Cyfarfodydd elusennau: gwneud penderfyniadau a phleidleisio
Sut i gynnal cyfarfodydd ymddiriedolwyr elusen ac aelodau, gan gynnwys Cyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol, er mwyn i chi wneud penderfyniadau cyfreithiol a sicrhau bod eich elusen yn gallu gweithredu'n effeithiol.
Yn berthnasol i England and Gymru
Pwy sy’n gwneud penderfyniadau mewn elusennau
Ymddiriedolwyr yr elusen sy’n gyfrifol am sicrhau ei bod yn gwneud yr hyn y cafodd ei sefydlu i’w wneud. Mae hyn yn cynnwys gwneud penderfyniadau ynghylch sut y mae’n cael ei rhedeg.
Gall fod ‘aelodau â phleidlais’ gan eich elusen hefyd. Efallai fod eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i bob aelod o’r elusen bleidleisio ar rai penderfyniadau fel:
- newid y ddogfen lywodraethol
- ethol ymddiriedolwyr
- cau’r elusen
Sut mae ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniadau
Fel ymddiriedolwr, gallwch geisio cyngor proffesiynol i’ch helpu i wneud penderfyniadau ar ran eich elusen. Ond rydych chi a’ch cyd-ymddiriedolwyr yn gyfrifol ar y cyd am y penderfyniadau rydych chi’n eu gwneud. Dyma pam y bydd ymddiriedolwyr yn cwrdd fel arfer i benderfynu sut mae eu helusen yn cael ei redeg.
Pan fyddwch yn gwneud penderfyniad, mae’n rhaid i chi:
- gweithredu o fewn eich pwerau
- gweithredu mewn ewyllys da a dim ond er lles eich elusen
- sicrhau bod digon o wybodaeth gennych chi, gan geisio unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch
- rhoi sylw i’r holl ffactorau perthnasol
- anwybyddu unrhyw ffactorau amherthnasol
- rheoli gwrthdaro buddiannau
- gwneud penderfyniadau sydd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud yn yr amgylchiadau
Dilynwch yr egwyddorion hyn i sicrhau eich bod chi’n gweithredu o fewn:
- eich pwerau (y pethau y mae’ch dogfen lywodraethol yn caniatáu i chi wneud)
- eich cyfrifoldebau cyfreithiol fel ymddiriedolwyr
- dibenion eich elusen (yr hyn y cafodd ei sefydlu i’w wneud)
Os yw penderfyniadau’n mynd o chwith
Nid yw rhai penderfyniadau’n cael y canlyniadau a ddymunir. Nid oes rhaid i ymddiriedolwyr weld i’r dyfodol, ond dylent ddilyn egwyddorion cadarn a gwneud penderfyniadau gwybodus.
Os yw rhywbeth yn mynd o’i le yn ddifrifol, gall y Comisiwn Elusennau neu’r llysoedd ystyried sut rydych chi wedi gwneud y penderfyniad. Nid yw’r comisiwn yn disgwyl i chi fod yn arbenigwyr cyfreithiol neu dechnegol, ond bydd yn ystyried a fyddai’n rhesymol i chi wybod neu beth allech chi fod wedi’i ganfod pan wnaethoch chi’r penderfyniad.
