Back to contents

Cadw cofnodion digidol

Sut i gadw cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau.

At ddiben y cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm, mae angen i chi greu a chadw cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau o hunangyflogaeth ac eiddo gan ddefnyddio meddalwedd sy’n cydweddu.

Mae’n rhaid i chi hefyd barhau i gadw cofnodion fel y byddwch fel arfer yn gwneud ar gyfer Hunanasesiad (yn agor tudalen Saesneg).

Er enghraifft, mae’n dal i fod angen i chi gadw cofnodion gwreiddiol (neu gopïau) os oes eu hangen arnoch i lenwi Ffurflen Dreth yn gywir ac yn gyflawn.

Defnyddio meddalwedd ar gyfer cadw cofnodion digidol

Mae angen i chi ddefnyddio meddalwedd sy’n cydweddu â’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.

Mae rhai meddalwedd sy’n cydweddu yn gadael i chi gadw cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau o hunangyflogaeth ac eiddo.

Fel arall, gallwch ddefnyddio taenlenni i gadw cofnodion digidol a defnyddio meddalwedd sy’n cydweddu (a elwir yn feddalwedd bontio) i anfon diweddariadau at CThEF.

Os oes gennych asiant, dylech drafod eich opsiynau meddalwedd â nhw oherwydd efallai ei fod eisoes yn defnyddio meddalwedd sy’n cydweddu.

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd bontio

Ar ôl i chi greu cofnod digidol yn eich taenlen, mae’n rhaid i chi gysylltu’ch taenlenni â meddalwedd bontio yn ddigidol.

Mae hyn yn golygu na ddylech olygu na symud y cofnod â llaw o fewn y daenlen nac ychwaith i feddalwedd arall os yw e wedi’i gynnwys mewn diweddariad chwarterol. Er enghraifft, ni ddylech wneud y canlynol:

  • copïo gwybodaeth drwy ei hysgrifennu mewn cell arall neu mewn meddalwedd arall
  • ailysgrifennu cofnod
  • defnyddio ‘cut and paste’ neu ‘copy and paste’ i symud cofnodion

Sut i gysylltu’ch meddalwedd yn ddigidol

Gallwch gysylltu’ch cofnodion yn ddigidol mewn gwahanol ffyrdd, gan gynnwys:

  • defnyddio celloedd cysylltiedig mewn taenlenni — er enghraifft, os oes gennych fformiwla mewn un ddalen sy’n adlewyrchu gwerth y ffynhonnell mewn cell arall a bod y celloedd hynny yn gysylltiedig â’i gilydd
  • e-bostio taenlen sy’n cynnwys cofnodion digidol er mwyn i’r wybodaeth gael ei mewngludo i feddalwedd arall
  • trosglwyddo set o gofnodion digidol i ddyfais gludadwy (er enghraifft, cof pìn, cof bach neu yriant fflach) a’u rhoi drwy law i rywun sy’n mewngludo’r data i’w feddalwedd ei hun
  • XML, mewngludo ac allgludo CSV, a lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau
  • defnyddio proses o drosglwyddo data’n awtomataidd
  • defnyddio proses o drosglwyddo rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau (API)

Nid oes angen i chi gysylltu’r canlynol yn ddigidol:

  • cofnodion nad ydynt yn incwm na threuliau o hunangyflogaeth neu eiddo
  • meddalwedd nad yw’n cael ei defnyddio i gadw cofnodion digidol o incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo — er enghraifft, meddalwedd sy’n cymryd archebion

Os oes angen i chi addasu cofnod yn ddiweddarach, yna mae’n rhaid gwneud hyn yn ddigidol yn eich meddalwedd sy’n cydweddu. Os oes gennych asiant sy’n delio â chadw eich cofnodion, gall wneud hyn ar eich rhan, ond mae’n rhaid iddo gynnal y cysylltiad digidol.

Cofnodion y bydd angen i chi eu cadw’n ddigidol

Dim ond cofnodion digidol o’ch incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo y mae angen i chi eu cadw, megis:

  • incwm o hunangyflogaeth — gan gynnwys gwerthiannau, enillion a ffioedd
  • treuliau hunangyflogaeth — gan gynnwys cost stoc, costau teithio, costau swyddfa a chostau ariannol
  • incwm o eiddo — gan gynnwys rhent, premiymau am ganiatáu prydles, premiymau gwrthdro a chymelldaliadau
  • treuliau eiddo — gan gynnwys rhent, costau atgyweirio, cynnal a chadw neu wasanaethau eraill

Darllenwch ragor am y mathau o wybodaeth y dylech gadw cofnodion digidol ohoni a’i hanfon at CThEF mewn diweddariad chwarterol (yn agor tudalen Saesneg).

Cofnodion gallwch ddewis eu cadw’n ddigidol

Os ydych chi’n siŵr y byddwch yn defnyddio cynllun treuliau symlach, nid oes angen i chi gadw cofnodion digidol o’ch treuliau gwirioneddol. Dysgwch ragor am dreuliau symlach (yn agor tudalen Saesneg).

