Canllawiau

Pecyn croeso ymddiriedolwyr elusen

Diweddarwyd 1 October 2024

Yn berthnasol i England and Gymru

• Publication for Northern Ireland
• Publication for Scotland

Croeso – rydych chi’n ymddiriedolwr elusen

Diolch am gytuno i fod yn ymddiriedolwr.

Mae gan rôl yr ymddiriedolwr le arbennig mewn cymdeithas ac felly ei set ei hun o ddyletswyddau cyfreithiol. Gall y rhain fod yn wahanol i’r dyletswyddau rydych wedi’u profi o’r blaen, mewn rolau blaenorol.

Mae’r canllaw byr hwn wedi’i gynllunio i’ch helpu i lywio eich misoedd cyntaf, gan gynnwys yr hyn y mae’n ei olygu i fod yn ymddiriedolwr.

1. Deall eich dyletswyddau fel ymddiriedolwr

Fel ymddiriedolwr newydd, bydd deall eich dyletswyddau cyfreithiol yn hanfodol i’ch helpu i redeg eich elusen yn effeithiol. Byddant yn berthnasol bron bob tro y byddwch yn cyflawni’ch rôl, er enghraifft pan fyddwch yn gwneud penderfyniadau.

Rydym wedi crynhoi’r dyletswyddau hyn yn y Canllaw hwn canllaw and ffeithlun.

Dyma rai pethau ymarferol y gallwch eu gwneud i’ch helpu i gyflawni eich dyletswyddau. Sicrhewch:

• fod gweithgareddau eich elusen yn cefnogi ei dibenion ac o fudd i’r cyhoedd
• eich bod yn cydymffurfio â dogfen lywodraethol eich elusen
• eich bod yn gofyn i chi’ch hun beth sydd orau i’ch elusen
• eich bod yn diogelu cronfeydd eich elusen ac adnoddau eraill
• eich bod yn gwirio’n rheolaidd bod polisïau a phrosesau eich elusen yn diwallu ei hanghenion a’u bod yn cael eu dilyn
• bod gennych chi’r wybodaeth sydd ei hangen arnoch i gyflawni’ch rôl, a’i darllen
• eich bod yn dilyn y rheolau ar baratoi a chyflwyno cyfrifon ac adroddiadau elusennol

2. Dod i adnabod eich elusen yn well

2.1 Deall pwrpas eich elusen

Cofiwch, dibenion eich elusen yw’r hyn y cafodd ei sefydlu i’w gyflawni. Bydd deall y rhain yn eich helpu i gyfrannu’n llwyddiannus fel ymddiriedolwr. Felly, gwnewch yn siŵr eich bod chi’n gwybod:

• beth yw pwrpas eich elusen
• sut mae eich elusen yn cyflawni ei dibenion
• pwy yw buddiolwyr eich elusen (pwy mae’n helpu)

Darllenwch ddogfen lywodraethol eich elusen. Mae’n rhaid i ymddiriedolwyr gydymffurfio â hyn. Mae’n nodi rheolau eich elusen, fel:

• ei bwrpas a’i fuddiolwyr
• Rheolau am gyfarfodydd elusen
• pwerau sydd gan yr ymddiriedolwyr

2.2 Darganfyddwch sut mae’ch elusen yn gweithio

Dewch i adnabod yr ymddiriedolwyr eraill. Rydych chi’n gyfrifol gyda’ch gilydd am eich elusen. Mae hyn yn cynnwys ardaloedd lle nad ydych chi’n ymwneud yn uniongyrchol.

Rhowch sylw arbennig i gyllid eich elusen. Cyfrifoldeb yr holl ymddiriedolwyr yw hyn, nid y trysorydd yn unig. Er enghraifft, gwnewch yn siŵr eich bod yn deall:

• cyllidebau a chynlluniau ariannol eich elusen
• sut mae’n codi arian ac yn gwario ei arian
• y rheolaethau ariannol sydd ar waith yn yr elusen
• unrhyw bryderon sydd gan ymddiriedolwyr am gyllid eich elusen

Os nad yw’r elusen newydd ei chofrestru, gallwch gael peth o’r wybodaeth hon o gyfrifon eich elusen ac adroddiadau blynyddol ymddiriedolwyr.

Os yw’ch elusen yn newydd, gwiriwch pa ofynion y mae’n rhaid i chi eu dilyn ar gyfer paratoi cyfrifon diwedd blwyddyn eich elusen. Meddyliwch am y wybodaeth y mae angen i chi ei chadw yn ystod y flwyddyn i’ch helpu i baratoi eich cyfrifon a’ch adroddiadau blynyddol. A rhoi’r rheolaethau ariannol ar waith Bydd angen i’ch elusen ddiogelu ei harian.