Rheolau ar gyfer cyfarfodydd elusennau
Dylai dogfen lywodraethol eich elusen ddweud sut a phryd y dylech chi drefnu cyfarfodydd a sut i bleidleisio ar benderfyniadau. Rhaid i chi wneud y pethau hyn yn union fel y nodir yn y ddogfen lywodraethol. Os nad ydych yn gwneud hynny, gallai unrhyw benderfyniad a wnewch yn ystod cyfarfod fod yn annilys:
Os nad yw’ch dogfen lywodraethol yn glir ynghylch cyfarfodydd, dylech ystyried ychwanegu ato (neu gytuno ar reolau ychwanegol). Er enghraifft:
- pwy all fynychu’r cyfarfodydd (mae’r rhan fwyaf o gyfarfodydd i’r ymddiriedolwyr yn unig)
- pa mor aml a phryd y dylech chi gynnal cyfarfodydd
- y nifer lleiaf sy’n rhaid bod yn bresennol mewn cyfarfod er mwyn gallu gwneud penderfyniadau yn briodol (y cworwm)
- sut rydych chi’n delio ag ymddiriedolwyr elusen sydd â gwrthdaro buddiannau
- p’un ai bod rhaid i gyfarfodydd fod wyneb yn wyneb neu gellir eu cynnal ar-lein neu dros y ffôn (gweler isod)
Bydd cael y rheolau iawn yn eu lle ar gyfer cyfarfodydd yn eich helpu i wneud penderfyniadau yn effeithiol, rheoli gwrthdaro buddiannau yn briodol a delio â phroblemau.
Mathau o gyfarfodydd elusennau
Cyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)
Bydd nifer o elusennau yn cael cyfarfod cyffredinol blynyddol lle bydd yr aelodau yn cymeradwyo’r cyfrifol ac yn ethol yr ymddiriedolwyr.
Dylai dogfen lywodraethol eich elusen ddweud wrthych pryd yn ystod y flwyddyn i gynnal y CCB a faint o rybudd y mae’n rhaid i chi ei roi. Fel arfer y cyfnod rhybudd yw tair neu bedair wythnos.
Gall aelodau eich elusen fynychu’r CCB a chyfarfodydd cyffredinol eraill. Dylai’r ddogfen lywodraethol ddiffinio pwy yw’r aelodau. Weithiau bydd rhaid iddynt wneud cais i ymuno â’r elusen, neu gallant fod yn gymwys i gael aelodaeth yn awtomatig oherwydd eu bod nhw’n byw yn yr ardal leol.
Fel arfer, bydd y bobl sy’n mynychu cyfarfod cyffredinol yn llofnodi cofrestr wrth y drws i gofnodi pwy sy’n bresennol.
Cyfarfodydd ymddiriedolwyr
Bydd y rhan fwyaf o gyfarfodydd yn eich cynnwys chi a’r ymddiriedolwyr eraill, gan redeg busnes yr elusen o ddydd i ddydd.
Os ydych yn cyflogi staff, gallech eu gwahodd nhw i’r cyfarfodydd hyn i gynghori neu hysbysu ond ni fyddant yn gallu pleidleisio.
Os oes aelodau gan eich elusen, gallant bleidleisio ar rai agweddau ar redeg yr elusen, megis newid y ddogfen lywodraethol a dewis ymddiriedolwyr.
Cynnal cyfarfodydd ar-lein neu dros y ffôn
Meddyliwch yn ofalus am ba ddull o gyfarfod sy’n gwasanaethu diddordebau eich elusen orau.
Mae’n rhaid i’ch elusen weithredu o fewn rheolau ei dogfen lywodraethu. Os byddwch yn dymuno cynnal cyfarfod o bell, neu ar sail hybrid (gyda rhai cyfranogwyr o bell a rhai wyneb yn wyneb) sicrhewch nad yw’r darpariaethau yn eich dogfen lywodraethu ynghylch cyfarfodydd yn gwahardd hyn. O ystyried newidiadau ynghylch sut mae pobl ac elusennau’n gweithio gan gynnwys y rhai hynny a ysgogwyd gan bandemig Covid, ystyriwch a oes angen diwygio unrhyw ddarpariaethau ar gyfer cyfarfodydd ar-lein, dros y ffôn neu hybrid. Gallwch ddod o hyd i wybodaeth fwy manwl ynghylch cynnwys darpariaethau penodol yn eich dogfen lywodraethu am gynnal cyfarfodydd ar-lein, ffôn neu hybrid yn ein canllawiau ynghylch elusennau a chyfarfodydd.
Mae’n bosibl y bydd angen i chi gynnal cyfarfod wyneb yn wyneb i wneud y newidiadau hyn.