Os nad ydych yn siŵr, dylech gadw cofnodion digidol o’r holl dreuliau.

Os oes gennych drafodyn sy’n rhannol yn gyfalaf ac yn rhannol yn refeniw, gallwch naill ai:

  • cofnodi gwerth llawn trafodyn (gan gynnwys elfennau cyfalaf) — dylech wneud addasiad cyn cwblhau incwm eich busnes
  • creu cofnod digidol o swm y refeniw yn unig

Os oes gennych hawliad lwfans cyfalaf

Mae’n bosibl y bydd gan eich meddalwedd y swyddogaeth i’ch gallugoi chi i gyflwyno hawliad lwfansau cyfalaf. Bydd hyn yn rhoi amcangyfrif diweddaraf i chi o’ch rhwymedigaeth treth. Ni fydd CThEF yn prosesu’ch hawliad hyd nes eich bod wedi cyflwyno’ch Ffurflen Dreth.

Gofynion cadw cofnodion penodol

Gallwch ddewis cadw a chategoreiddio eich cofnodion mewn ffordd benodol yn seiliedig ar p’un a:

  • yw’ch trosiant o dan y trothwy ar gyfer TAW
  • ydych yn manwerthwr

Categoreiddio symlach os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy ar gyfer TAW

Gallwch ddewis categoreiddio eich cofnodion digidol yn llai manwl os oes gennych naill ai:

  • cyfanswm yr incwm o eiddo yn y DU o lai na £90,000 cyn treuliau
  • cyfanswm yr incwm o hunangyflogaeth o lai na £90,000 cyn treuliau

Gallwch wneud hyn ar gyfer yr un neu’r ddwy ffynhonnell incwm.

Os ydych yn unig fasnachwr, dim ond cofnodi a yw trafodyn yn incwm neu’n draul y mae angen i chi ei wneud.

Os ydych yn landlord a’ch bod yn cael incwm rhent o eiddo preswyl (ac eithrio llety gwyliau wedi’i ddodrefnu), mae angen i chi gategoreiddio eich treuliau mewn mwy o fanylder. Mae’n rhaid i chi wneud y canlynol:

Os yw’ch trosiant yn mynd yn uwch na’r trothwy ar gyfer TAW yn nes ymlaen

Ni fyddwch yn gallu cyflwyno’ch Ffurflen Dreth os yw eich trosiant yn fwy na £90,000. Bydd angen i chi gategoreiddio’r holl gofnodion digidol yn fanwl, gan gynnwys y rheini:

  • o ddechrau’r flwyddyn dreth bresennol
  • yn y flwyddyn dreth ganlynol

Os nad ydych yn siŵr a fydd eich trosiant yn mynd dros £90,000, dylech gategoreiddio’ch cofnodion digidol yn fanwl.

Os ydych yn fanwerthwr

Gallwch ddewis creu cofnod digidol o’ch enillion gros dyddiol, yn hytrach na gwerthiannau unigol rydych chi’n eu gwneud. 

Dysgwch ragor am gadw cofnodion digidol o werthiannau manwerthu (yn agor tudalen Saesneg).

Beth ddylech ei wneud ar ddechrau’r flwyddyn dreth

Mae rhai penderfyniadau y dylech eu gwneud ar ddechrau’r flwyddyn dreth, er efallai eich bod yn eu gwneud ar hyn o bryd ar ôl i’r flwyddyn dreth ddod i ben.

Ystyried pa ddull cyfrifyddu i’w ddefnyddio

Mae’n bosibl y byddwch am ystyried pa ddull cyfrifyddu y byddwch yn ei ddefnyddio ar gyfer cadw eich cofnodion. Dyma fydd y naill neu’r llall o’r canlynol:

Mae’n rhaid i chi ddefnyddio’r un dull cyfrifyddu ar gyfer y flwyddyn dreth gyfan.

Dewis sut i gategoreiddio’ch cofnodion

Mae’n bosibl y byddwch am gategoreiddio eich cofnodion digidol yn llai manwl os ydych yn gymwys

Dewis a ydych chi’n mynd i ddefnyddio lwfansau neu ryddhadau

Gallwch benderfynu a ydych am ddefnyddio lwfansau neu ryddhadau i wneud eich bil treth Hunanasesiad amcangyfrifedig yn fwy cywir. Mae’r rhain yn cynnwys:

Ni fydd CThEF yn prosesu eich hawliad am lwfans neu ryddhad hyd nes eich bod wedi cyflwyno eich Ffurflen Dreth.

Os nad ydych yn siŵr a ydych am wneud hawliad, dylech aros tan ddiwedd y flwyddyn dreth.

