Haws gwneud cais, prosesu cyflymach a llai o wrandawiadau: sut y gwnaethom wneud apeliadau mewnfudo yn symlach, yn gyflymach ac yn fwy hygyrch
Mae gwasanaeth Mewnfudo a Lloches y Tribiwnlys Haen Gyntaf yn ymdrin â thua 50,000 o apeliadau bob blwyddyn.
Daw’r apeliadau hyn gan bobl sy’n herio penderfyniadau’r Swyddfa Gartref ynghylch:
- eu statws mewnfudo
- caniatâd i aros yn y DU
- allgludo
- cliriad mynediad
Cyn y Rhaglen Ddiwygio, roedd apelyddion a staff yn wynebu rhwystrau sylweddol.
- Roedd ffurflenni papur yn gymhleth i apelyddion, yn enwedig os nad Saesneg oedd eu hiaith gyntaf
-
Roedd rhwystrau o ran iaith yn ei gwneud yn anoddach i geiswyr ddeall yn llawn sut roedd eu hapêl yn dod yn ei blaen neu gyflwyno eu hachos yn gadarn.
- Treuliodd ein pobl lawer o amser yn adolygu a thrin ffurflenni papur â llaw, gan arafu prosesau.
Ein nod, drwy’r Rhaglen Ddiwygio oedd adeiladu gwasanaeth y gellir ymddiried ynddo i ddefnyddwyr, gan gynnal tegwch a chynyddu tryloywder a hygyrchedd.
Manteision y gwasanaeth digidol
Mae ein gwasanaeth wedi’i foderneiddio wedi trawsnewid y broses apelio, gan ei gwneud yn symlach, yn fwy hygyrch ac wedi sicrhau gwelliannau sylweddol i’r rhai sy’n apelio penderfyniadau:
- Ceisiadau symlach - rydym wedi lleihau meysydd ffurflenni 91% ar gyfer unigolion a 72% ar gyfer cynrychiolwyr cyfreithiol
- Amseroedd prosesu cyflymach trwy ein system ddigidol symlach
- Saesneg clir ar draws y gwasanaeth, gan ei wneud yn fwy hygyrch ac yn llai gofidus
- Integreiddiad di-dor gyda systemau’r Swyddfa Gartref i reoli achosion yn well
- Llai o faich gweinyddol ar GLlTEF drwy ddileu prosesau papur
- Cymorth canolog a chyson trwy ein Canolfan Gwasanaethau newydd
- Gwell hyblygrwydd a thryloywder - gall defnyddwyr olrhain cynnydd eu hapêl ar-lein unrhyw bryd
- Llai o angen am wrandawiadau trwy gyfnod adolygu newydd gan y Swyddfa Gartref
- Llai o wrandawiadau wedi’u gohirio oherwydd rheoli tystiolaeth yn well
Ein trawsnewidiad digidol
Dechreuon ni drawsnewid y gwasanaeth ym mis Ionawr 2019 gyda lansiad o’n gwasanaeth digidol wedi’i gynllunio’n ofalus mewn dwy ganolfan wrandawiadau. Buom yn gweithio’n agos gyda chynrychiolwyr cyfreithiol i brofi a mireinio’r gwasanaeth. Fe wnaeth adborth o arolygon ac ymgysylltu â defnyddwyr ein helpu i wella’r gwasanaeth. Ychwanegwyd nodweddion newydd hefyd cyn iddo gael ei gyflwyno i ganolfannau gwrandawiadau eraill.
Lansiwyd y gwasanaeth digidol llawn ym mis Chwefror 2020, gan wneud y broses apelio yn symlach, yn gyflymach ac yn fwy hygyrch i bawb sy’n defnyddio’r gwasanaeth.
