Crynodeb

Mae’r canllaw hwn yn esbonio pwy yw ymwelwyr y Llys Gwarchod a’u rôl wrth baratoi adroddiadau. Mae hefyd yn esbonio pryd y gellir rhyddhau adroddiadau a phwy y gellir eu rhyddhau iddynt.

Pwrpas a chwmpas

Mae’r canllaw hwn yn rhoi gwybodaeth am ymwelwyr y Llys Gwarchod ac adroddiadau ymweliadau ac yn egluro pryd y gellir ac na ellir rhyddhau adroddiadau. Mae hefyd yn egluro nad yw Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus (SGC) yn caniatáu cyhoeddi adroddiadau ymweliadau yn gyffredinol.

Gall SGC ddiwygio’r canllaw hwn ar unrhyw adeg, yn benodol i gydymffurfio â dyfarniadau newydd y Llys Gwarchod (‘y llys’).

Beth yw ymwelydd y Llys Gwarchod?

Mae rôl ymwelwyr y Llys Gwarchod yn statudol (diffinnir gan y gyfraith) o dan adran 61 Deddf Galluedd Meddyliol 2005, a gyflwynwyd ar 1 Hydref 2007 ac y cyfeirir ati yn y canllaw hwn fel ‘y Ddeddf’.  Mae dau fath o ymwelwyr: ymwelwyr arbennig ac ymwelwyr cyffredinol.

Mae ymwelwyr arbennig yn ymarferwyr meddygol sydd â gwybodaeth arbennig am alluedd meddyliol - y gallu i wneud eich penderfyniadau eich hun ar yr adeg y mae angen eu gwneud. Nid oes angen i ymwelwyr cyffredinol feddu ar gymhwyster meddygol, ond mae angen iddynt gael profiad o alluedd meddyliol.

Mae SGC yn gweinyddu panel o ymwelwyr y Llys Gwarchod sy’n gweithio ledled Cymru a Lloegr.  Maent yn gweithio’n bennaf fel contractwyr, ond mae SGC yn cyflogi nifer fach yn uniongyrchol.

Beth mae ymwelydd y Llys Gwarchod yn ei wneud?

Gall ymwelwyr y Llys Gwarchod ymweld ag unrhyw un y mae’r llys yn eu cyfeirio atynt. Gallant gael eu cyfarwyddo gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i ymweld â dirprwy neu unrhyw un sydd â dirprwy wedi’i benodi gan y llys i wneud penderfyniadau ar ei ran, ac unrhyw un sy’n ymwneud ag atwrneiaeth barhaus neu arhosol gofrestredig, e.e. y rhoddwr neu atwrnai. (Mae ‘rhoddwr’ yn gwneud atwrneiaeth; mae ‘atwrnai’ yn gwneud penderfyniadau ar ran y rhoddwr.) Mewn rhai amgylchiadau, gallant ymweld â rhywun cyn cofrestru atwrneiaeth arhosol neu barhaus.

Y Gwarcheidwad Cyhoeddus sy’n gyfrifol am gyfarwyddo ymwelydd y Llys Gwarchod i ymweld ac adrodd yn ôl ar faterion yn ôl yr angen. Mae ymwelwyr yn adrodd yn annibynnol i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus, i helpu gyda rôl y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn goruchwylio dirprwyon ac yn ymchwilio i bryderon am weithredoedd dirprwy neu atwrnai. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn Adran 58(1)(d) y Ddeddf.

Gall ymwelwyr y Llys Gwarchod weld a gwneud copïau o gofnodion y mae eu hangen arnynt am y sawl nad oes ganddo alluedd digonol. Gallai hyn gynnwys gwybodaeth fel cofnodion iechyd, cofnodion gofal ac unrhyw gofnodion gwasanaethau cymdeithasol gan yr awdurdod lleol. Gallant hefyd gyfweld yn breifat â’r unigolyn nad oes ganddo alluedd meddyliol digonol.

Gall y llys ofyn am adroddiad, naill ai gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus neu ymwelydd y Llys Gwarchod, i’w helpu i wneud penderfyniad. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn Adran 49(2) y Ddeddf.

