Moderneiddio profiant: gwneud y cyfnod mwyaf heriol yn haws drwy arloesi
Profiant yw’r hawl gyfreithiol i drin ystad rhywun ar ôl iddynt farw.
Cyn 2019, gwnaed ceisiadau ar bapur a oedd yn golygu:
- risg o gamgymeriadau dynol wrth lenwi ffurflenni cymhleth, anhygyrch
- ni esboniwyd jargon cyfreithiol yn dda nac mewn ffordd hawdd i ddefnyddwyr
- proses aneffeithlon ar gyfer staff llys, ceiswyr a gweithwyr profiant proffesiynol wrth drin dwsinau o ffurflenni â llaw
- roedd angen i geiswyr deithio i apwyntiadau wyneb yn wyneb gorfodol mewn swyddfeydd cofrestru
- diffyg hyblygrwydd i weddu i ffyrdd modern o weithio ar gyfer y llysoedd a gweithwyr proffesiynol profiant
Roeddem am greu gwasanaeth mwy hygyrch, hawdd ei ddefnyddio sy’n gweithio i bawb, p’un a ydynt yn dewis gwneud cais ar-lein neu ddefnyddio ffurflenni papur.
Budd-daliadau
Mae’r gwasanaeth diwygiedig wedi trawsnewid gweinyddiaeth profiant. Trwy dros 835,000 o geisiadau digidol a gafwyd ers 2019, rydym wedi gweld:
- amseroedd prosesu yn mynd i lawr, rydym bellach yn cwblhau ar gyfartaledd o fewn [x] wythnos
- effaith amgylcheddol gadarnhaol drwy ddileu dros 16 miliwn o ffurflenni papur
- llif gwell o wybodaeth etifeddiaeth o’r gwasanaeth profiant i elusennau, gan eu helpu i gynllunio eu gwaith hanfodol
- mynediad cyson, 24/7 i’r gwasanaeth o unrhyw ddyfais
- iaith symlach a phrosesau symlach
- mwy o hyblygrwydd gyda’r datganiad gwirionedd digidol yn disodli llwon wyneb yn wyneb anghyfleus a’r gofyniad am ‘lofnod inc’
- llai o effaith amgylcheddol drwy systemau di-bapur
- gwell cydnerthedd, gan alluogi parhau i ganiatáu ceisiadau yn ystod y pandemig
Ein trawsnewidiad digidol
Dechreuodd y daith i foderneiddio profiant yn 2016 gydag ymchwil defnyddwyr helaeth, gan arwain at lansiad ein gwasanaeth digidol yn 2019, gan wneud profiant yn un o’r gwasanaethau cyntaf i gael ei ddiwygio. Rydym wedi creu dau lwybr wedi’u teilwra:
Ar gyfer ceiswyr personol mae’r canlynol bellach ar waith:
- gwasanaeth gwneud cais ar-lein hawdd ei ddefnyddio trwy GOV.UK
- y gallu i gadw a dychwelyd at gais ar-lein
- canllawiau cam wrth gam o’r dechrau i’r diwedd
- olrhain statws cais mewn amser real
- y gallu i gwblhau datganiad gwirionedd digidol gartref
- gwasanaeth gydag iaith glir, heb jargon
Ar gyfer gweithwyr proffesiynol profiant mae’r canlynol bellach ar waith:
- platfform MyHMCTS cynhwysfawr ar gyfer ceisiadau profiant ar-lein
- nodweddion gwaith tîm cydweithredol
- system dalu ar-lein symlach
- integreiddio mwy didrafferth â phrosesau Cyllid a Thollau EF (CThEF).
- ffordd well o reoli llifoedd gwaith
- ffeiliau achos digidol modern, y gellir eu cyrchu o unrhyw ddyfais
Mae’n amlwg bod y gwasanaeth digidol yn gweithio’n dda:
- Mae niferoedd ceisiadau digidol wedi codi’n sylweddol o 17% i 80% mewn dim ond 5 mlynedd
- Mae dros 70,000 o ddefnyddwyr proffesiynol a 9,000 o sefydliadau yn cyrchu’r gwasanaeth trwy blatfform MyHMCTS ar-lein
Cael cymorth
Ar gyfer pobl sy’n llai abl neu’n llai hyderus yn defnyddio gwasanaethau ar-lein, rydym wedi datblygu system gymorth gynhwysfawr sy’n cynnwys:
- ffurflenni papur symlach
- gwasanaeth Cymorth Digidol benodedig
- Canolfan Gwasanaeth arbenigol ar gyfer y gwasanaeth profiant
- cymorth dros y ffôn
- canllawiau clir ar GOV.UK
- sicrhau hygyrchedd i bob defnyddiwr
Adborth gan ddefnyddwyr gwasanaeth
Mae ceiswyr wedi dweud wrthym beth yw eu barn am y gwasanaeth profiant digidol:
“Mae’n hawdd ei ddefnyddio, yn gyflym ac yn gyfleus. Roeddwn i’n ei weld mor hawdd ac effeithlon. Dyna’n union beth rydych chi ei eisiau o system ar-lein y llywodraeth – byddai’n dda pe byddai popeth mor hawdd â hyn!”
“Roedd yn hawdd i’w ddefnyddio ac roedd yr holl beth yn llifo o un adran i’r llall yn dda iawn. Mae’r ffordd y mae pethau’n cael eu crynhoi ar y diwedd yn ddefnyddiol iawn. Gallwch wirio’r cyfan cyn i chi ei anfon ac mae hynny’n rhoi sicrwydd.”
