a chludo papur rhwng asiantaethau, gan achosi oedi ac aneffeithlonrwydd drwy’r system gyfiawnder
- Angen i gynghorwyr cyfreithiol a chlercod llys gofnodi a phrosesu gweithredoedd â llaw ar ôl y gwrandawiad, gan arafu mynediad at gyfiawnder ymhellach i ddioddefwyr, diffynyddion a thystion
- Roedd oedi ac aneffeithlonrwydd wrth gwblhau tasgau dyddiol fel trefnu cyfieithwyr, gofyn am sgriniau, neu brosesu gorchmynion llys yn gofyn am sawl cam a wneir â llaw ar draws gwahanol systemau, gan achosi oedi ac aneffeithlonrwydd
Buddion
Mae dros 2.5 miliwn o achosion troseddol wedi’u rheoli ar y Platfform Cyffredin ym mis Chwefror 2025 (ffynhonnell Gwybodaeth Rheoli Gwasanaethau Diwygio, Mawrth 2025), sy’n golygu nifer o fanteision i’r bobl a’r partïon dan sylw.
- Gall y bobl gywir sy’n ymwneud ag achos gael mynediad at yr wybodaeth gywir, fwyaf diweddar ar unrhyw adeg o’r dydd neu’r nos
- Mae defnyddwyr ac asiantaethau yn cael hysbysiadau a diweddariadau amser real i’r achos ar unwaith
- Mae awtomeiddio prosesau a wneir â llaw yn golygu cynnydd cyflymach, llai o gyfle am gamgymeriadau a gwell defnydd o arbenigedd
- Mae gwybodaeth a data yn cael eu cadw a’u rhannu’n ddiogel trwy reolaethau dros bwy all weld beth yn seiliedig ar eu rôl
- Mwy o gydnerthedd oherwydd gall timau GLlTEF a phartïon allanol gael mynediad i achosion o unrhyw leoliad, gan sicrhau parhad gwasanaeth hyd yn oed os na allant fod ar y safle’n gorfforol mewn llys
- Prosesu ac uwchlwytho yn gyflymach trwy reoli achosion yn awtomataidd, yn enwedig ar gyfer achosion Gweithdrefn Un Ynad
- Gwell effeithlonrwydd trwy ddileu rhai prosesau papur
- Casglu data’n well i lywio gwelliannau
Drwy ddatblygu’r system yn fewnol, rydym wedi cryfhau ein harbenigedd ac mae gennym fwy o hyblygrwydd i addasu’r system i anghenion newidiol a datblygiadau technolegol.
Esblygiad Rheoli Achosion
Mae gweithredu’r Platfform Cyffredin ym mhob Llys y Goron a’r llys ynadon wedi trawsnewid sut mae achosion yn cael eu rheoli mewn llysoedd troseddol: mae dros 2.5 miliwn o achosion a reolir drwy’r system (ffynhonnell Gwybodaeth Rheoli Gwasanaethau Diwygio, Mawrth 2025), yn dangos ei allu cadarn
- un system yn disodli sawl platfform hen ffasiwn, yn lleihau cymhlethdod ac anghenion hyfforddi
- diweddariadau achosion amser real ar draws yr holl asiantaethau, yn lleihau oedi yn sylweddol wrth rannu gwybodaeth
Ein trawsnewidiad digidol
Dechreuodd y daith i foderneiddio ein llysoedd troseddol yn 2011, gyda’r Platfform Cyffredin yn cynrychioli’r trawsnewid technolegol mwyaf arwyddocaol yn hanes y system gyfiawnder. O dan y Rhaglen Ddiwygio o 2016 ymlaen, roeddem yn wynebu’r her o ddisodli sawl system hen ffasiwn nad oeddent yn cyfathrebu â’i gilydd.