Ar gyfer apelyddion
Ar gyfer apelyddion wyneb yn wyneb mae’r gwasanaeth wedi’i gynllunio i fod yn syml ac yn hygyrch. Yn ystod y cam dylunio, buom yn gweithio’n agos gydag elusennau ledled y DU gan gynnwys Justice, Migrant Help a’r Cyngor Ffoaduriaid lle dysgon ni fwy am brofiad apelyddion, gan gynnwys defnyddwyr agored i niwed, a helpodd ni i greu gwasanaeth gwell.
Mae gwelliannau’n cynnwys
- System gwneud cais ar-lein hawdd ei defnyddio
- Cyfathrebu clir ar bob cam
- Olrhain statws achos mewn amser real
- Prosesu ffioedd yn integredig
- Rheoli dogfennau symlach
- Hysbysiadau a nodiadau atgoffa awtomataidd
Mae ein hymdrechion yn gweithio. Drwy alluogi pobl i ddefnyddio’r gwasanaeth digidol mae wedi rhyddhau mwy o amser ac adnoddau barnwrol ar gyfer yr achosion mwyaf cymhleth.
Dysgu gwersi
Daethom hefyd ar draws sawl her, a’u goresgyn:
- Roedd angen atebion dros dro ar gyfer ymarferoldeb cyfyngedig ar y dechrau
- Roedd angen cymorth ychwanegol ar ddefnyddwyr i addasu i brosesau newydd
- Roedd angen datrys terfynau amser a gorchmynion cyfarwyddiadau nad oedd yn cael eu bodloni
Cael cymorth
Rydym wedi ymrwymo i sicrhau mynediad at gyfiawnder i bawb mewn sawl ffordd, gan gynnwys:
- cadw a gwella’r broses bapur ar gyfer apelyddion sy’n methu neu’n llai hyderus i ddefnyddio’r gwasanaeth digidol
- cymorth penodol yn y Ganolfan Gwasanaethau ar gyfer y gwasanaeth Mewnfudo a Lloches
- cymorth i drin ffioedd, rhestru gwrandawiadau apeliadau a phrosesu ceisiadau am ganiatâd i apelio i’r uwch dribiwnlys.
Adborth a mewnwelediadau
Mae ein trawsnewidiad wedi cael cymeradwyaeth gadarn gan uwch-arweinwyr, gan gynnwys cyn Uwch Lywydd Tribiwnlysoedd Cymru a Lloegr, a ddywedodd:
“Rwy’n gweld hwn fel y model ar gyfer yr holl dribiwnlysoedd sy’n weddill”.
Mae defnyddwyr yn adrodd am brofiadau llawer gwell, gan nodi’n arbennig y ffurflenni symlach a chyfathrebu cliriach. Mae cynrychiolwyr cyfreithiol wedi dweud bod y gwasanaeth digidol yn caniatáu mwy o amser i siarad â chleientiaid am faterion yn ymwneud â’u hachos, gan ei gwneud hi’n haws paratoi apêl yn fwy manwl.
Cynlluniau ar gyfer y dyfodol
Rydym yn adeiladu ar ein llwyddiant gyda chynlluniau uchelgeisiol. Byddwn yn:
- ehangu’r gwasanaeth apeliadau digidol i gynnwys apeliadau lle mae’r apelydd naill ai yn y carchar neu mewn canolfan symud mewnfudwyr
- datblygu proses newydd ar gyfer rheoli ceisiadau a wneir ar bapur gan ganiatáu i’r achosion hyn adlewyrchu’r daith ddigidol newydd,
- symud pob achos i’r platfform digidol
- parhau i wella’r gwasanaeth yn seiliedig ar adborth defnyddwyr.
Cael yr wybodaeth ddiweddaraf
Ar gyfer cael y canllawiau diweddaraf ar apelio yn erbyn penderfyniad budd-daliadau, ewch i: Apelio yn erbyn penderfyniad fisa neu mewnfudo: Trosolwg - GOV.UK
Cewch yr wybodaeth ddiweddaraf am newyddion a gwybodaeth y Tribiwnlysoedd drwy danysgrifio i’n e-hysbysiadau a’n cylchlythyrau.