“Roeddwn i wedi bod yn disgwyl sawl tudalen o gwestiynau – ond nid oedd hynny’n wir. Roedd y cyfarwyddiadau wedi’u hysgrifennu’n glir ac roedd y ffordd yr oedd popeth wedi’i osod allan mor hawdd ei ddefnyddio. Dwi’n meddwl ei fod wedi cymryd cwpl o oriau i’w gwblhau.”
“Roeddwn i’n meddwl i ddechrau y byddai’r gwasanaeth ar-lein yn gymhleth ac yn anodd i ddelio ag ef. Roeddwn i’n meddwl y byddai’n cymryd amser hir i mi ei gwblhau, ond ni chymerodd lawer o amser i mi – awr ar y mwyaf.”
Stori James
“Pan gollodd James ei dad, roedd yn wynebu’r dasg frawychus o ddelio â’i ystad. Yn y gorffennol, roedd rhai o ffrindiau James a oedd wedi mynd drwy’r broses brofiant wedi dweud wrtho ei fod yn broses bapur, yn ddryslyd, ac yn llawn jargon cyfreithiol a oedd yn ei gwneud yn heriol i geiswyr personol fel ef, a oedd yn ei boeni’n fawr. Fodd bynnag, gyda’r gwasanaeth digidol diwygiedig, roedd James yn gallu gwneud cais am brofiant ar-lein ar adeg a oedd yn gyfleus iddo, heb fod angen ymweld â chofrestrfa brofiant na delio â gwaith papur helaeth.
Gan ddefnyddio’r gwasanaeth digidol newydd, gwelodd James fod y broses gwneud cais yn hawdd i’w ddefnyddio ac yn effeithlon, gan ganiatáu iddo gadw ei gynnydd a dychwelyd yn ddiweddarach. Gallai olrhain statws ei gais yn hawdd ar-lein, gan leihau ansicrwydd a rhoi sicrwydd yn ystod cyfnod anodd. Disodlodd y datganiad gwirionedd digidol yr angen am dyngu llw wyneb yn wyneb, gan arbed amser a chostau teithio i James.
Yn gyffredinol, rhoddodd y gwasanaeth profiant digidol ffordd hyblyg, hygyrch a hawdd ei defnyddio i James reoli ystad ei dad, gan wneud proses heriol yn llawer haws ei rheoli a chaniatáu iddo ganolbwyntio ar yr hyn oedd yn wirioneddol bwysig.”
Cydweithio
Rydym yn gweithio’n agos gyda:
- · ein grŵp defnyddwyr gwasanaeth profiant sy’n cynnwys Society of Trusts and Estates Practitioners, Institute of Legacy Management, Cymdeithas y Cyfreithwyr, Remember a Charity a Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr
- · CThEF i symleiddio prosesau
Cynlluniau ar gyfer y dyfodol
Nid yw’r daith i ddarparu gwasanaeth ar-lein effeithiol bob amser wedi bod yn un syml, ac rydym wedi dysgu llawer. Pan lansiwyd y gwasanaeth, arweiniodd y cyfuniad o gynnydd arfaethedig mewn ffioedd, addasu i ffyrdd newydd o weithio a chynnydd yn y galw at oedi cyn cymeradwyo ceisiadau.
Ar ei anterth ym mis Awst 2023, roedd ôl-groniad o 97,000 o geisiadau. Mae’r gwasanaeth bellach yn cwblhau ei gynllun adfer ac mae’r llwyth achosion sy’n weddill tua 37,000. Gostyngodd y llwyth achosion ymarferol sy’n weddill (achosion lle mae gennym y wybodaeth sydd ei hangen i symud y cais yn ei flaen) dros 80% yn y flwyddyn hyd at fis Tachwedd 2024.
Rydym bellach wedi ymrwymo i wella’r gwasanaeth yn barhaus drwy wneud y canlynol:
- parhau i rannu gwybodaeth gyda’r sector elusennol sy’n dibynnu ar roddion i gyflawni eu gwaith pwysig
- gweithio’n agos gyda chynrychiolwyr proffesiynol profiant i wella’r gwasanaeth
- gwella hysbysiadau i’w gwneud yn haws i geiswyr wybod beth sydd angen iddynt ei anfon atom
- symleiddio prosesau treth etifeddiant gyda CThEF
- cynnig sesiynau galw heibio swyddfeydd rhanbarthol ar gyfer gweithwyr proffesiynol profiant
- cynnig apwyntiadau cofrestrydd dynodedig i symud ceisiadau cymhleth yn eu blaenau
- gwella hysbysiadau am statws cais
Cael yr wybodaeth ddiweddaraf
- Ar gyfer cael y canllawiau diweddaraf ar gyfer gweithwyr profiant proffesiynol sy’n gwneud cais am brofiant ewch i borth MyHMCTS ar gyfer ceisiadau profiant
- Ar gyfer ceiswyr personol ewch i gwasanaeth profiant GOV.UK
- Os hoffech gymorth i wneud cais am brofiant ar-lein cysylltwch â’n Gwasanaeth Cymorth Digidol
- Cewch yr wybodaeth ddiweddaraf am newyddion a gwybodaeth y Llys Teulu drwy danysgrifio i’n e-hysbysiadau a’n cylchlythyrau