Gwybodaeth Gyffredinol

1. Pwrpas y Cynllun Cyflenwi yw i’r Cyrff Atebol rannu gyda’r DWP sut y byddant yn darparu Cysylltu â Gwaith yn eu Hardal Gyflewni. Bydd y Cynllun Cyflenwi yn cynnwys gwybodaeth allweddol, gan gynnwys y dull cyflenwi sydd wedi’i gynllunio (mewnol, dan gontract neu gymysgu), manylion dull comisiynu gwasanaethau dan gontract (os yw’n berthnasol), a dyluniad y gwasanaeth.

2. Mae’r cyfarwyddiadau hyn, ynghyd â Chanllawiau’r Grant a’r holl wybodaeth a dogfennau eraill y maent yn cyfeirio atynt (gan gynnwys unrhyw Nodiadau Technegol), wedi’u cynllunio i gefnogi Cyrff Atebol i gwblhau templed y Cynllun Cyflenwi. Darllenwch y wybodaeth a’r cyfarwyddiadau’n ofalus.

3. Mae’r ddogfen hon yn cynnwys y canllawiau sydd eu hangen gan bob Corff Atebol i gyflwyno Cynllun Cyflenwi wedi’i gwblhau, er mwyn hwyluso’r gwaith o ddarparu’r gwasanaeth Cysylltu â Gwaith yn llwyddiannus yn eu Hardal Gyflewni.

4. Bydd pob Corff Atebol sy’n gweithio gyda’u hawdurdodau haen uchaf cyfansoddol, lle bo hynny’n berthnasol, yn datblygu ac yn cyflwyno Cynllun Cyflenwi Cysylltu â Gwaith i’r DWP. Mae’r DWP yn cydnabod y bydd angen lefelau gwahanol o gymorth ar Gyrff Atebol i ddatblygu Cynllun Cyflenwi. O ganlyniad, efallai y bydd angen i rai cynlluniau ddilyn proses adolygu a diweddaru ailadroddol. Bydd DWP yn darparu adborth ac yn cydweithio â’r Corff Atebol i gyrraedd fersiwn derfynol. Y nod yw cyflenwi, mewn cydweithrediad, gynlluniau sy’n rhoi hyder i’r DWP a Chyrff Atebol ynghylch ansawdd y ddarpariaeth Cysylltu â Gwaith ym mhob rhan o Gymru.

5. Diffinnir termau gyda phrif lythrennau ac acronymau y cyfeirir atynt yn y Canllaw Grant gan yr ystyron a roddir iddynt yn y Canllawiau Grant neu’r Cytundeb Cyllido Grant (GFA).

Gweinyddu’r Broses Grant

6. Mae proses y Cynllun Cyflenwi yn agor ar 21 Hydref 2024 a dylai Cyrff Atebol e-bostio eu Cynllun Cyflenwi i deliveryplans.supportedemploymentprogramme@dwp.gov.uk

7. Bydd Cysylltu â Gwaith yn cael ei ddarparu trwy grantiau yn seiliedig ar fformiwla sydd ddim yn gystadleuol. Bydd y grantiau’n cael eu gwneud ar sail cyllid cyfyngedig. Bydd gan bob Ardal Gyflenwi Gorff Atebol a fydd yn derbyn y Grant ac yn cynrychioli eu Haelodau Ychwanegol Ardal Gyflenwi yn y maes hwnnw. Bydd taliadau grant i’r Corff Atebol yn cael eu gwneud gan DWP.

8. Bydd Cynlluniau Cyflenwi yn cael eu hystyried yn unol â’r broses arfarnu a amlinellir yn adran Proses Arfarnu’r Cynllun Cyflenwi. Unwaith y bydd DWP yn cymeradwyo’r Cynllun Cyflenwi, bydd DWP a’r Corff Atebol yn ymrwymo i Gytundeb Cyllido Grant, i ddechrau ar y dyddiad cychwyn a nodir ynddo.

