Amserlennu a rhestru: defnyddio technoleg i gydlynu adnoddau’n fwy effeithiol
Tra bod barnwyr yn penderfynu pryd i amserlennu a rhestru gwrandawiadau llys a thribiwnlys, mae GLlTEF yn rhoi’r trefniadau gweinyddol a logistaidd ar waith i’w hwyluso.
O dan gyfarwyddyd barnwrol, rhoddir ystyriaeth ofalus i anghenion partïon, p’un a yw barnwyr ar gael ai peidio ac adnoddau ehangach megis p’un a yw staff, adeiladau a thechnoleg ar gael ai peidio. Cyn cyflwyno ein adnodd Amserlennu a Rhestru ar-lein, roedd llysoedd yn cael trafferth gyda dulliau hen ffasiwn o gynllunio a threfnu amseroedd llys - roeddent yn aml yn defnyddio dyddiaduron papur, taenlenni heb eu cysylltu a chalendrau sylfaenol. Roedd hyn yn golygu:
- bod staff yn treulio gormod o amser ar dasgau gweinyddol yn hytrach na chefnogi achosion cymhleth a gweithio gyda barnwyr
- roedd gofod ystafelloedd y llys yn cael ei danddefnyddio
- nid oedd unrhyw ddata dibynadwy ar sut roedd adnoddau fel ystafelloedd llys, staff ac amser barnwrol yn cael eu defnyddio
- ychydig iawn o hyblygrwydd oedd i lysoedd lleol reoli eu hamserlenni eu hunain i weddu i’w hanghenion
Roedd cyfle ac angen clir i gynnig hyblygrwydd i lysoedd lleol reoli eu gofod llys a dyddiaduron eu hunain, i ddeall anghenion y dyfodol a chynllunio’n effeithiol yn unol â hynny, arbed amser a lleihau’r gost ariannol i’r trethdalwr trwy ddefnyddio ystafelloedd y llys yn well.
Manteision y gwasanaeth digidol
Mae ein hadnodd Amserlennu a Rhestru digidol wedi sicrhau gwelliannau sylweddol i ddefnyddwyr llys, staff a’r system gyfiawnder, gan arwain at y canlynol:
- llai o faich gweinyddol drwy restru gwrandawiadau gweithdrefnol yn awtomataidd
- gwella pa mor hawdd yw gweld os yw ystafelloedd ar gael ar draws nifer o adeiladau llys
- gallu cynllunio gwell gyda mewnwelediadau data cynhwysfawr
- gwell profiad i swyddogion rhestru gyda gwybodaeth fwy dibynadwy am wrandawiadau
- gwell mynediad at gyfiawnder i ddefnyddwyr llys oherwydd gwell defnydd o amser barnwrol gwerthfawr a gofod ystafelloedd llys
- diogelwch data a chydnerthedd busnes cryfach gyda dull safonol ar draws awdurdodaethau a dim dibyniaeth ar system bapur
- gallu cynllunio hirdymor y tu hwnt i 6 mis
- proses symlach i weithwyr proffesiynol ym maes y gyfraith reoli eu hymrwymiadau llys
- llai o risg o gamgymeriadau wrth amserlennu
Ein trawsnewidiad digidol
Ers 2016, rydym wedi rhoi dau ddatrysiad digidol mawr ar waith sy’n trawsnewid sut rydym yn trefnu’r defnydd o ystafelloedd llys ac adnoddau.
Mewn Llysoedd a Thribiwnlysoedd Sifil a Theulu, rydym wedi cynllunio a rhoi ListAssist ar waith, sef platfform digidol ar gyfer rhestru gwrandawiadau yng Nghymru a Lloegr.
Mewn Llysoedd Troseddol, yn lle cyflwyno system gwbl newydd ar gyfer amserlennu a rhestru, rydym yn ychwanegu nifer o swyddogaethau at y Platfform Cyffredin. Mae hwn eisoes yn cael ei ddefnyddio i restru’r rhan fwyaf o wrandawiadau troseddol trwy ei alluoedd amserlennu a rhestru sylfaenol, fel y gallwn gyflawni gwelliannau yn gyflymach ac yn fwy didrafferth.
Ar bob cam, mae ymchwil helaeth gan ddefnyddwyr ac adborth gan y bobl sy’n profi ac yn defnyddio’r gwasanaeth wedi bod yn hanfodol i oresgyn heriau a chael newidiadau newydd yn iawn cyn i ni eu cyflwyno’n llawn.