Mae wedi bod yn heriol iawn cyflwyno newid mor sylweddol:
- Roedd yn rhaid i dimau ar draws GLlTEF addasu i rolau a ffyrdd newydd o weithio wrth reoli llwythi achosion presennol
- Roedd y pandemig yn arbennig o heriol, gan fod personél y llys yn rheoli dwy system mewn ystafelloedd llys byw
- Nid oeddem yn ei gael yn iawn bob amser, gan ganolbwyntio’n ormodol ar atebion technegol yn hytrach na phrofiad y defnyddiwr i ddechrau
- Ni wnaethom gyflawni popeth a fwriadwyd gennym – er enghraifft mae systemau rheoli achosion Gwasanaeth Erlyn y Goron yn rhyngwynebu â’r Platfform Cyffredin, yn hytrach na bod yn rhan uniongyrchol ohono fel y cynlluniwyd yn wreiddiol
Mae hyn wedi bod yn gyfnod o ddysgu gwerthfawr ac wedi helpu i lunio ein hymagwedd. Drwy roi defnyddwyr wrth wraidd datblygiad a defnyddio eu hadborth i lywio cynlluniau yn uniongyrchol, rydym wedi cyflawni llawer o hyd.
Dogfennaeth Ddigidol
Mae’r newid i brosesau digidol wedi trawsnewid y ffordd y caiff dogfennau eu trin a’u rhannu:
- Gall eiriolwyr yr amddiffyniad lenwi ffurflenni hanfodol yn ddigidol mewn amser real, gan arbed amser llys a lleihau gwallau
- Mynediad hunanwasanaethu ar gyfer deunyddiau achos, gan ganiatáu mwy o reolaeth i ddefnyddwyr
- Cynhyrchu hysbysiadau, gorchmynion a gwarantau yn awtomatig, gan gyflymu’r broses o ddarparu cyfiawnder
- Cyflwyno dogfennau yn ddigidol, lleihau costau ac effaith ar yr amgylchedd
- Trosglwyddo deunyddiau’n ddi-dor rhwng y llysoedd ynadon a Llysoedd y Goron, gan leihau oedi
Prosesu Awtomataidd
Mae diwygio wedi cyflwyno awtomeiddio sylweddol i symleiddio prosesau’r llys:
- Trac Awtomataidd ar gyfer Rheoli Achosion (ATCM) ar gyfer achosion Gweithdrefn Un Ynad (SJP), gan gynyddu effeithlonrwydd
- Creu a diweddaru achosion ar unwaith, gan ddileu mewnbynnu data â llaw
- Hysbysiadau awtomatig i bartïon perthnasol, gan wella llif cyfathrebu
- Ffurflenni monitro electronig yn cael eu prosesu ar unwaith, gan leihau amser prosesu o oriau i funudau
- Ymdrinnir â cheisiadau sgrin yn awtomatig, gan sicrhau parodrwydd ystafell y llys
Rhannu gwybodaeth yn well
Mae’r system ddigidol wedi chwyldroi rhannu gwybodaeth rhwng partneriaid cyfiawnder:
- Hysbysiadau canlyniadau ar unwaith i heddluoedd, gan alluogi gweithredu cyflym
- Diweddariadau uniongyrchol i’r Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol, gan gyflymu taliadau i eiriolwyr
- Rhannu gwybodaeth dedfrydu ar unwaith gyda charchardai a’r gwasanaeth prawf, gan wella rheoli troseddwyr
- Mynediad seiliedig ar rôl gan sicrhau rhannu gwybodaeth yn ddiogel, cynnal diogelu data
- Un pwynt cyswllt trwy Ganolfannau Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd (CTSC), gan ddarparu cefnogaeth gyson
Perfformiad System
Mae’r platfform wedi dangos gwelliannau sylweddol mewn effeithlonrwydd a boddhad defnyddwyr:
- Mae llysoedd troseddol ledled Cymru a Lloegr bellach yn gwbl ddigidol ers mis Awst 2023, gan foderneiddio’r broses o ddarparu cyfiawnder
- Gall ymarferwyr yr amddiffyniad gael mynediad at wybodaeth achos ar unwaith, gan wella amser paratoi
- Mae personél llys yn adrodd am arbedion amser sylweddol trwy brosesau awtomataidd
- adborth cadarnhaol gan y farnwriaeth, gweithwyr cyfreithiol proffesiynol a phersonél y llys (Ionawr 2025)
Mae’r trawsnewid hwn yn cynrychioli newid technolegol sylfaenol wrth i’r llysoedd troseddol symud yr holl wybodaeth yn ddigidol i system a rennir y gall pob rhanddeiliad gael mynediad ati, gan greu system gyfiawnder fwy effeithlon, hygyrch a chydnerth i bawb.
Cydweithio
Buom yn gweithio’n agos gyda:
- heddluoedd lleol ar gyflwyno a darparu – mae erlynwyr heddlu bellach yn gallu uwchlwytho’n uniongyrchol i’r system a hunanwasanaethu
- Gwasanaeth Erlyn y Goron, a oedd yn bartner sefydlu ar sefydlu’r system, gan wella eu mynediad at ffurflenni digidol a cheisiadau
- holl bartneriaid y system gyfiawnder troseddol
- erlynwyr nad ydynt yn heddlu (NPPs) - mae NPPs bellach yn gallu uwchlwytho’n uniongyrchol i’r system a hunanwasanaethu
- Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol – sicrhau bod eiriolwyr yr amddiffyniad yn cael eu talu’n gyflym am achosion cymorth cyfreithio
- Canolfannau Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd i gynnig y cymorth a’r cyngor gorau gydag achosion parhaus i bob rhanddeiliad
- Gwasanaeth Carchardai a Phrawf EF yn gwella rheoli troseddwyr, gan nad oedd ganddynt fynediad i hen system Libra yn flaenorol
- Ynadon, cynghorwyr cyfreithiol a’r farnwriaeth fel partner hanfodol ar bob lefel i ddarparu system symlach
Cael cymorth
Rydym wedi sefydlu systemau cymorth cynhwysfawr:
- Canolfan Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd (CTSC) benodedig yn darparu cymorth i gwsmeriaid
- rhaglenni hyfforddi arbenigol ar gyfer personél llys a defnyddwyr systemau
- diweddariadau system rheolaidd yn seiliedig ar adborth defnyddwyr
- cymorth technegol ar gael i bob defnyddiwr proffesiynol
- byrddau gwasanaeth i fonitro perfformiad byw a newidiadau i systemau
- swyddogaeth newid parhaol i flaenoriaethu ac ariannu gwelliannau yn y dyfodol
Adborth a mewnwelediadau
Mae defnyddwyr ar draws y system gyfiawnder wedi canmol y platfform newydd:
“Mae gennym ni well goruchwyliaeth o achosion, mae’r broses brysbennu yn sicrhau bod achosion yn cael eu rhestru’n briodol ac yn y llys cywir, sy’n golygu ein bod ni’n arbed amser llys.” - Sharon Kostanjsek, Rheolwr Uned Cyfiawnder Troseddol, Heddlu Avon a Gwlad yr Haf
“Mae delio ag achos ar un system, yn hytrach nag o leiaf 3 system wahanol fel y gwnaethom yn flaenorol, yn fwy ymarferol ac effeithlon.” - Jon Sugden, cynghorydd cyfreithiol
“Dwi’n hoffi bod cynhyrchu gorchmynion yn llawer symlach, maen nhw bellach yn cael eu creu yn uniongyrchol o’r canlyniad. Nid oes angen cynhyrchu gorchmynion â llaw a’u hanfon trwy e-bost na chwblhau ffurflen fonitro electronig hir.” - Mark Whiteley, cyn weithredwr trawsnewid Cymru
Cynlluniau ar gyfer y dyfodol
Wrth i ni barhau i ddatblygu’r platfform, rydyn ni’n canolbwyntio ar y canlynol:
- galluoedd dadansoddi data gwell, gan alluogi gwelliannau ar sail tystiolaeth
- cyfleoedd awtomeiddio pellach i barhau i gynyddu effeithlonrwydd
- cynnal hyblygrwydd y system i addasu i anghenion y dyfodol
- parhau i ddatblygu nodweddion newydd yn seiliedig ar adborth defnyddwyr
- trosglwyddo cyfrifoldeb am y system i dimau gwasanaethau byw GLlTEF erbyn mis Mawrth 2025
Cael yr wybodaeth ddiweddaraf
Cewch yr wybodaeth ddiweddaraf am newyddion a gwybodaeth Llysoedd Troseddol drwy danysgrifio i’n e-hysbysiadau a’n cylchlythyrau.