Creu cofnodion digidol

Sut i greu a chadw cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau ar gyfer y cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.

Mae angen i chi greu a chadw cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau o hunangyflogaeth ac eiddo gan ddefnyddio meddalwedd sy’n cydweddu â’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.

Mae’n rhaid i chi hefyd barhau i gadw cofnodion ar gyfer Hunanasesiad yn ôl yr arfer (yn agor tudalen Saesneg).

Er enghraifft, mae’n dal i fod angen i chi gadw cofnodion gwreiddiol (neu gopïau) os oes eu hangen arnoch i lenwi Ffurlen Dreth yn gywir ac yn gyflawn.

Cyn creu’ch cofnodion, dylech wirio eich bod wedi dilyn yr holl gamau cyn i chi gofrestru, gan gynnwys awdurdodi’ch meddalwedd.

Defnyddio meddalwedd ar gyfer cadw cofnodion digidol

Mae angen i chi ddefnyddio meddalwedd sy’n cydweddu â’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm.

Mae rhai meddalwedd sy’n cydweddu yn eich galluogi i gadw cofnodion digidol o’ch incwm a’ch treuliau o hunangyflogaeth ac eiddo.

Gallwch ddefnyddio taenlenni i gadw cofnodion digidol a defnyddio meddalwedd sy’n cydweddu (a elwir yn feddalwedd bontio) i anfon diweddariadau at CThEF.

Os oes gennych asiant, dylech drafod eich opsiynau meddalwedd ag ef, oherwydd efallai ei fod eisoes yn defnyddio meddalwedd sy’n cydweddu.

Os ydych yn defnyddio meddalwedd bontio

Ar ôl i chi greu cofnod digidol yn eich taenlen, bydd yn rhaid i chi gysylltu’ch taenlenni â meddalwedd bontio yn ddigidol.

Mae hyn yn golygu na ddylech olygu na symud y cofnod â llaw o fewn y daenlen nac ychwaith i feddalwedd arall os yw’r cofnodion hyn wedi’u cynnwys mewn diweddariad chwarterol. Er enghraifft, ni ddylech wneud y canlynol:

  • copïo gwybodaeth drwy ei hysgrifennu mewn cell arall neu mewn meddalwedd arall
  • ailysgrifennu cofnod
  • defnyddio ‘torri a gludo’ neu ‘copïo a gludo’ i symud cofnodion

Sut i gysylltu’ch meddalwedd yn ddigidol

Mae sawl ffordd o gysylltu’ch cofnodion yn ddigidol, gan gynnwys:

  • defnyddio celloedd cysylltiedig mewn taenlenni — er enghraifft, os oes gennych fformiwla mewn un ddalen sy’n adlewyrchu gwerth y ffynhonnell mewn cell arall, a bod y celloedd hynny yn gysylltiedig â’i gilydd
  • e-bostio taenlen sy’n cynnwys cofnodion digidol er mwyn i’r wybodaeth gael ei mewngludo i feddalwedd arall
  • trosglwyddo set o gofnodion digidol i ddyfais gludadwy (er enghraifft, cof pìn, cof bach neu yriant fflach) a’u rhoi drwy law i rywun sy’n mewngludo’r data i’w feddalwedd ei hun
  • XML, mewngludo ac allgludo CSV, a lawrlwytho ac uwchlwytho ffeiliau
  • defnyddio proses o drosglwyddo data’n awtomataidd
  • defnyddio proses o drosglwyddo rhyngwyneb rhaglennu cymwysiadau (API)

Nid oes angen i chi gysylltu’r canlynol yn ddigidol:

  • cofnodion nad ydynt yn ymwneud ag incwm na threuliau o hunangyflogaeth neu eiddo
  • meddalwedd nad yw’n cael ei defnyddio i gadw cofnodion digidol o incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo — er enghraifft, meddalwedd sy’n cymryd archebion

Os oes angen i chi addasu cofnod yn ddiweddarach, bydd yn rhaid gwneud hyn yn ddigidol yn eich meddalwedd sy’n cydweddu. Os oes gennych asiant sy’n delio â chadw eich cofnodion, gall wneud hyn ar eich rhan, ond mae’n rhaid iddo gynnal y cysylltiad digidol.