ListAssist (Llysoedd a Thribiwnlysoedd Sifil a Theulu)
Mae ListAssist bellach yn fyw ym mhob Llys a Thribiwnlys Sifil a Theulu yng Nghymru a Lloegr. Mae wedi galluogi swyddogion rhestru i wneud y canlynol:
- rheoli 1.5 miliwn o achosion trwy un llwyfan unedig
- gwasanaethu tua 9,200 o staff a defnyddwyr barnwrol bob dydd
- darparu rhestru awtomatig ar gyfer gwrandawiadau arferol
- gweld pa adnoddau sydd ar gael ar draws nifer o leoliadau
- darparu mewnwelediadau gweithredadwy ar hyd a phatrymau gwrandawiadau
- integreiddio â Gwasanaeth Gwrandawiadau’r Llysoedd a Thribiwnlysoedd i wella mynediad cyhoeddus
Gwelliannau i’r Platfform Cyffredin (Llysoedd Troseddol)
Yn dilyn profion llwyddiannus gan fabwysiadwyr cynnar yn Yr Wyddgrug, Caint, Essex a Redditch yn hydref 2024, aeth mynediad i fersiwn gyntaf yr adnodd amserlennu yn fyw yn gynnar yn 2025 ar gyfer pob Llys Ynadon yng Nghymru a De-ddwyrain Lloegr, gyda chanlyniadau cadarnhaol.
Mae defnyddwyr wedi dweud wrthym fod yr adnodd yn hawdd ei ddefnyddio ac yn ddefnyddiol ac rydym wedi ymgorffori gwelliannau a awgrymwyd gan ein mabwysiadwyr cynnar yng ngham nesaf datblygiad yr adnodd. Rydym bellach yn ei gyflwyno ar draws yr holl lysoedd ynadon ar draws pob rhanbarth yn dilyn adborth gan fabwysiadwyr cynnar.
Drwy greu platfform digidol o dan y Rhaglen Ddiwygio rydym eisoes wedi gwneud y canlynol:
- gwella cywirdeb o ran sesiynau a drefnwyd ac wedi dileu recordiadau dyblyg
- rhoi’r gallu i ddefnyddwyr weld, golygu a chreu sesiynau newydd, gan ganiatáu iddynt wneud newidiadau amser real i’w hamserlen
- ymestyn amserlennu y tu hwnt i’r cyfyngiad 6 mis
Bydd gwelliannau yn y dyfodol yn gwella’r broses amserlennu a rhestru drwy alluogi staff i wneud y canlynol:
- gweld faint o lefydd sydd ar gael ar un olwg, gan arbed amser wrth groesgyfeirio â systemau gwahanol - gan sicrhau cyfiawnder mwy didrafferth i ddefnyddwyr
- gweld calendr pythefnos, yn hytrach nag un diwrnod gan ganiatáu ar gyfer cynllunio gwell ar gyfer y dyfodol
- meddu ar allu golygu swmp ar gyfer gwrandawiadau lluosog, gan sicrhau’r defnydd gorau posibl o ofod ystafelloedd y llys, helpu gweithwyr proffesiynol ym maes y gyfraith i reoli eu hamser yn effeithiol a chynyddu effeithlonrwydd achosion
- lleihau amseroedd aros oherwydd ei fod yn haws gweld a yw ystafelloedd gwrandawiadau a barnwyr ar gael
Gwell defnydd o adnoddau
Bydd yr adnoddau amserlennu a rhestru yn gwella ansawdd y gwasanaeth a gynigir i’r cyhoedd a gweithwyr proffesiynol ym maes y gyfraith. Bydd yn cefnogi gwell defnydd o ofodau gwrandawiadau; lleihau tasgau gweinyddol fel bod swyddogion rhestru medrus yn canolbwyntio ar y meysydd mwy cymhleth o reoli gwrandawiadau; a rhoi mwy o hyder y bydd gwrandawiadau’n mynd rhagddynt pan fyddant wedi’u hamserlennu.
Mae’r gallu i ganiatáu ar gyfer gweledigaeth a chynllunio hirdymor yn hytrach na dim ond gallu gweld a threfnu gwrandawiadau ar y diwrnod hwnnw yn gwneud gwahaniaeth enfawr i ddefnyddwyr llys, gan helpu gweithwyr proffesiynol ym maes y gyfraith i reoli eu hamser yn fwy effeithiol a sicrhau’r defnydd gorau posibl o ofod ystafelloedd y llys.