Os bydd eich elusen yn gwmni elusennol, mae’n rhaid i chi hefyd sicrhau eich bod yn bodloni’r gofynion o dan Ddeddf Cwmnïau 2006.
Gweler canllawiau pellach, mwy manwl ynghylch newidiadau i ddogfennau llywodraethu ar gyfer elusennau anghorfforedig a chwmnïau elusennol a chanllawiau ar gyfer dogfen lywodraethu i Brif Swyddogion Gwybodaeth. Pan fyddwch yn gwneud newidiadau i’ch dogfen lywodraethu gwiriwch y canllawiau hyn i weld pa ddogfennau y mae angen i chi eu hanfon i’r Comisiwn ac, ar gyfer cwmnïau elusennol, i Dŷ’r Cwmnïau
Mae’n bwysig y cynhelir cyfarfodydd o bell a hybrid yn effeithiol, gydag atebolrwydd a gonestrwydd. Mae’r Chartered Governance Institute wedi cynhyrchu canllawiau ar gyfer cwmnïau ynghylch arfer da ar gyfer cyfarfodydd bwrdd a phwyllgor rhithiol. Gall elusennau nad ydynt yn gwmnïau hefyd ddod o hyd i’r canllawiau defnyddiol hyn gan fod egwyddion tebyg yn gymwys. Mae’r comisiwn yn argymell eich bod yn cynnal o leiaf un cyfarfod wyneb yn wyneb o’r holl ymddiriedolwyr bob blwyddyn.
Sut i redeg cyfarfod elusen
Pan fyddwch wedi cael dyddiad, amser a lleoliad addas ar gyfer eich cyfarfod, bydd dilyn y canllawiau hyn yn eich helpu i’w gynnal yn effeithiol.
1. Cael agenda
Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud wrthych a ddylech roi rhybudd ymlaen llaw o’r eitemau i’w trafod. Yn gyffredinol, os yw pawb sy’n bresennol yn cytuno, gallant gyflwyno eitem busnes newydd ar ddiwrnod y cyfarfod.
2. Delio ag unrhyw wrthdaro buddiannau
Os oes posibilrwydd y bydd gallu ymddiriedolwr i wneud penderfyniad yn cael ei ddylanwadu gan ei amgylchiadau personol, neu ei rôl mewn sefydliad arall, mae gwrthdaro buddiannau ganddynt.
Gofyniad cyfreithiol: rhaid i chi atal gwrthdaro buddiannau rhag effeithio ar y penderfyniad rydych yn ei wneud
3. Cael ‘cworwm’ - digon o bobl i wneud penderfyniad
Cworwm yw’r nifer lleiaf sy’n rhaid bod yn bresennol mewn cyfarfod er mwyn gallu gwneud penderfyniadau yn briodol. Gall y bobl fod yn ymddiriedolwyr mewn cyfarfod pwyllgor, neu’n aelodau mewn cyfarfod cyffredinol. Dylai’ch dogfen lywodraethol ddweud wrthych beth yw’ch cworwm. Os nad yw’n dweud hynny, dylech ystyried ei diwygio.
Os ydych yn gosod y cworwm yn rhy uchel, gall unrhyw absenoldebau ei gwneud hi’n anodd i gael cyfarfod dilys. Os yw’n rhy isel, gallai lleiafrif bach o bobl gael dylanwad afresymol.
Mae’r comisiwn yn argymell mai’r cworwm ar gyfer cyfarfod ymddiriedolwyr yw lleiafswm o un rhan o dair o gyfanswm yr ymddiriedolwyr elusen ac un arall. Felly bydd elusen sydd â deg ymddiriedolwr â chworwm o bedwar.
Ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol, dylech ystyried y cworwm yn ofalus - mae’n rhaid iddo fod yn briodol i faint eich elusen a nifer a lledaeniad daearyddol yr aelodau.
Mae’n rhaid i chi barhau i sicrhau bod gennych gworwm trwy gydol cyfarfod o bell neu hybrid.