Costau a Threuliau

9. Unwaith y bydd Cynllun Cyflenwi Corff Atebol yn cael ei dderbyn gan DWP, a bod Cytundeb Cyllido Grant ar waith, gellir adennill costau paratoi a chyflwyno Cynllun Cyflenwi (yn amodol ar gyfyngiadau) o’r cyllid grant (gweler Canllawiau Grant, Costau a Ganiateir am fwy o wybodaeth). Sylwch fod cwmpas yr ad-daliad wedi’i gyfyngu i’r costau paratoi a chyflwyno Cynllun Cyflenwi.

Proses y Cynllun Cyflenwi

10. Bydd cyfres o weminarau yn cael eu cynnal, yn dilyn cyhoeddi’r Canllawiau Grant Cysylltu â Gwaith, i gynorthwyo Cyrff Atebol i greu eu Cynllun Cyflenwi. Darperir cefnogaeth benodol i Gyrff Atebol ddatblygu eu Cynlluniau Cyflenwi gan gadw at ofynion ffyddlondeb y Lleoliadau a Chymorth Unigol (IPS) a’r Fframwaith Ansawdd Cyflogaeth â Chymorth (SEQF) (gweler Nodyn Technegol: Cyffredinol am fwy o wybodaeth am Gymorth Gweithredu).

11. Yn ogystal, bydd DWP yn parhau i gysylltu â’r Pwynt Cyswllt Unigol perthnasol (SPOC) o fewn y Corff Atebol, i gefnogi datblygiad y Cynllun Cyflenwi.

12. Lle byddai Cyrff Atebol yn ei chael yn ddefnyddiol, bydd DWP yn adolygu fersiynau drafft o Gynlluniau Cyflenwi a lle bo’n berthnasol yn rhoi’r sicrwydd priodol i Gyrff Atebol bod egwyddorion eu cynlluniau yn cyd-fynd â’r Canllawiau Grant.

13. Gall Cyrff Atebol gyflwyno cwestiynau unrhyw bryd wrth ddatblygu eu Cynllun Cyflenwi i’w pwynt cyswllt unigol ar gyfer y rhaglen yn: laenquiries.supportedemploymentprogramme@dwp.gov.uk. Bydd DWP yn cadw cofnod cwestiwn ac ateb dienw i reoli a monitro’r holl gwestiynau a godir trwy unrhyw fforwm. Bydd cofnod cwestiynau cyffredin yn cael ei ddatblygu a bydd yn cael ei ddosbarthu’n rheolaidd yn uniongyrchol i bob Corff Atebol.

14. Os yw cwestiwn a godir yn sensitif i’ch Ardal Gyflenwi neu’n gwbl gyfrinachol, dylech nodi hyn wrth gyflwyno’r cwestiwn i’r DWP. Mewn achosion fel hyn, ni fydd DWP yn cynnwys y cwestiwn neu’r ateb yn y cofnod cwestiwn ac ateb, oni bai y byddai cwestiwn a/neu ateb o’r fath yn fuddiol i bob Corff Atebol arall, ac os felly gellir ei rannu ar sail wedi’i olygu neu yn gwbl gyfrinachol.

15. Mae Cysylltu â Gwaith, gan gynnwys proses y Cynllun Cyflenwi a chyhoeddi a defnyddio’r Grant(iau) Cysylltu â Gwaith, yn ddarostyngedig i rwymedigaethau Llywodraeth y DU o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (FOIA), Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (EIR), ac unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol arall a allai arwain at ddatgelu’r wybodaeth a gyflwynir.

Diogelu Data

16. Mae Cysylltu â Gwaith, gan gynnwys proses y Cynllun Cyflenwi a chyhoeddi a defnyddio cyllid y Grant, yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth diogelu data’r DU. Wrth gynhyrchu’r Cynllun Cyflenwi, glynwch wrth ddeddfwriaeth diogelu data’r DU a defnyddiwch wybodaeth ddienw os ydych yn cyfeirio at enghraifft benodol.

17. Wrth redeg Cysylltu â Gwaith, bydd yn ofynnol i’r Corff Atebol, eu Haelodau Ychwanegol Ardal Gyflenwi, a Phartneriaid Cyflenwi gadw at Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR) a’r holl ddeddfwriaeth diogelu data berthnasol arall.