Cofnodion y bydd angen i chi eu cadw’n ddigidol

Dim ond cofnodion o’ch incwm a threuliau o hunangyflogaeth ac eiddo y mae angen i chi eu cadw’n ddigidol, megis:

  • incwm o hunangyflogaeth — gan gynnwys gwerthiannau, enillion a ffioedd
  • treuliau hunangyflogaeth — gan gynnwys cost stoc, costau teithio, costau swyddfa a chostau ariannol
  • incwm o eiddo — gan gynnwys rhent, premiymau am ganiatáu prydles, premiymau gwrthdro a chymelldaliadau
  • treuliau eiddo — gan gynnwys rhent, costau atgyweirio, cynnal a chadw neu wasanaethau eraill

Darllenwch ragor am y mathau o wybodaeth y dylech gadw cofnodion digidol ohonynt a’u hanfon at CThEF mewn diweddariad chwarterol (yn agor tudalen Saesneg).

Os oes gennych fwy nag un busnes 

Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion ar wahân a gwneud cyflwyniadau ar wahân ar gyfer pob busnes. 

O ran incwm o eiddo sy’n dod o fwy nag un eiddo, dylech wneud y canlynol: 

  • trin pob eiddo yn y DU fel un ‘busnes eiddo yn y DU’ 
  • trin pob eiddo y tu allan i’r DU fel un ‘busnes eiddo tramor’ 

Os ydych yn berchen ar eiddo dramor ar draws fwy nag un wlad, dylech gadw cofnodion digidol ar wahân ar gyfer pob gwlad.

Cofnodion y gallwch ddewis eu cadw’n ddigidol

Mae yna rai cofnodion nad oes angen i chi eu cadw’n ddigidol, ond gallwch ddewis gwneud hynny. Bydd hyn yn eich helpu i gadw ar ben eich materion treth.

Ffynonellau incwm personol

Nid oes angen i chi gadw cofnodion digidol o’r ffynonellau incwm personol yr ydych yn rhoi gwybod amdanynt drwy Hunanasesiad, megis incwm o gynilion a difidendau.

Gallwch ddewis rhoi gwybod am y ffynonellau incwm hyn yn ystod y flwyddyn dreth drwy’ch meddalwedd sy’n cydweddu, os yw’ch meddalwedd yn eich galluogi i wneud hyn.

Treuliau na ellir eu caniatáu

Gallwch ddewis cadw cofnod digidol o’r gyfran o draul na ellir ei chaniatáu yn eich meddalwedd.

Er enghraifft, mae gennych fil ffôn symudol sy’n dod i gyfanswm o £200. Mae’r bil yn cynnwys y canlynol:

  • £125 ar gyfer galwadau busnes
  • £75 ar gyfer galwadau personol (sef y gyfran o’r draul na ellir ei chaniatáu o’r draul).

Os byddwch yn dewis cadw cofnod o’r gyfran na ellir ei chaniatáu, dylech greu cofnod digidol o’r canlynol:

  • y draul lawn sef £200
  • y gyfran na ellir ei chaniatáu sef £75

Treuliau symlach

Os ydych chi’n siŵr y byddwch yn defnyddio cynllun treuliau symlach, nid oes angen i chi gadw cofnodion digidol o’ch treuliau gwirioneddol.

Os nad ydych yn siŵr, dylech gadw cofnodion digidol o’ch holl dreuliau.

Rhagor o wybodaeth am dreuliau symlach.

