Cadw cofnodion, rhoi rhoddion a hawlio treuliau

Rhaid i chi gadw cofnodion a chyfrifon ariannol. Dilynwch y rheolau ar gyfer rhoddion a threuliau. Rhaid i chi hefyd gofnodi’r trafodion yn eich adroddiad gwarcheidiaeth.

Cadw cofnodion

Cadwch gofnod os ydych chi’n gwneud y canlynol:

  • gwneud buddsoddiad ar ran yr unigolyn
  • gwerthu cartref, car neu unrhyw beth arall o werth sydd gan yr unigolyn
  • defnyddio arian yr unigolyn i brynu anrheg i rywun
  • gofyn i rywun am gyngor ac unrhyw anghytuno
  • cau cyfrif
  • talu bil

Rhaid i chi gadw copïau o’r canlynol:

  • cyfriflenni banc a derbynebau
  • anfonebau
  • contractau ar gyfer gwasanaethau neu fasnachwyr
  • llythyrau a negeseuon e-bost am eich gweithgareddau fel gwarcheidwad

Gallai Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ofyn i chi anfon y rhain pan fydd yn adolygu eich adroddiad gwarcheidwad.

Rhoi rhoddion

Bydd eich gorchymyn gwarcheidiaeth yn dweud a gewch chi brynu anrhegion neu roi arian yn rhodd ar ran yr unigolyn, gan gynnwys rhoi i elusennau. Bydd hefyd yn dweud os bydd cyfyngiad ar faint y gallwch ei wario.

Rhaid i chi fod yn siŵr bod yr unigolyn yn gallu fforddio’r rhodd.

Costau

Darllenwch eich gorchymyn gwarcheidiaeth i weld a ydych chi’n gallu hawlio treuliau neu beidio. Dim ond os yw’r gorchymyn yn rhoi caniatâd i chi y cewch hawlio treuliau, a dim ond ar gyfer y pethau y mae’n rhaid i chi eu gwneud yn eich rôl fel gwarcheidwad, er enghraifft:

  • cyflogi gweithiwr proffesiynol i wneud pethau fel llenwi ffurflen dreth yr unigolyn
  • costau teithio
  • nwyddau ysgrifennu
  • costau postio
  • galwadau ffôn

Os byddwch chi’n camddefnyddio arian yr unigolyn neu’n gwneud penderfyniadau a fydd yn arwain at fudd i chi’ch hun, mae’n bosibl y gorchmynnir i chi ei dalu’n ôl.

Cadwch eich derbynebau a rhoi anfoneb i’r unigolyn am eich treuliau.