Cwblhau’r Cynllun Cyflenwi

Cwblhau’r Cynllun Cyflenwi

18. Wrth gwblhau’r Cynllun Cyflenwi fel Corff Atebol, rydych yn gwneud hynny dros ac ar ran eich Ardal Gyflenwi. Mae’n rhaid i bob awdurdod lleol sy’n rhan o’r Ardal Gyflenwi fod wedi cytuno ar y wybodaeth a nodir yn y Cynllun Cyflenwi. Rhaid i’r fersiwn derfynol o’r Cynllun Cyflenwi (gan gynnwys unrhyw addasiadau a wneir i fynd i’r afael ag adborth gan y DWP) gael ei chlirio gan y Corff Atebol a’u Haelodau Ychwanegol Ardal Gyflenwi drwy lwybrau llywodraethu fel y bo’n briodol, cyn iddo gael ei gyflwyno i’w gymeradwyo gan y DWP.

19. Rhaid ateb pob adran mewn ffurf benodol y templed Cynllun Cyflenwi a ddarperir.

20. Mae Adran 1 yn ymwneud â Gwybodaeth Gyswllt. Noder na fydd yr ymatebion i Adran 1 yn cael eu gwerthuso. Rhaid ateb pob rhan o Adran 1 o’r Cynllun Cyflenwi.

21. Bydd Adran 2 i Adran 8 o’r Cynllun Cyflenwi yn cael ei werthuso yn unol â Phroses Arfarnu’r Cynllun Cyflenwi fel y nodir isod yn Adran 3 o’r ddogfen Canllawiau Cynllun Cyflenwi hon.

22. Ni fydd Adran 9 yn cael ei werthuso.

23. Yn eich ymateb i adran 3.0, ‘Dylunio Cysylltu â Gwaith – Adnabod Cyfranogwyr’, byddai’r DWP yn disgwyl i’r Corff Atebol ddefnyddio egwyddorion arweiniol Cymdeithas Llywodraeth Leol i gefnogi cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant economaidd wrth gyflewni Cysylltu â Gwaith.

24. Er mwyn osgoi amheuaeth ar gyfer Adran 8, cwestiwn 8 nid ydym yn ystyried darpariaeth ‘fewnol’ (h.y., iddynt hwy eu hunain ac nid yn fasnachol o ran diben) gan Gyrff Atebol neu Aelodau Ychwanegol Ardal Gyflenwi yn ‘weithgareddau economaidd’ gan nad yw’r gwasanaethau hyn yn cael eu cynnig ar farchnad (yn unol â’r diffiniad uchod) ac nid ydynt yn gweithredu at ddiben masnachol.

25. Er mwyn rheoli faint o wybodaeth a fydd yn cael ei rannu rhwng y Corff Atebol a’r DWP, awgrymir bod cyfrif geiriau pob cwestiwn yn uchafswm o 1,000 o eiriau ac mae DWP yn gofyn yn gwrtais eich bod yn ceisio cadw at y terfyn geiriau hwn lle bo hynny’n bosibl.

26. Rhaid cyflwyno ymatebion gan ddefnyddio ffont Arial maint 12 (yn Saesneg a lliw du). Mae hyn yn cynnwys achosion lle gellir cyflwyno gwybodaeth mewn tabl neu fwledi fel rhan o’r ymateb. Ni fydd unrhyw wybodaeth ychwanegol a ddarperir, fel lluniau sgrin, graffiau a siartiau yn cyfrif tuag at y terfyn geiriau a awgrymir. Mae bwledi, tablau, graffiau syml a siartiau i gefnogi eich ymatebion i gyd yn cael eu caniatáu. Rhaid egluro yn llawn pob acronym a byrfodd, os cânt eu defnyddio.

27. Rhaid cwblhau Cynlluniau Cyflenwi gan ddefnyddio Microsoft Word. Ni ddylid cyflwyno Cynlluniau Cyflenwi mewn ffurfiau eraill megis Microsoft Project, ffurf Excel neu Ffurf Dogfen Gludadwy (PDF).