Trafodion sy’n rhannol yn gyfalaf ac sy’n rhannol yn refeniw

Os oes gennych drafodyn sy’n rhannol yn gyfalaf ac sy’n rhannol yn refeniw, gallwch naill ai:

  • cofnodi gwerth llawn y trafodyn (gan gynnwys yr elfennau cyfalaf) — dylech wneud addasiad cyn cadarnhau’ch incwm busnes yn derfynol
  • creu cofnod digidol o swm y refeniw yn unig

Er enghraifft, os ydych yn gwneud taliad morgais, mae’n rhaid i chi greu cofnod digidol o’r llog. Nid oes angen i chi greu cofnod digidol o’r cyfalaf rydych wedi’i dalu.

Os oes gennych hawliad lwfans cyfalaf

Mae’n bosibl y byddwch yn gallu defnyddio’ch meddalwedd i gyflwyno hawliad lwfans cyfalaf. Bydd hyn yn rhoi amcangyfrif diweddaraf i chi o’ch rhwymedigaeth treth. Ni fydd CThEF yn prosesu’ch hawliad hyd nes eich bod wedi cyflwyno’ch Ffurflen Dreth.

Gofynion penodol o ran cadw cofnodion

Gallwch ddewis cadw a chategoreiddio eich cofnodion mewn ffordd benodol os yw’r canlynol yn berthnasol:

  • mae’ch trosiant yn is na’r trothwy ar gyfer TAW
  • rydych yn fanwerthwr

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am drothwyon TAW.

Categoreiddio symlach os yw’ch trosiant yn is na’r trothwy ar gyfer TAW

Gallwch ddewis categoreiddio eich cofnodion digidol yn llai manwl os yw’r naill neu’r llall o’r canlynol yn berthnasol:

  • mae cyfanswm eich incwm o eiddo yn y DU yn llai na £90,000 cyn treuliau
  • mae cyfanswm eich incwm o hunangyflogaeth yn llai na £90,000 cyn treuliau

Gallwch wneud hyn ar gyfer un o’r ffynonellau incwm, neu’r ddwy ohonynt.

Os ydych yn unig fasnachwr, bydd dim ond angen i chi gofnodi a yw trafodyn yn incwm neu’n draul.

Os ydych yn landlord ac yn cael incwm rhent o eiddo preswyl (ac eithrio llety gwyliau wedi’i ddodrefnu), bydd angen i chi gategoreiddio eich treuliau mewn mwy o fanylder. Bydd yn rhaid i chi wneud y canlynol:

Os yw’ch trosiant yn mynd yn uwch na’r trothwy ar gyfer TAW yn nes ymlaen

Ni fyddwch yn gallu cyflwyno’ch Ffurflen Dreth os yw eich trosiant yn fwy na £90,000. Bydd angen i chi gategoreiddio’r holl gofnodion digidol yn fanwl, gan gynnwys:

  • cofnodion o ddechrau’r flwyddyn dreth bresennol
  • cofnodion yn y flwyddyn dreth ganlynol

Os nad ydych yn siŵr a fydd eich trosiant yn mynd dros £90,000, dylech gategoreiddio’ch cofnodion digidol yn fanwl.

Os ydych yn fanwerthwr

Gallwch ddewis creu cofnod digidol o’ch enillion gros dyddiol, yn hytrach na chofniodi’r gwerthiannau unigol rydych yn eu gwneud. 

Darllenwch ragor am gadw cofnodion digidol o werthiannau manwerthu (yn agor tudalen Saesneg).

Yr hyn y dylech ei wneud ar ddechrau’r flwyddyn dreth

Mae rhai penderfyniadau y dylech eu gwneud ar ddechrau’r flwyddyn dreth, hyd yn oed os ydych, fel arfer, yn gwneud y penderfyniadau hynny ar ôl i’r flwyddyn dreth ddod i ben.