Sut i greu cofnodion digidol

Pan fyddwch yn creu cofnodion o’ch incwm neu dreuliau, mae’n rhaid i chi gofnodi’r canlynol:

  • swm
  • dyddiad
  • categori — yn dibynnu ar eich gofynion cadw cofnodion

Mae’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm yn defnyddio’r un categorïau o incwm a threuliau â Hunanasesiad.

Pryd i greu cofnodion digidol

Mae’n rhaid i chi greu cofnodion digidol am gyfnod chwarterol cyn y naill neu’r llall o’r canlynol:

Er enghraifft, mae’n rhaid i chi greu cofnod digidol o’r incwm a gewch ar 30 Ebrill cyn (pob un o’r canlynol):

  • eich bod yn cyflwyno’ch diweddariad chwarterol cyntaf
  • 5 Awst — y dyddiad cau ar gyfer y diweddariad hwnnw

Dylech greu cofnodion digidol mor agos at ddyddiad y trafodyn â phosibl. Bydd hyn yn eich helpu i gael golwg fwy cyfredol ar eich materion busnes.

Os na allwch gadarnhau holl fanylion cofnod digidol

Mae’n bosibl na fyddwch yn gwybod holl fanylion trafodyn erbyn y dyddiad cau chwarterol, os cewch yr wybodaeth hon gan barti arall. Er enghraifft:

  • dim ond ar ôl i dreuliau gael eu didynnu y cewch wybod beth yw eich incwm (incwm net)
  • rydych yn cael gwybod am incwm eich busnes naill ai gan ymddiriedolaeth neu bartneriaeth

Os ydych chi’n cael gwybod am eich incwm net yn unig

Mae angen i chi wneud y canlynol:

  1. Gofyn beth oedd cyfanswm yr incwm cyn didynnu treuliau.

  2. Creu cofnod digidol ar gyfer cyfanswm yr incwm.

  3. Creu cofnod digidol ar gyfer eich treuliau.


Os yw ymddiriedolaeth neu bartneriaeth yn rhoi gwybod i chi am incwm eich busnes

Os bydd ymddiriedolaeth neu bartneriaeth yn rhoi gwybod i chi am eich incwm o hunangyflogaeth neu eiddo, (er enghraifft, rydych yn cael ffioedd rheoli buddsoddiadau cudd) gallwch naill ai:

  • amcangyfrif eich incwm neu dreuliau
  • cofnodi’r incwm neu’r treuliau unwaith y bydd wedi’u cadarnhau

Os ydych chi’n dewis amcangyfrif eich incwm neu dreuliau

Gallwch wneud y canlynol:

  1. Creu cofnod digidol ar gyfer y trafodyn.

  2. Golygu’r cofnod digidol pan fydd yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.

  3. Ailgyflwyno’r diweddariad chwarterol perthnasol.


Os ydych yn dewis cofnodi’r incwm neu’r treuliau unwaith y bydd wedi’u cadarnhau

Gallwch wneud y canlynol:

  1. Cyflwyno Ffurflen TAW ‘dim’ yn ystod y flwyddyn dreth os nad oes gennych incwm busnes arall.

  2. Creu cofnod digidol ar gyfer y trafodyn.

  3. Ailgyflwyno’r diweddariad chwarterol perthnasol.

Mae’n rhaid eich bod wedi cadarnhau eich cofnodion digidol yn derfynol cyn i chi gyflwyno eich Ffurflen TAW.

Pa mor hir i storio cofnodion digidol

Mae’n rhaid i chi gadw eich cofnodion digidol am o leiaf 5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno, sef 31 Ionawr, ar gyfer blwyddyn dreth, sef yr un faint o amser sydd ei angen arnoch i gadw cofnodion ar gyfer Hunanasesiad.

Os ydych yn penderfynu newid eich meddalwedd

Mae’n dal i fod angen i chi gadw eich cofnodion digidol am y cyfnod cywir o amser os ydych chi’n newid eich meddalwedd.

Dylech hefyd sicrhau y gallwch gael mynediad i’ch cofnodion digidol o flynyddoedd treth blaenorol. Er enghraifft, mae’n bosibl y bydd angen i chi allgludo eich cofnodion digidol o’ch hen feddalwedd.

Os byddwch yn newid eich asiant, mae angen i chi ofyn am eich cofnodion digidol o flynyddoedd treth blaenorol, a’u storio.

Os ydych yn newid eich meddalwedd yn ystod blwyddyn dreth

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd sy’n cydweddu i gadw cofnodion digidol, mae’n rhaid i chi fewngludo’ch cofnodion digidol i’r feddalwedd sy’n cydweddu newydd ar gyfer y flwyddyn dreth bresennol.

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd bontio, bydd angen i chi gysylltu’r feddalwedd bontio newydd â’ch taenlen.

Os ydych yn newid eich meddalwedd ar ôl diwedd blwyddyn dreth

Nid oes angen i chi fewngludo eich cofnodion digidol o flynyddoedd treth blaenorol i’r feddalwedd newydd.