28. Ni ddylid cyflwyno unrhyw ddogfennau ychwanegol gyda’r Cynllun Cyflenwi. Yr unig eithriad i hyn yw dogfennaeth sy’n gweithredu fel llythyr o gefnogaeth i’r Cynllun Cyflenwi. Gall Cyrff Atebol ddarparu llythyrau o gefnogaeth gyda’u Cynlluniau Cyflenwi. Dylid cyflwyno unrhyw lythyrau ategol ar wahân yn eu ffurf wreiddiol ochr yn ochr â’r Cynllun Cyflenwi Wedi’i Gwblhau, gan nodi’n glir pa gwestiwn y maent yn ei gefnogi. Ni ddylid cyflwyno gwybodaeth sy’n ffurfio rhan o lenyddiaeth gyffredinol y cwmni neu lyfrynnau hyrwyddo.

Cwblhau’r Gofrestr Costau Grant

29. Mae’r Gofrestr Costau Grant yn fodel ariannol y mae DWP yn gofyn i’r Corff Atebol ei gwblhau’n llawn. Mae hyn yn amlinellu ymateb y Corff Atebol i gais am y costau a’r rhagdybiaethau a wnaed ar gyfer y Grant. Yn y Gofrestr Costau Grant, bydd y Corff Atebol yn cwblhau’r Gofrestr Costau Grant yn dilyn y cyfarwyddiadau a ddarperir i adeiladu set lawn o gostau sy’n sail i’w gwasanaeth arfaethedig.

30. Mae’r Gofrestr Costau Grant hefyd yn caniatáu i’r Corff Atebol ddarparu unrhyw wybodaeth ategol ynghylch tybiaethau a wneir wrth gyfrifo’r costau a gynhwysir. Bydd angen llofnodi datganiad a’i ddyddio (o fewn y Gofrestr Costau Grant), sy’n datgan bod y wybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn y Gofrestr Costau Grant yn cynrychioli golwg gwir a theg ar ddata costau y Corff Atebol. Noder y gall DWP ofyn am fanylion ychwanegol am unrhyw ragdybiaethau, cafeatau neu ddibyniaethau a nodir yn y Cynllun Cyflenwi, a/neu Cofrestr Costau Grant. Nid oes unrhyw rwymedigaeth ar DWP i ystyried tybiaethau, cafeatau neu ddibyniaethau o’r fath ac ni fydd yn ofynnol iddynt gynyddu gwerth yr Uchafswm Swm (fel y’i diffinnir yn y Cytundeb Cyllido Grant). Mae DWP yn cadw’r hawl i leihau’r Uchafswm Swm o ganlyniad i ragdybiaethau, cafeatau neu ddibyniaethau o’r fath a/neu wybodaeth ychwanegol a ddarperir.

31. Bydd DWP yn cynnal arfarniad o’r Cynllun Cyflenwi a’r Gofrestr Costau Grant, er mwyn sicrhau cysondeb gwybodaeth ariannol ac anariannol. Mae’r dull gwerthuso a’r prif feysydd dan sylw wedi’u cynnwys yn y Cyfarwyddiadau Cofrestru Costau Grant. Bydd yr arfarniad yn sicrhau bod y costau a gyflwynir yn y Gofrestr Costau Grant yn rhesymol ac yn cefnogi’r gwasanaeth arfaethedig. Bydd DWP yn cynnal arfarniad o’r Gofrestr Costau Grant fel rhan o’r Cynllun Cyflenwi a gyflwynwyd, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, y gwiriadau canlynol:

32. Bydd y gwiriadau hyn, ynghyd ag unrhyw wiriadau priodol a rhesymol eraill, yn cael eu cwblhau fel rhan o werthusiad y Cynllun Cyflenwi.

33. Bydd y Gofrestr Costau Grant wedi’i chwblhau yn rhoi dadansoddiad o’r costau canlynol i’r DWP:

• costau gweithredu
• costau staff
• costau llety
• costau systemau gwybodaeth TG
• costau’r cyfranogwr
• costau Partner Cyflenwi
• costau gweithredu eraill
• costau ymgynghori a gwasanaethau proffesiynol
• costau treuliau corfforaethol
• cyfanswm costau’r darparwr
• gwybodaeth Ychwanegol

