TWE a’r gyflogres i gyflogwyr
Cadw cofnodion
Mae’n rhaid i chi gasglu a chadw cofnodion o’r canlynol:
- faint ydych yn ei dalu i’ch cyflogeion (yn agor tudalen Saesneg) a’r didyniadau a wnewch (yn agor tudalen Saesneg)
- yr adroddiadau y byddwch yn eu gwneud (yn agor tudalen Saesneg) i Gyllid a Thollau EF (CThEF).
- taliadau a wnewch i CThEF (yn agor tudalen Saesneg)
- cyfnodau o absenoldeb gan gyflogeion oherwydd gwyliau a salwch
- hysbysiadau cod treth
- treuliau neu fuddiannau trethadwy
- Dogfennau Cynllun Rhoi Drwy’r Gyflogres (yn agor tudalen Saesneg), gan gynnwys contract yr asiantaeth a ffurflenni awdurdod gan gyflogeion
Mae’n rhaid i’ch cofnodion ddangos eich bod wedi adrodd yn gywir, ac mae’n rhaid i chi eu cadw am 3 blynedd o ddiwedd y flwyddyn dreth y maen nhw’n berthnasol iddi. Efallai y bydd CThEF yn gwirio’ch cofnodion i wneud yn siŵr eich bod yn talu’r swm cywir o dreth.
Mae rheolau gwahanol ar gyfer cadw cofnodion i brofi eich bod wedi talu’r isafswm cyflog cywir (yn agor tudalen Saesneg).
Os na fyddwch yn cadw cofnodion llawn, gallai CThEF amcangyfrif yr hyn y bydd angen i chi ei dalu a chodi cosb o hyd at £3,000 arnoch.
Os caiff eich cofnodion eu colli, eu dwyn neu eu dinistrio
Os nad oes gennych gofnodion ac nad oes modd eu hadfer, mae’n rhaid i chi roi gwybod i CThEF cyn gynted â phosibl. Mae’n rhaid i chi hefyd wneud eich gorau i ail-greu eich cofnodion – efallai y gall CThEF eich helpu os nad ydych yn siŵr faint a daloch i’ch cyflogeion.
Mae’n rhaid i chi roi gwybod i CThEF os yw’ch adroddiad cyflogres terfynol (yn agor tudalen Saesneg) ar gyfer y flwyddyn dreth yn cynnwys ffigurau sydd:
- wedi’u hamcangyfrif – yr ydych am i CThEF eu derbyn fel ffigurau terfynol
- yn rhai dros dro – y byddwch yn eu diweddaru’n nes ymlaen gyda’r ffigurau gwirioneddol
Diogelu data
Mae’n rhaid i chi ddilyn rheolau diogelu data (yn agor tudalen Saesneg) os yw’ch busnes yn storio neu’n defnyddio gwybodaeth bersonol.