Ystyried pa ddull cyfrifyddu i’w ddefnyddio

Mae’n bosibl y byddwch am ystyried pa ddull cyfrifyddu y byddwch yn ei ddefnyddio ar gyfer cadw eich cofnodion. Byddwch yn defnyddio’r naill ddull neu’r llall:

Dewis sut i gategoreiddio’ch cofnodion

Mae’n bosibl y byddwch am ddefnyddio dull symlach o gategoreiddio ar gyfer eich cofnodion digidol, a hynny os ydych yn gymwys i ddefnyddio’r dull hwn.

Dewis a ydych chi’n mynd i ddefnyddio lwfansau neu ryddhadau

Gallwch benderfynu a ydych am ddefnyddio lwfansau neu ryddhadau i wneud eich bil treth Hunanasesiad amcangyfrifedig yn fwy cywir. Mae’r rhain yn cynnwys:

Ni fydd CThEF yn prosesu eich hawliad am lwfans neu ryddhad hyd nes eich bod wedi cyflwyno eich Ffurflen Dreth.

Os nad ydych yn siŵr a ydych am wneud hawliad, dylech aros tan ddiwedd y flwyddyn dreth.

Sut i greu cofnodion digidol

Pan fyddwch yn creu cofnodion o’ch incwm neu dreuliau, bydd yn rhaid i chi gofnodi’r canlynol:

  • y swm
  • y dyddiad y cawsoch yr incwm, neu’r dyddiad yr aed i’r treuliau
  • y categori — yn dibynnu ar eich gofynion cadw cofnodion

Mae’r cynllun Troi Treth yn Ddigidol ar gyfer Treth Incwm yn defnyddio’r un categorïau o incwm a threuliau a ddefnyddir ar gyfer Hunanasesiad.

Pryd i greu cofnodion digidol

Mae’n rhaid i chi greu cofnodion digidol am gyfnod chwarterol cyn y naill neu’r llall o’r canlynol:

  • y dyddiad cau chwarterol
  • y dyddiad yr ydych yn anfon y diweddariad chwarterol hwnnw, os ydych yn gwneud hyn cyn y dyddiad cau

Er enghraifft, mae’n rhaid i chi greu cofnod digidol o’r incwm a gewch ar 30 Ebrill cyn (pob un o’r canlynol):

  • eich bod yn anfon eich diweddariad chwarterol cyntaf
  • 5 Awst — y dyddiad cau ar gyfer y diweddariad hwnnw

Dylech greu cofnodion digidol mor agos at ddyddiad y trafodyn â phosibl. Bydd hyn yn eich helpu i gael golwg fwy cyfredol o’ch materion busnes.

Yn ystod y cyfnod profi, os byddwch yn cofrestru rhan o’r ffordd drwy’r flwyddyn dreth, ni fydd angen i chi ‘dal i fyny’ ar eich cofnodion digidol yn syth gan nad yw’r cosbau am gyflwyno diweddariadau chwarterol yn hwyr yn berthnasol. Gallwch ddarllen rhagor am ‘dal i fyny’ yn adran ‘Rhagarweiniad’ yr arweiniad hwn.

Os na allwch gadarnhau holl fanylion cofnod digidol

Mae’n bosibl na fyddwch yn gwybod holl fanylion trafodyn erbyn y dyddiad cau chwarterol os cewch yr wybodaeth hon gan barti arall. Er enghraifft:

  • rydych dim ond yn cael gwybod beth yw eich incwm ar ôl i dreuliau gael eu didynnu (incwm net)
  • rydych dim ond yn cael gwybod am incwm eich busnes gan naill ai ymddiriedolaeth neu bartneriaeth, ac ni allwch fodloni’r gofynion i greu cofnodion digidol erbyn y dyddiad cau chwarterol perthnasol

Os ydych chi’n cael gwybod am eich incwm net yn unig

Mae angen i chi wneud y canlynol:

  1. Gofyn beth oedd cyfanswm yr incwm cyn didynnu treuliau.

  2. Creu cofnod digidol ar gyfer cyfanswm yr incwm.

  3. Creu cofnod digidol ar gyfer eich treuliau.


Os yw ymddiriedolaeth neu bartneriaeth yn rhoi gwybod i chi am incwm eich busnes

Mae’n bosibl ni fyddwch yn gallu credu cofnodion digidol cyn y dyddiad cau chwarterol os yw ymddiriedolaeth neu bartneriaeth yn rhoi gwybod i chi am eich incwm o hunangyflogaeth neu eiddo ar ôl y dyddiad cau.