Rhannu gwybodaeth yn well
Yn ei dro, bydd mwy o effeithlonrwydd o ran amserlennu a rhestru achosion yn gwella profiad ein defnyddwyr o ymweld â llysoedd a thribiwnlysoedd, gan leihau’r cyfle i wneud gwallau a lleihau’r amser y mae’n ei gymryd i swyddogion rhestru gwblhau tasgau gweinyddol.
Drwy gael dull cyson o restru gwrandawiadau ar un platfform cyffredinol, byddwn yn gwella cywirdeb ein data. Bydd data sy’n darparu hyd gwrandawiadau ac amseroedd cychwyn cywir yn cynyddu ein gwybodaeth ac yn lleihau oedi wrth i ni ddeall yn well sut mae adnoddau’n cael eu defnyddio, gan wella cydnerthedd busnes yn ei dro.
Cydweithio
Rydym yn gweithio’n agos gyda:
- swyddogion rhestru a llysoedd lleol ar gyflwyno a chyflawni – rydym wedi cynnal ymchwil defnyddwyr helaeth yn ein llysoedd ynadon a’n Llysoedd y Goron ac wedi rhoi cynlluniau peilot ar waith cyn eu cyflwyno’n llawn.
- Canolfannau Gwasanaethau’r Llysoedd a’r Tribiwnlysoedd i gynnig cymorth a chyngor gorau i randdeiliaid
- Ynadon, cynghorwyr cyfreithiol a’r farnwriaeth fel partner hanfodol ar bob lefel i ddarparu system symlach
Cael cymorth
Rydym wedi rhoi strategaeth gymorth gynhwysfawr ar waith ar hyd y ffordd, gan gynnwys:
- rhaglen mabwysiadu cynnar mewn lleoliadau allweddol
- cyflwyno graddol gan ganiatáu ar gyfer adborth a gwelliannau i’r system
- hyfforddiant pwrpasol i staff sy’n trosglwyddo o systemau etifeddol
- cymorth parhaus drwy hyrwyddwyr lleol a thimau cymorth digidol
- sesiynau adborth defnyddwyr rheolaidd i nodi heriau a mynd i’r afael â hwy
Adborth a mewnwelediadau
Mae defnyddwyr ar draws y system gyfiawnder yn rhoi adborth ar sut mae’r gwasanaeth wedi gwella ffyrdd o weithio:
“Mae’r cyfnod pontio wedi bod yn rhyfeddol o syml, gyda staff yn addasu’n gyflym i’r broses newydd. Mae tîm y Rhaglen wedi ymateb i’n hadborth a’n pryderon.”
“Mae’r gallu i weld a chreu sesiynau wedi bod yn amhrisiadwy… mae’r system yn hawdd ei defnyddio.”
“Cafodd ListAssist ei gyflwyno i ni yn eithaf araf, a oedd yn ddefnyddiol er mwyn gadael i ni addasu. Hyd yn hyn, mae wedi gweithio’n dda. Mae’r gosodiad chwilio yn gyflym, ac mae amserlennu yn gweithio’n dda i ni. Mae gweithio gyda’r prosiect wedi bod yn dda. Yn benodol, mae wedi bod yn dda iawn gweithio gyda Barry Sutton, y Dirprwy Reolwr Gwasanaeth. Mae o gefndir rhestru felly mae’n deall y ffordd rydyn ni’n gweithio a’r hyn sydd ei angen arnom.”
Cynlluniau ar gyfer y dyfodol
Rydym yn parhau i wella’r gwasanaeth ar gyfer y bobl sydd angen ei ddefnyddio. Mae ein cynlluniau yn cynnwys:
- integreiddio ListAsist ymhellach gyda systemau rheoli achosion
- gallu dadansoddi data’n well ar gyfer cynllunio adnoddau’n well
- ehangu adnoddau posibl i amserlennu Llys y Goron
- gwella parhaus yn seiliedig ar adborth defnyddwyr
- datblygu nodweddion awtomataidd ychwanegol
- galluoedd adrodd gwell ar gyfer rheoli adnoddau yn well
Cael yr wybodaeth ddiweddaraf
I gael gwybod am y datblygiadau diweddaraf ewch i: