Astudiaeth achos

Canolfannau Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd: cefnogi defnyddwyr trwy systemau a thimau canolog

Sefydlwyd ein Canolfannau Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd (CTSCs) fel rhan o Raglen Ddiwygio GLlTEF, i ganoli gweinyddiaeth achosion ar gyfer sawl gwasanaeth digidol.

Gan:
Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EF
Cyhoeddwyd
24 Mawrth 2025

Mae’r rhai sy’n delio â galwadau ac asiantau yno i gefnogi ac arwain defnyddwyr a allai fod â chwestiynau neu sydd angen gwybodaeth am eu hachos llys neu dribiwnlys, gan sicrhau gwell mynediad at gyfiawnder.

Mae Canolfannau Gwasanaethau yn un o dri philer ein Gwasanaethau Cenedlaethol, a’r ddwy arall yw’r Canolfannau Busnes Cenedlaethol (NBCs) a’r Adran Gorfodaeth, a oedd yn bodoli cyn y diwygio. 

Mae pum Canolfan Gwasanaethau ar draws Cymru a Lloegr:

  • Stoke-on-Trent
  • Birmingham
  • Loughborough
  • Salford
  • Casnewydd

Cyn 2019, cyfrifoldeb timau llysoedd a thribiwnlysoedd unigol oedd ymdrin ag ymholiadau achos a thasgau gweinyddol, gan ddefnyddio prosesau papur yn bennaf. Roedd hyn yn golygu:

  • roedd darpariaeth gwasanaeth yn anghyson, gan fod prosesau’n amrywio rhwng llysoedd a thribiwnlysoedd
  • roedd prosesau’n aml yn aneffeithlon ac yn llai hyblyg
  • roedd mwy o risg o gamgymeriadau yn cael eu gwneud
  • ni allai defnyddwyr hunanwasanaethu na chael gweld eu hachos
  • aeth defnyddwyr i gostau yn ymwneud â phostio a theithio

Manteision gwasanaeth canolog

Mae Canolfannau Gwasanaethau wedi dod â newid sylweddol i’r ffordd yr ydym yn darparu cyfiawnder ac maent yn adnodd gwirioneddol genedlaethol. Drwy gael pawb sy’n ymwneud â darparu gwasanaeth wedi’u lleoli’n ganolog, a defnyddio un system, gellir nodi mater, mynd i’r afael ag ef a’i ddatrys yn llawer cyflymach ac yn fwy effeithlon, heb fod angen anfon gwybodaeth a chyfarwyddiadau ar draws nifer o leoliadau.

Manteision hyn yw:

  • amseroedd prosesu cyflymach
  • darparu gwasanaeth cyson ar draws pob lleoliad
  • mae gan ddefnyddwyr a gweithwyr proffesiynol ym maes y gyfraith un pwynt cyswllt
  • mwy o hyblygrwydd i ddelio a chyfnodau brig o ran galw
  • mae timau aml-fedrus yn gallu ymdrin â thasgau amrywiol ar draws y gwasanaethau
  • gall staff y llys ganolbwyntio ar fynd i’r afael â materion lleol ar draws ein hystad

Ein trawsnewidiad digidol

Mae’r newid o brosesau papur i brosesau digidol mewn llawer o’n gwasanaethau wedi newid y ffordd y caiff cyfiawnder ei weinyddu’n sylfaenol.

Mae manteision y gwasanaeth digidol yn cynnwys:

  • gwelededd achos amser real i ddefnyddwyr trwy opsiynau hunanwasanaeth ar-lein
  • llai o ddefnydd o bapur, postio a chostau storio
  • mae asiantau gwasanaethau yn gweithio o un platfform, gan wella effeithlonrwydd a chywirdeb
  • mynediad ar unwaith i hanes achosion
  • adborth a chanlyniadau achos cyflymach i ddefnyddwyr
  • gall gweithwyr cyfreithiol proffesiynol reoli eu ceisiadau ar unrhyw adeg ac o unrhyw ddyfais

Rydym yn ymwybodol bod angen cymorth ychwanegol ar rai defnyddwyr wrth ddefnyddio ein gwasanaethau digidol. Dyna pam yr ydym yn gwneud y canlynol:

  • cynnig ein Gwasanaeth Cymorth Digidol, a ddarperir gan We Are Group.
  • parhau i dderbyn ceisiadau papur
  • cynnig amrywiaeth o ddulliau cysylltu i weddu i ddewisiadau defnyddwyr, gan gynnwys sgwrsio dros y we mewn rhai gwasanaethau a chymorth dros y ffôn traddodiadol.

Rhwng Ebrill a Rhagfyr 2024, deliodd Canolfannau Gwasanaethau a Chanolfannau Busnes Cenedlaethol â dros 2.3 miliwn o alwadau ffôn. Cafodd Canolfannau Gwasanaethau dros 519,000 o e-byst ac atebwyd dros 25,000 o negeseuon sgwrsio dros y we (ysgariad a phrofiant yn unig) gan y bobl sy’n defnyddio ein llysoedd a’n tribiwnlysoedd, gan roi cymorth uniongyrchol i aelodau’r cyhoedd, defnyddwyr proffesiynol, aelodau’r cyfryngau, a llawer o bobl eraill.

Deliwyd â’r galwadau hyn mewn amser cyfartalog o ychydig dros 14 munud.