Rhyddhau adroddiad gan y Llys Gwarchod

Oni bai bod y llys yn gorchymyn fel arall, rhoddir adroddiadau ymwelwyr a baratoir ar gyfer y llys i bobl sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r achos, o dan Reol 5.8. o Reolau Llys Gwarchod 2017 (‘Rheolau LlG’). Mae’r bobl hyn yn cynnwys:

• y sawl sy’n gwneud y cais, neu’r ceisydd
• y sawl y mae’r cais yn ei erbyn neu y mae angen ymateb ganddo – yr atebydd
• unrhyw bartïon eraill sy’n gysylltiedig â’r achos, os datgenir hynny gan y llys

O dan Reol 5.9. o’r Rheolau CoP, gall rhywun nad yw’n barti i’r achos wneud cais i’r llys am gopi o adroddiad, er mai dim ond fersiwn wedi’i golygu y gall y llys ei darparu.  Gallwch wneud cais i’r llys am gopi gan ddefnyddio ffurflen COP9 heb dalu ffi. Gallwch hefyd ffonio Gwasanaeth Ymholiadau’r Llys ar 0300 456 4600.

Dim ond gyda’i ganiatâd y gellir rhyddhau adroddiadau a gynhyrchir ar gyfer y llys.

Cyn cyflwyno’r Ddeddf, cynhaliwyd ymweliadau gan ymwelwyr yr Arglwydd Ganghellor. Mae eu hadroddiadau’n gofnodion o’r Llys Gwarchod a dim ond gyda chaniatâd y llys y gellir eu rhyddhau.

Rhyddhau adroddiad gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus

Mae Rheoliad 44(5) o Reoliadau Atwrneiaethau Arhosol, Atwrneiaethau Parhaus a’r Gwarcheidwad Cyhoeddus 2007 (‘y Rheoliadau’) yn caniatáu i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ryddhau copi o adroddiad ymweliad i unrhyw un a gyfwelwyd wrth baratoi’r adroddiad, gan eu gwahodd i wneud sylwadau arno.

Gall yr adroddiad gael ei ryddhau i bobl neu sefydliadau sydd wedi’u cynnwys mewn cais Gwarcheidwad Cyhoeddus i’r llys neu a roddir i’r heddlu neu awdurdod lleol yn ystod ymchwiliad. Gallai’r rhain gynnwys atwrnai, rhoddwr, dirprwy, neu unigolyn sy’n destun gorchymyn dirprwyaeth (‘P’) neu unrhyw drydydd parti a gyfwelwyd gan yr ymwelydd, fel perthynas neu ofalwr.

Fel rhan o ddyletswyddau’r Gwarcheidwad Cyhoeddus i oruchwylio neu ymchwilio, gall adroddiadau a baratoir ar gyfer SGC gael eu rhyddhau i ymwelydd sy’n ymweld â phobl yn yr un achos.

Gallwch ofyn am gopi o adroddiad ymweliad drwy e-bostio tîm sicrhau gwybodaeth SGC yn OPGInformationAssurance@publicguardian.gov.uk neu drwy ysgrifennu atynt yn y cyfeiriad ar ddiwedd y canllaw hwn.

Rhyddhau adroddiadau ymweliadau sicrwydd

Fel rhan o’r gwaith o oruchwylio dirprwyon awdurdod proffesiynol neu gyhoeddus, gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus gomisiynu ymweliad sicrwydd. Mae hyn yn adolygu perfformiad dirprwy awdurdod proffesiynol neu gyhoeddus yn erbyn safonau cyhoeddedig ac yn cynnwys adroddiadau ymweliadau i ddetholiad o’r bobl sy’n destun gorchmynion dirprwyaeth.   

Os yw dirprwy wedi cael ymweliad sicrwydd, bydd tîm goruchwylio SGC yn ysgrifennu ato yn egluro canfyddiadau’r ymweliad ac yn nodi a oes unrhyw beth y mae angen iddo ei wneud o ganlyniad.

Gallwch ofyn am gopi o adroddiad ymweliad sicrwydd drwy e-bostio tîm sicrhau gwybodaeth SGC.

Rhyddhau adroddiadau i awdurdodau lleol ac eraill

Mae Adran 58(2) y Ddeddf yn rhoi swyddogaeth i’r Gwarcheidwad Cyhoeddus gydweithredu ag unrhyw un sy’n ymwneud â gofalu am unigolyn heb alluedd meddyliol. Bydd y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn penderfynu a ddylid datgelu’r adroddiad ymweliad cyfan neu ran ohono i wasanaethau cymdeithasol awdurdod lleol, cyrff iechyd neu ddarparwyr gofal lle:

• mae lles yr unigolyn yn mynnu hyn, neu
• bydd yn helpu gyda’r gwaith o oruchwylio, neu ymchwilio i, weithredoedd dirprwy neu atwrnai

Rhyddhau adroddiadau i’r heddlu

Gall adroddiadau a baratoir ar gyfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus gael eu rhyddhau i’r heddlu os ydynt yn ymchwilio i drosedd bosib.