4. Dilyn rheolau pleidleisio (os ydynt yn gymwys)
Mae trefniadau pleidleisio yn amrywio yn ôl yr elusen a’r math o gyfarfod rydych yn ei gynnal: Fel rheol gyffredinol, dylech ddilyn y cyfarwyddiadau yn nogfen lywodraethol eich elusen.
Yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr, dim ond yr ymddiriedolwyr sy’n pleidleisio ar benderfyniadau fel rheol. Os oes nifer cyfartal o bleidleisiau, bydd ail bleidlais fwrw gan y cadeirydd weithiau i benderfynu’r mater, ond dim ond os yw’r ddogfen lywodraethol yn dweud hynny. Mewn cyfarfodydd cyffredinol, mae’r aelodau yn pleidleisio ar benderfyniadau.
Fel arfer bydd pleidlais drwy ddangos dwylo yn ddigon i gael canlyniad, ond gellir cynnal pleidlais fel arall. Bydd angen i chi sicrhau ei bod yn glir sut y gall y rhai hynny sy’n mynychu cyfarfod rhithiol neu hybrid bleidleisio.
5. Cadw cofnodion o bob cyfarfod
Mae’r comisiwn yn argymell eich bod yn cadw cofnodion cywir o bob cyfarfod. Nid oes rhaid iddynt fod yn air am air, ond dylent nodi:
- enw’r elusen
- y math o gyfarfod
- dyddiad ac amser y cyfarfod
- enwau’r rheiny sy’n bresennol
- pwy gadeiriodd y cyfarfod
- ym mha rinwedd yr oedd pobl wedi mynychu, megis ymddiriedolwr neu aelod staff
- unrhyw absenoldeb ar gyfer eitemau agenda oherwydd gwrthdaro buddiannau
- ymddiheuriadau am fod yn absennol
Dylai’r cofnodion gofnodi’n union beth gafodd ei gytuno, yn arbennig ar gyfer penderfyniadau pwysig neu ddadleuol. Er enghraifft:
- union eiriad unrhyw benderfyniad a phwy wnaeth ei gynnig
- crynodeb o’r drafodaeth ar bob eitem o fusnes
- gwybodaeth a ddefnyddiwyd i wneud penderfyniadau
- faint o bleidleisiau oedd o blaid ac yn erbyn, a faint oedd heb bleidleisio
- pa gamau y mae angen eu cymryd a phwy sy’n gyfrifol am eu cymryd
- dyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod nesaf
Yn ddelfrydau, dylai rhywun nad yw’n cymryd rhan uniongyrchol yn y cyfarfod gymryd y cofnodion. Os yw ymddiriedolwr yn cymryd y cofnodion, dylai sicrhau ei fod yn gallu cyfrannu at y drafodaeth hefyd.
Rhaid i gofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr fod ar gael i bob un o’r ymddiriedolwyr elusen. Gall cynghorwyr proffesiynol megis archwilwyr ariannol ofyn i’w gweld nhw hefyd.
Fel arfer mae cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i aelodau (yn achos cwmni elusennol mae’n rhaid iddynt fod ar gael) ond nid oes rhaid iddynt fod ar gael i’r cyhoedd eu gweld oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud hynny.
Trafferthion mewn cyfarfodydd
Gall pobl deimlo’n angerddol iawn am waith yr elusen, a gall hyn arwain at ddadleuon ac anghytuno.
Rydych chi a’r ymddiriedolwyr eraill yn gyfrifol am reoli cyfarfodydd yr elusen. Gosodwch safonau ymddygiad i sicrhau bod pawb sy’n bresennol yn cytuno i ymddwyn yn broffesiynol ac er lles yr elusen. Er enghraifft, cod ymddygiad.
Ni allwch atal pobl rhag dod i gyfarfod os oes hawl ganddynt fod yno. Dywedwch wrth yr heddlu os ydych chi’n meddwl bod pobl yn bwriadu fod yn dreisgar mewn cyfarfod.