Er enghraifft, os ydych yn cael ffioedd rheoli buddsoddiadau cudd, ond nid ydych yn dod i wybod amdanynt tan ar ôl diwedd y flwyddyn dreth, gallwch wneud y naill neu’r llall o’r canlynol:

  • amcangyfrif eich incwm neu dreuliau, a chadarnhau’r ffigurau cywir yn nes ymlaen 
  • cofnodi’r incwm neu dreuliau unwaith i chi gael gwybod amdanynt

Os ydych yn dewis amcangyfrif eich incwm neu dreuliau

Dylech wneud y canlynol:

  1. Creu cofnod digidol ar gyfer y trafodyn.

  2. Golygu’r cofnod digidol pan fydd yr incwm neu’r treuliau wedi’u cadarnhau.

  3. Ail-anfon y diweddariad chwarterol perthnasol.


Os ydych yn dewis cofnodi’r incwm neu’r treuliau unwaith y bydd wedi’u cadarnhau

Dylech wneud y canlynol:

  1. Anfon cofnodion sy’n dangos ‘dim’ yn ystod y flwyddyn dreth os nad oes gennych incwm busnes arall.

  2. Creu cofnod digidol ar gyfer yr incwm neu dreuliau unwaith i chi gael gwybod amdanynt.

  3. Ail-anfon y diweddariad chwarterol perthnasol.

Mae’n rhaid eich bod wedi cadarnhau eich cofnodion digidol yn derfynol cyn i chi anfon eich Ffurflen Dreth.

Pa mor hir y dylech gadw cofnodion digidol

Mae’n rhaid i chi gadw eich cofnodion digidol am o leiaf 5 mlynedd ar ôl y dyddiad cau ar gyfer blwyddyn dreth, sef 31 Ionawr. Dyma’r un faint o amser y dylech gadw cofnodion Hunanasesiad.

Os ydych yn penderfynu newid eich meddalwedd

Mae’n dal i fod angen i chi gadw eich cofnodion digidol am y cyfnod cywir o amser os ydych chi’n newid eich meddalwedd.

Dylech hefyd sicrhau y gallwch gael mynediad i’ch cofnodion digidol o flynyddoedd treth blaenorol. Er enghraifft, mae’n bosibl y bydd angen i chi allgludo eich cofnodion digidol o’ch hen feddalwedd.

Os byddwch yn newid eich asiant, mae angen i chi ofyn am eich cofnodion digidol o flynyddoedd treth blaenorol, a’u storio.

Os ydych yn newid eich meddalwedd yn ystod blwyddyn dreth

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd sy’n cydweddu i gadw cofnodion digidol, mae’n rhaid i chi fewngludo’ch cofnodion digidol i’r feddalwedd sy’n cydweddu newydd ar gyfer y flwyddyn dreth bresennol.

Os ydych chi’n defnyddio meddalwedd bontio, bydd angen i chi gysylltu’r feddalwedd bontio newydd â’ch taenlen.

Os ydych yn newid eich meddalwedd ar ôl diwedd blwyddyn dreth

Nid oes angen i chi fewngludo eich cofnodion digidol o flynyddoedd treth blaenorol i’r feddalwedd newydd.

Beth i’w wneud nesaf

Ar ôl i chi ddewis sut y byddwch yn creu ac yn cadw’ch cofnodion digidol, dylech wirio pryd y mae angen i chi anfon y diweddariadau at CThEF.