Mae systemau rheoli cyswllt (y ffordd rydym yn derbyn ac yn delio â galwadau, e-byst a sgwrsio dros y we gan ein defnyddwyr) wedi newid yn sylweddol, gyda thechnoleg newydd yn golygu ein bod yn:

  • gallu ymateb yn fwy effeithiol i’r galw
  • meddu ar well offer wrth drin ymholiadau megis erthyglau gwybodaeth a gweithdrefnau gweithredu safonol wrth law
  • yn gallu deall yn well y rhesymau dros gysylltu
  • meddu ar ddata o safon ar alw, gan gynnwys mathau o ryngweithio â defnyddwyr, amseroedd aros a pherfformiad gwasanaethau

Roedd dros 73% o ddefnyddwyr a gwblhaodd yr arolwg ar ôl galwad am eu cyswllt dros y ffôn yn 2024 yn fodlon â’u galwad. Roedd adborth ynghylch eu cyswllt yn gadarnhaol:

“Roedd eich staff yn broffesiynol, yn gwrtais, yn drugarog, yn empathetig ac yn dangos sgiliau gwrando da. Aethant i’r afael â’m pryderon a’m hymholiadau yn effeithlon ac yn effeithiol. Gwasanaeth gwych ar adeg anodd yn emosiynol.”

“Parod ei gymwynas, cwrtais iawn ac atebodd fy nghwestiynau a rhoddodd yr holl wybodaeth angenrheidiol imi yn glir ac yn gryno iawn.”

Astudiaeth achos

Mae Ryan a John yn gweithio yn un o’n Canolfannau Gwasanaethau. Disgrifiant eu profiad o gefnogi cwsmer trwy sefyllfa anodd iawn gyda phroffesiynoldeb a gofal. Mae’r enghraifft hefyd yn amlygu manteision gwasanaethau digidol newydd dros bapur, gan danlinellu manteision diwygio.   

Rydym yn cael llawer o alwadau gan y cyhoedd sydd ag ymholiadau am eu ceisiadau. Fodd bynnag, yn yr achos penodol hwn, cawsom alwad gan ŵr yn rhoi gwybod inni fod rhywbeth wedi mynd o’i le gyda’i gais. Roedd yn dioddef gyda llawer o faterion personol ac roedd yn amlwg yn delio â theimladau o gyflawni hunanladdiad.  

Penderfynais y byddem yn cymryd cyfrifoldeb am hyn a rhoi sicrwydd iddo, os oedd unrhyw beth y gallem ei wneud i helpu, y byddwn yn gwneud hynny. Yn ffodus yma yn y Ganolfan Gwasanaethau mae gennym lawer o opsiynau i leddfu’r sefyllfaoedd hyn. 

Canfuom yn fuan nad oedd ei ffeil y lle yr oedd i fod, ac nid oedd y llys yn ymwybodol o hyn. Gweithredodd fy nhîm yn gyflym i ddod o hyd i’r ffeil, tra’n ei gadw’n bwyllog a thawelu ei feddwl. Fe wnaethom gysylltu â’r llys, lle’r oedd y barnwr yn deall brys yr achos gan wneud gorchymyn. Drwy gymryd yr awenau a chael ymreolaeth i wneud penderfyniadau roeddem yn gallu gwneud i hyn ddigwydd yn gyflym.  

Achos papur o’r hen arddull oedd achos y gŵr hwn. Fodd bynnag, pe bai hwn wedi bod yn achos digidol byddai’r hyn a gymerodd bum diwrnod i’w ddatrys, wedi cymryd llai na phum munud.  

Dyna bŵer diwygio, ac yn y sefyllfaoedd hyn mae’r prosiect diwygio wedi helpu pobl yn y sefyllfaoedd hynny’n aruthrol.  

Cydweithio

Mae Canolfannau Gwasanaethau, y llysoedd a’r tribiwnlysoedd yn gweithio law yn llaw i ddarparu mynediad at gyfiawnder. Maent i gyd yn rhan o’r un gwasanaeth, lle bynnag yng Nghymru, Lloegr neu’r Alban y maent wedi’u lleoli. Mae cydberthnasau gwaith llwyddiannus wedi’u meithrin drwy sicrhau bod rolau a chyfrifoldebau’r llysoedd, y tribiwnlysoedd a’r Canolfannau Gwasanaethau yn glir a sefydlu sianeli cyfathrebu, i fonitro perfformiad, dadansoddi adborth a chynllunio gwelliannau yn y dyfodol.

Cynlluniau ar gyfer y dyfodol

Nawr ein bod wedi gwreiddio ein gwasanaethau yn genedlaethol, byddwn yn parhau i wneud gwelliannau cynyddrannol. Mae ein cynlluniau yn cynnwys:

  • esblygu’r systemau digidol a ddefnyddir mewn Canolfannau Gwasanaethau
  • archwilio sut y gallwn adeiladu ar gymhlethdod y gwaith yr ydym yn ei gyflawni
  • ystyried canoli mwy o waith i’r Gwasanaethau Cenedlaethol, lle mae’n gwneud synnwyr i wneud hynny

Cael yr wybodaeth ddiweddaraf

Updates to this page

Cyhoeddwyd ar 24 Mawrth 2025

Cynnwys cysylltiedig