Rheoli cyllid ac eiddo unigolyn sydd ar goll
Cadw cofnodion, rhoi rhoddion a hawlio treuliau
Rhaid i chi gadw cofnodion a chyfrifon ariannol. Dilynwch y rheolau ar gyfer rhoddion a threuliau. Rhaid i chi hefyd gofnodi’r trafodion yn eich adroddiad gwarcheidiaeth.
Cadw cofnodion
Cadwch gofnod os ydych chi’n gwneud y canlynol:
- gwneud buddsoddiad ar ran yr unigolyn
- gwerthu cartref, car neu unrhyw beth arall o werth sydd gan yr unigolyn
- defnyddio arian yr unigolyn i brynu anrheg i rywun
- gofyn i rywun am gyngor ac unrhyw anghytuno
- cau cyfrif
- talu bil
Rhaid i chi gadw copïau o’r canlynol:
- cyfriflenni banc a derbynebau
- anfonebau
- contractau ar gyfer gwasanaethau neu fasnachwyr
- llythyrau a negeseuon e-bost am eich gweithgareddau fel gwarcheidwad
Gallai Swyddfa’r Gwarcheidwad Cyhoeddus ofyn i chi anfon y rhain pan fydd yn adolygu eich adroddiad gwarcheidwad.
Rhoi rhoddion
Bydd eich gorchymyn gwarcheidiaeth yn dweud a gewch chi brynu anrhegion neu roi arian yn rhodd ar ran yr unigolyn, gan gynnwys rhoi i elusennau. Bydd hefyd yn dweud os bydd cyfyngiad ar faint y gallwch ei wario.
Rhaid i chi fod yn siŵr bod yr unigolyn yn gallu fforddio’r rhodd.
Costau
Darllenwch eich gorchymyn gwarcheidiaeth i weld a ydych chi’n gallu hawlio treuliau neu beidio. Dim ond os yw’r gorchymyn yn rhoi caniatâd i chi y cewch hawlio treuliau, a dim ond ar gyfer y pethau y mae’n rhaid i chi eu gwneud yn eich rôl fel gwarcheidwad, er enghraifft:
- cyflogi gweithiwr proffesiynol i wneud pethau fel llenwi ffurflen dreth yr unigolyn
- costau teithio
- nwyddau ysgrifennu
- costau postio
- galwadau ffôn
Os byddwch chi’n camddefnyddio arian yr unigolyn neu’n gwneud penderfyniadau a fydd yn arwain at fudd i chi’ch hun, mae’n bosibl y gorchmynnir i chi ei dalu’n ôl.
Cadwch eich derbynebau a rhoi anfoneb i’r unigolyn am eich treuliau.