34. Mae’r DWP yn rhagweld y bydd ardaloedd yn mynd yn fyw fesul cam a bydd Cyswllt â Gwaith yn cyrraedd y nifer uchaf o tua 7,000 o gyfranogwyr sy’n dechrau blwyddyn ar draws Cymru ar ôl cwblhau’r broses gyflwyno’n raddol. Bydd proffiliau o niferoedd blynyddol yn cael eu cytuno ar gyfer pob ardal fel rhan o’r Gofrestr Costau Grant. Mae DWP yn cadw’r hawl i archwilio gyda’r holl Gyrff Atebol y posibilrwydd o addasu’r niferoedd amcangyfrifedig hyn (naill ai i fyny neu i lawr). Byddai’r trafodaethau hyn heb rwymedigaeth ar unrhyw barti ac ni fyddant yn effeithio ar ddyfarniad Grant.

35. Nodir canllawiau a chyfarwyddiadau ar gyfer cwblhau’r Gofrestr Costau Grant yn yr Adran Gyfarwyddiadau. Bydd y Gofrestr Costau Grant yn cael ei chwblhau ochr yn ochr â’r Cynllun Cyflenwi.

Cyflwyno Cynllun Cyflenwi Wedi’u Cwblhau a’r Gofrestr Costau Grant

36. Yn dilyn cyhoeddi’r canllawiau hyn, cynhelir sgyrsiau gyda’r holl Gyrff Atebol. Yn ystod y sgyrsiau hyn, bydd DWP yn amlinellu pa gymorth sydd ar gael i Gyrff Atebol ac yn gofyn i Gyrff Atebol rannu eu meddyliau cychwynnol ynghylch Cynlluniau Cyflenwi a llinellau amser ar gyfer cyflwyno. Trefnir sgwrs ddilynol am oddeutu 3 i 4 wythnos yn ddiweddarach, ac yn ystod y cyfnod hwn bydd DWP a’r Corff Atebol yn cynnal trafodaeth ystyrlon ynghylch yr amserlenni drafft ar gyfer:

• y Cynllun Cyflenwi yn cael ei gyflwyno; a
• y dyddiad Mynd yn fyw ar gyfer y gwasanaeth i fod ar gael.

37. Rhaid cwblhau Cynlluniau Cyflenwi a’r Gofrestr Costau Grant a’u cyflwyno i’r cyfeiriad e-bost yn: deliveryplans.supportedemploymentprogramme@dwp.gov.uk

38. Mae Cyrff Atebol yn gyfrifol am sicrhau bod y Cynllun Cyflenwi a’r Gofrestr Costau Grant wedi’u cwblhau’n llawn a’r holl wybodaeth wedi’i chynnwys cyn eu cyflwyno.

39. Dylech adael ddigon o amser i gyflwyno’ch Cynllun Cyflenwi a’ch Cofrestr Costau Grant. Argymhellir eich bod yn caniatáu amser i wiriad terfynol gael ei gynnal cyn ei gyflwyno. Os nodir unrhyw faterion allweddol a allai arwain at oedi cyn eu cyflwyno, cysylltwch â’ch SPOC DWP cyn gynted â phosibl, fel y gallwn weithio gyda chi i’w datrys.

40. Gallwch addasu ac ailgyflwyno eich Cynllun Cyflenwi a’ch Cofrestr Costau Grant ar unrhyw adeg cyn cyflwyno’r cais terfynol. Dylid marcio unrhyw gyflwyniad o Gynllun Cyflenwi a Chofrestr Costau Grant diwygiedig yn glir fel adolygiad i Gynllun Cyflenwi presennol neu gyflwyniad Cofrestr Costau Grant y mae’n ei ddisodli.

41. Rhaid cyflwyno Cofrestr Costau Grant wedi’i diweddaru ar ôl i’r Cyfnod Cynllunio a Gweithredu ddod i ben. Os nad oes unrhyw newidiadau i’r Gofrestr Costau Grant wreiddiol, mae cadarnhad “Dim Newid” yn dderbyniol.

42. Pan fydd y gwasanaeth Cyflogaeth â Chymorth yn cael ei ddarparu drwy Bartner Cyflenwi penodedig, rhaid cyflwyno Cofrestr Costau Grant pellach ar ôl penodi’r Partner Cyflenwi. Mae’r manylion sydd i’w darparu wedi’u nodi yng nghanllawiau’r Cofrestr Costau Grant.