Dylech hefyd ddeall dull eich elusen o ymdrin â, er enghraifft:

• rheoli risgiau
• Diogelu
• Cyfryngau cymdeithasol
• Treuliau ymddiriedolwyr

3. Beth allwch chi ddisgwyl ei wneud yn fuan

3.1 Mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Dylech ddisgwyl mynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr, lle byddwch chi, er enghraifft, yn gwirio:

• eich cynlluniau ar gyfer yr elusen, a sut mae’r elusen yn perfformio yn erbyn y rhain
• Sefyllfa ariannol yr elusen
• unrhyw risgiau y mae’r elusen yn eu hwynebu

Gwnewch yn siŵr eich bod yn paratoi ar gyfer cyfarfodydd, er enghraifft drwy ddarllen dogfennau a meddwl am eitemau’r agenda cyn y cyfarfod. Bydd hyn yn eich helpu i:

• rhannu eich barn a’ch syniadau gyda’r ymddiriedolwyr eraill
• Gwnewch yn siŵr bod eich elusen ar y trywydd iawn
• gwneud penderfyniadau sydd er budd gorau eich elusen

Byddwch yn barod i ofyn cwestiynau mewn cyfarfodydd, yn enwedig ar bethau nad ydych yn glir amdanynt.

3.2 Gwneud penderfyniadau am eich elusen

Mae gwneud penderfyniadau yn rhan allweddol o’ch rôl fel ymddiriedolwr. Bydd rhai penderfyniadau yn syml, eraill yn fwy cymhleth. Efallai y bydd gan rai ymddiriedolwyr wybodaeth arbenigol, ond byddwch yn ymwybodol eich bod i gyd yn gyfrifol am y penderfyniadau a wnewch fel ymddiriedolwyr.

3.3 Rhoi buddiannau eich elusen yn gyntaf

Rhaid i chi bob amser roi buddiannau eich elusen yn gyntaf.

Gall cysylltiadau personol a phroffesiynol ymddiriedolwyr ddod â manteision i waith elusen. Maent yn aml yn ffurfio rhan o’r rheswm pam y gofynnwyd i unigolyn ymuno ag elusen fel ymddiriedolwr. Fodd bynnag, gall y cysylltiadau hyn arwain at wrthdaro buddiannau.

Gwrthdaro buddiannau yw unrhyw sefyllfa lle y gallai buddiannau personol ymddiriedolwr, neu y gellid eu gweld, eu hatal rhag gwneud penderfyniad sydd er budd gorau’r elusen yn unig.

Mae’n rhaid i chi reoli gwrthdaro buddiannau bob tro y byddant yn codi. Nid yw hyn yn ymwneud â chydymffurfio â’r gyfraith yn unig. Mae’n dangos uniondeb, gonestrwydd a didwylledd ynghylch yr hyn y mae eich elusen yn ei wneud a sut mae’n ei wneud. Mae hyn yn ei dro yn helpu’r cyhoedd i ymddiried a chefnogi elusennau.

Rhoddir rhagor o wybodaeth am wrthdaro a gwneud penderfyniadau ar ddiwedd y canllaw hwn.

4. Pa elusennau sydd angen eu hanfon atom

Mae’n debyg y bydd angen i’ch elusen gyflwyno Ffurflen Flynyddol gyda’r Comisiwn Elusennau bob blwyddyn. Mae gwahanol elusennau yn wynebu rheolau gwahanol ar gyfer adroddiadau a chyfrifon, mae’n dibynnu ar, er enghraifft, maint eich elusen. Defnyddiwch ein canllawiau i wirio’r rheolau ar gyfer eich elusen.

Eich cyfrifoldeb chi hefyd yw dweud wrthym am newidiadau i’ch elusen fel:

• pwy yw ei ymddiriedolwyr
• unrhyw newidiadau a wnewch i ddogfen lywodraethol eich elusen
• Os ydych yn newid enw eich elusen

Mae’r wybodaeth hon yn ymddangos ar y gofrestr elusennau, a rhaid i chi ddweud wrthym os ydynt yn newid fel bod y cofnod cofrestr ar gyfer eich elusen yn gywir.

Bydd angen i’ch elusen sefydlu cyfrif Comisiwn Elusennau to do this.

Felly, drosodd i chi…

Gallwch ddarllen mwy yn ein cyfres o ganllawiau 5 munud ar gyfer ymddiriedolwyr, wedi’i gynllunio i’ch helpu i wella eich gwybodaeth a’ch dealltwriaeth o ddyletswyddau ymddiriedolwyr a llywodraethu elusennau. Maent yn cynnwys pynciau fel rheoli cyllid, gwneud penderfyniadau, gwrthdaro buddiannau, ac adrodd.

Rydym yn diweddaru ein canllawiau yn rheolaidd ac yn rhannu cyngor i elusennau. Gallwch gael eich hysbysu drwy:

• yn dilyn y Comisiwn Elusennau ar y cyfryngau cymdeithasol (X a LinkedIn).
• Cofrestru ar gyfer hysbysiadau e-bost o ein gwefan

Dymunwn bob llwyddiant i chi yn eich swydd.