Rhyddhau adroddiadau mewn ceisiadau llys y Gwarcheidwad Cyhoeddus

Gellir defnyddio adroddiadau ymweliadau a baratoir ar gyfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus fel tystiolaeth mewn ceisiadau i’r llys. Yn yr achos hwnnw, mae’r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ‘gwasanaethu’ (yn danfon yn ffurfiol) gopi o’r adroddiad i’r partïon i’r cais (y bobl ac unrhyw sefydliadau sy’n ymwneud ag ef) oni bai bod barnwr yn gorchymyn fel arall.

Os bydd rhywun yn rhoi unrhyw wybodaeth i ymwelydd yn gyfrinachol ac yn pryderu y gallai datgelu ei enw i bartïon eraill mewn cais llys achosi niwed corfforol neu seicolegol, dylent ddweud wrth yr ymwelydd.

Os yw SGC o’r farn bod tystiolaeth rhywun yn bwysig, bydd yn cysylltu â nhw cyn gwneud cais llys i ofyn a ellir datgelu eu henw yn y llys. Os byddant yn dweud na, bydd SGC yn ystyried gofyn i’r barnwr amddiffyn eu hunaniaeth.

Rhyddhau adroddiadau o dan y Ddeddf Diogelu Data

Mae Adran 45 Deddf Diogelu Data 2018 (DDD) yn caniatáu i bobl weld gwybodaeth bersonol a gedwir gan sefydliadau cyhoeddus neu breifat. Gall hyn fod yn wybodaeth:

• amdanyn nhw eu hunain (a elwir yn gais mynediad at ddata gan y testun)
• am yr unigolyn y mae’r unigolyn yn gweithredu ar ei ran o dan atwrneiaeth barhaol, atwrneiaeth arhosol neu ddirprwyaeth y Llys Gwarchod

Dysgwch sut i wneud cais mynediad at ddata gan y testun i’r Weinyddiaeth Gyfiawnder. Os caiff adroddiad ymweliad ei ryddhau yn dilyn cais, bydd gwybodaeth nad yw’n ymwneud â thestun y cais ac enwau rhai trydydd partïon yn cael eu dileu o dan y DDD.

Pryd na fydd adroddiad yn cael ei ryddhau?

Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus ddewis peidio â rhyddhau adroddiad os yw’n cynnwys gwybodaeth:

• a allai fynd yn groes i hawliau diogelu data trydydd parti
• a ddywedwyd wrth yr ymwelydd yn gyfrinachol gan drydydd parti
• a allai fod yn niweidiol i unrhyw un a enwir yn yr adroddiad

Gall y Gwarcheidwad Cyhoeddus hefyd ryddhau adroddiad gyda rhannau wedi’u dileu, neu eu golygu. Er enghraifft, i ddiogelu hunaniaeth rhywun sy’n gwneud honiad o gam-drin.

Cyhoeddi adroddiadau ymweliadau

Yn gyffredinol, nid yw SGC yn caniatáu cyhoeddi adroddiadau ymweliadau, neu ddyfyniadau o adroddiadau ymweliadau. Dylech ofyn am gymeradwyaeth gan SGC os ydych yn ystyried cyhoeddi adroddiad mewn unrhyw fformat.

Am ragor o gyngor

Ffôn: 0300 456 0300
Ffôn testun: 0115 934 2778
Dydd Llun, dydd Mawrth, dydd Iau, dydd Gwener, 9am tan 5pm
Dydd Mercher, 10am tan 5pm
Gwybodaeth am ffioedd galw

Sylwer, oherwydd diffyg staff sy’n siarad Cymraeg, ni allwn ateb galwadau yn Gymraeg. Gallwch naill ai barhau â’ch galwad yn Saesneg, neu ysgrifennu eich ymholiad mewn e-bost a’i anfon i customerservices@publicguardian.gov.uk. Yna, byddwn yn ymateb i chi yn Gymraeg.

Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus
PO Box 16185
Birmingham
B2 2WH