Proses Arfarnu’r Cynllun Cyflenwi

Methodoleg Adolygu a Gwerthuso’r Cynllun Cyflenwi

43. Bydd DWP yn cynnal gwerthusiad o’ch Cynllun Cyflenwi a’r Gofrestr Costau Grant. Bydd yr adrannau canlynol o’ch Cynllun Cyflenwi yn cael eu gwerthuso:

• Adran 2 – Cyflenwi Cysylltu â Gwaith
• Adran 3 – Dylunio Cysylltu â Gwaith
• Adran 4 – Llywodraethu
• Adran 5 – Gofynion adrodd Gwybodaeth Perfformiad a Rheolaeth (MI)
• Adran 6 - Datblygu cynnig cymorth integredig sy’n gweddu’n strategol i flaenoriaethau lleol
• Adran 7 - Diogelu data Cyfranogwr
• Adran 8 – Rheoli Cymhorthdal

Methodoleg Gwerthuso’r Cynllun Cyflenwi

44. Bydd pob Cynllun Cyflenwi yn cael ei adolygu gan ddefnyddio’r mecanwaith arfarnu isod.

45. Mae cyfanswm o 7 adran (fel y dangosir ym mharagraff 43) a gaiff eu gwerthuso, yn seiliedig ar a ddarparwyd tystiolaeth ddigonol neu dystiolaeth bellach sydd ei hangen, fel y nodir yn y siart isod:

Canlyniad arfarnu	Disgrifiad canlyniad arfarnu
1. Digon o dystiolaeth wedi’i ddarparu	Roedd yr ymateb yn fanwl, yn darparu tystiolaeth gref bod cynlluniau credadwy ar waith i gyflenwi Cysylltu â Gwaith, heb fod angen unrhyw fersiynau pellach o’r cynllun ar hyn o bryd.
2. Angen rhagor o dystiolaeth	Roedd yr ymateb yn brin o dystiolaeth. Mae yna feysydd y nodwyd eu bod angen mwy o dystiolaeth a Gwaith arnynt.

46. Os nad yw’r DWP yn fodlon bod digon o dystiolaeth wedi’i darparu gan y Corff Atebol, mewn ymateb i unrhyw un o’r cwestiynau a nodir yn adrannau arfarnu y Cynllun Cyflenwi (neu ran o gwestiwn a arfarnwyd), mae’n cadw’r hawl i beidio â dyfarnu’r Grant Cysylltu â Gwaith i’r Corff Atebol.

Hysbysiad ar ôl arfarnu

47. Bydd DWP yn hysbysu SPOC y Corff Atebol a enwir, a ddarperir yn y Cynllun Cyflenwi, o ganlyniad yr adolygiad arfarnu. Pan fydd Cynllun Cyflenwi yn gofyn am dystiolaeth bellach, bydd adborth a chefnogaeth yn cael eu darparu i’r Corff Atebol.

Diwygiadau i’r Cynllun Cyflenwi neu ddogfennau gan DWP

48. Mae DWP yn cadw’r hawl i:

a. newid sail, neu’r gweithdrefnau ar gyfer, y broses grant Cysylltu â Gwaith ar unrhyw adeg;

b. diwygio, egluro, ychwanegu at, neu dynnu’n ôl y cyfan neu unrhyw ran o’r Canllawiau Cynllun Cyflenwi, y Canllawiau Grant, y Cytundeb Cyllido Grant, ac unrhyw ddogfennau sydd ynghlwm wrtho neu a atodwyd iddo, ar unrhyw adeg cyn dyfarnu’r cyllid grant (gan gynnwys y Nodyn Technegol: Cyffredinol);

c. canslo rhan neu’r cyfan o Gysylltu â Gwaith ar unrhyw gyfnod ar unrhyw adeg; a/neu

d. peidio â chwblhau Cysylltu â Gwaith neu beidio â dyfarnu Grant Cysylltu â Gwaith ar gyfer rhywfaint neu’r cyfan o’r cyllid Grant y mae’r Cyrff Atebol yn cael eu gwahodd iddo.